Анализ Основных функций отдела. Следует отметить, что данный раздел содержит большое количество функций Организационно-контрольного отдела, некоторые из которых на практике очень редко применяются, либо не выполняются, согласно инструкции, это такие функции, как: - Обеспечение выполнения регламента администрации, - Организация оперативного рассмотрения, осуществление контроля исполнения в установленный срок: - письменных и устных обращений граждан, организаций; обращений депутатов всех уровней, наказов избирателей; - критических материалов в адрес администрации, опубликованных в средствах массовой информации, обращений граждан, поступающих на интернет-сайт мэрии; - разработка и совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации.
Подготовка главе администрации оперативной и аналитической информации, предложений о совершенствовании работы подразделений администрации на основе обобщения и анализа обращений, поступающих от граждан.
На практике никакого наблюдения за соблюдением регламента не ведётся, рассмотрение некоторых письменных и устных обращений граждан, организаций также не ведётся. Очень часто критические материалы в адрес администрации, опубликованные в средствах массовой информации, рассматриваются отделом с большим опозданием, совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации отсутствует, с поправкой на нехватку времени.
Что касается предложений о совершенствовании работы подразделений администрации на основе обобщения и анализа обращений, поступающих от граждан – то, в связи с отсутствием анализа или несвоевременного анализа этих обращений данный пункт следует исключить из функций, либо направить все возможные силы на устранение данного пробела.
Также следует отметить функции, выполняемые регулярно и должным образом. Это такие функции, как: Организация работы по: - Разработке регламента администрации. - Проведению коллегий, аппаратных совещаний, Координационного совета по общественной безопасности, совещаний при главе администрации. Подготовка, анализ и контроль своевременного выполнения мероприятий в соответствии с утвержденными ежеквартальными планами.
Разработка и внедрение мероприятий по рациональному осуществлению делопроизводства и документационного обеспечения деятельности администрации. Осуществление контроля в структурных подразделениях администрации порядка ведения делопроизводства. Осуществление работы по: - регистрации предложений по наказам; - формированию сводного перечня предложений по наказам; - подготовке мотивированного заключения об одобрении предложения по наказу и включении его в качестве наказа либо о его отклонении с указанием причины; - предварительному рассмотрению мотивированных заключений об одобрении (отклонении) предложений по наказам с участием депутатов городского Совета; - контролю за выполнением наказов избирателей.
Формирование дел в соответствии с номенклатурой и передача их в архив. Создание условий для хранения архивных документов и обеспечение их учета и сохранности. Прием, первичная обработка, регистрация и распределение поступающей в администрацию района корреспонденции, регистрация и отправление исходящей корреспонденции.
Подготовка проектов правовых актов мэра, приказов главы администрации по вопросам компетенции отдела. Осуществление и анализ работы по: - состоянию и движению кадров в администрации; - формированию резерва кадров; - переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих; - обеспечению проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, аттестаций, квалификационных экзаменов муниципальных служащих. - соблюдению работниками структурных подразделений администрации правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины. - взаимодействие с органами ТОС при подготовке и проведении общерайонных мероприятий. - организация консультативной и методической помощи органам ТОС. - осуществление взаимодействия с избирательными комиссиями в ходе подготовки и организационного обеспечения выборов. - взаимодействие с депутатами городского Совета и Новосибирского областного Совета депутатов. - составление списков кандидатов в присяжные заседатели. - седение учета избирателей, участников референдума, проживающих на территории района. - создание и ведение телефонной базы данных структурных подразделений администрации района, мэрии. - оформление наградных документов, Почетных грамот, Благодарственных писем администрации района, памятных адресов, поздравительных открыток, удостоверений. - подготовка к публикации пресс-релизов, выступлений главы администрации; информационных, информационно-аналитических и иных материалов о деятельности администрации; о выступлениях, встречах главы администрации и его заместителей, руководителей структурных подразделений администрации района; а также об общерайонных культурных, спортивных мероприятий, посвященных празднованию знаменательных дат и событий. -взаимодействие с милицией общественной безопасности при разработке и реализации программ по обеспечению общественного порядка на территории района. - осуществление служебных проверок в структурных подразделениях администрации, муниципальных учреждениях (предприятиях), расположенных на территории района в установленном порядке по вопросам компетенции отдела. - осуществление иных полномочий по поручениям главы администрации, заместителя главы администрации. 2.4