Служба закупок

Служба закупок. В соответствии с компетенцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потока в пределах самой службы снабжения. Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи: • Что купить; • Сколько купить; • У кого купить; • На каких условиях закупать.

Кроме того, необходимо выполнить работы: • Заключить договор; • Проконтролировать исполнение договора; • Организовать доставку; • Организовать складирование. Что, сколько и у кого купить – это задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

Существует 2 основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем. Рис. 2.1 На рисунке 2.1 показан вариант организационной структуры предприятия с распределением задач между различными функциональными подразделениями. Как видно, задачи что закупать и сколько закупать решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи у кого и на каких условиях закупать решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате фун6кция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена. Другой вариант, представленный на рисунке 2,2, предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках.

Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда. Рис. 2.2 2.2 Анализ, определение потребностей и расчет закупаемых материалов. . Логистика закупок, является первой логистической подсистемой, представляющей собой процесс движения сырья, материалов, комплектующих изделий и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия. Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающих согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:  Анализ определение потребностей, расчет количества заказанных материалов;  Определение метода закупок;  Согласование цены и заключение договора;  Установления наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;  Организация размещения товара на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения решает также задачу уравновешивания противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизацией складских запасов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:  Какие материалы требуются;  Количество материала, которое понадобится для производства продукта;  Время, когда они понадобятся;  Возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;  Требуемые площади складских помещений;  Издержки на закупки;  Возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии; Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц за неделю 1000/52=19 единиц. Потребности материалом можно рассчитать, исследуя определенную программу производства конечного продукта.

В этом случае речь идет о независимом спросе, который рассчитывается при помощи методики МРР-1. Принцип ее прост: исходная точка – это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках.

При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах. Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывается: • Наличный запас; • Плюс заказанные материалы и уже запланированное собственное производство; • Минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ. На основе данных расчетов определяю время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции.

Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребности в конечном продукте. Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода: Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + АХ(фактическое потребление в предшествующем периоде – прогноз на предшествующий период) Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора “а”, значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше “а”, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах как-то: детерминированный, стохастический и эвристический. Первый используется, когда известны определенные период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй – когда основой для расчета является математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы имеют свои достоинства и недостатки. Выбор зависит от: профиля фирмы, возможностей заказчика, типа изделий, наличия и вида складов и системы контроля запасов. 2.3 Определение метода закупок. Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов. Основными методами закупок являются:  Оптовой закупки;  Регулярной закупки мелкими партиями;  Закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течении определенного периода. Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: 1. Полный перечень товаров; 2. Количество товара, имеющегося на складе; 3. Требуемое количество товара. Преимущество: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок. Получение товара по мере необходимости.

Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:  Количество не устанавливается, а определяется приблизительно;  Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;  Оплачивается только поставленное количество товара;  По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупки определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков. Недостаток этого метода – в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Глава 3.