Виды документов и их классификация. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием организацией и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления.
Документы классифицируются по наименованиям служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными по месту составления - внутренние документы, составляемые работниками данного предприятия и внешние документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц по содержанию - простые посвященные одному вопросу и сложные охватывающие несколько вопросов по форме - индивидуальные, когда содержание каждого имеет свои особенности н р докладные записки, трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.
Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты по средствам фиксации - письменные, графические, фотокинодокументы.
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой копия, засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.
На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись и печать руководителя. Иногда для работы требуется выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат пометкой дубликат, имеющий одинаковую силу с подлинником. 2.4