Нормативно-правовая база управленческих документов. Постановлением Госстандарта России от 03.03. 2003 г. N 65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 с изменением N 1 2001 года, отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001 N 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил. Фактическим основанием для отмены явилось требование юридической службы об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом.
Следует добавить, что на основе названного стандарта 1997 г. построен раздел Оформление документов в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, где основные правовые положения юридически закреплены и активно используются в практике документирования.
Кроме того, необходимо было внести в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и замечаниями и предложениями пользователей. Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт, заключается в последней фразе первого раздела Область применения - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации О стандартизации и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации О техническом регулировании. Статья данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.
Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.
Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов, тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть. Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации.
В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры.
Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за соблюдением и др. Опыт такого рода был в нашей стране при внедрении Единой государственной системы делопроизводства, которая в результате ее одобрения правительственным органом имела рекомендательный характер. К управленческой документации относятся постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и положения.
Право издания нормативных правовых актов другими организациями определяется в положениях уставах о них. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена.
Ориентация на документы, включенные в ОКУА, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур. Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.
На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов. Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них - Основной государственный регистрационный номер ОГРН , введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации.
Установлено, что основной государственный регистрационный номер ОГРН проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05. Другой вновь введенный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика код постановки на учет ИНН КПП порядковый номер реквизита - 06. ОГРН и ИНН КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах. В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте о дате подписания, являющейся датой документа.
Необходимо обратить внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль 05 июня 2003 г Некоторые уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения. Таким образом, вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.
А.Н. Сокова - Секретарское дело 6 2003г с. 14-18 2.2