Документальное оформление заказа.
В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить: 1. Название документа.
В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словами “Заказ” или “заказ на поставку”. 2. Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа. Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ. 3. Название и адрес компании. Эти сведение информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет. 4. Ответственность за заказ. В бланке заказа указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом.
Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем. 5. Дату, наименование и адрес поставщика. 6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров. 7. Описание товаров. 8. Адрес поставки. В случая когда адрес поставки отличается от основного адреса фирмы, названного в бланке заказа. 9. Цену. 10. Расчеиный счет. Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, 4 экземпляра заказа.
Для облегчения работы они окрашены в разные цвета. Экземпляр 1 (белый) – отправляется поставщику. Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета. Экземпляр 3 (голубой) – оправляется в отдел МТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товара, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.
Экземпляр 4 (зеленый) – отправляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После того как отдел МТС подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается а архив. 3.4 Получение и кодирование поставляемой продукции. Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества товара. 1. Приемка продукции.
В первую очередь необходимо удостовериться, что получен товар: нужного качества; в нужном количестве; от своего поставщика; в обусловленное время; за оговоренную. В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботится о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемке товара были расположены как можно ближе друг к другу и не далеко от производственных помещений. Во избежании скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками.
Такие меры позволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта. 2. Документальное оформление поставок. Для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими. Копия заказов должна быть направлена в подразделение потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке товара. При проверке используются спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке.
Сопроводительное письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены именно для этой фирмы. Документ поставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.
В книге регистрации товаров указывается: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товара. 3.5 Проверка качества и количества полученной продукции. Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:  Дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;  Остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;  Судебные иски;  Потеря доверия потребителей своей продукции из-за поставок недоброкачественных материалов.
Применение на практике меры по обеспечению качества применяемых товаров могут быть классифицированы следующим образом: Методы приемки парий Методы приемочного контроля А. Сплошной контроль Б. Выборочный контроль 1. приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам 2. непрерывный выборочный контроль по качественным признакам. 3. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии. 4. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам. 5. Ревизионный выборочный контроль.
А. Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества. Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров.
В. Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика. Г. Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков.