Реквизиты управленческих документов. При подготовке и оформлении управленческих документов используют следующие реквизиты 01 - Государственный герб Российской Федерации 02 - герб субъекта Российской Федерации 03 - эмблема организации или товарный знак знак обслуживания 04 - код организации 05 - основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица 06 - идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет ИНН КПП 07 - код формы документа 08 - наименование организации 09 - справочные данные об организации 10 - наименование вида документа 11 - дата документа 12 - регистрационный номер документа 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 - место составления или издания документа 15 - адресат 16 - гриф утверждения документа 17 - резолюция 18 - заголовок к тексту 19 - отметка о контроле 20 - текст документа 21 - отметка о наличии приложения 22 - подпись 23 - гриф согласования документа 24 - визы согласования документа 25 - оттиск печати 26 - отметка о заверении копии 27 - отметка об исполнителе 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 - отметка о поступлении документа в организацию 30 - идентификатор электронной копии документа.
ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов Реквизиты Код организации и Код формы документа располагаются в правом верхнем в две строки.
Сначала код организации, а потом код управленческой документации.
Адресные данные предприятия используются только при переписке. Название вида документа приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д. указывается во всех служебных документах, кроме писем.
Дата оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности день месяца, месяц, год. Индекс регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.
Ссылка на индекс и дату входящего документа проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма. Место составления или издания указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Гриф ограничения доступа к документу указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы Для служебного пользования , Секретно и т.п. Адресат располагается в правом верхнем углу документа.
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ , наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами Адресат и Текст. Заголовок к тексту содержит краткое содержание документа. Отметка о контроле только тех документов, которые взяты на контроль.
Текст содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования объективность и достоверность информации составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение.
Широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Отметка о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения. Подпись входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО , наименование должности лица, с которым согласован документ. Виза используют для внутреннего согласования документов. Печать ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись Верно, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Фамилия исполнителя и номер его телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. http www.delo.ru. 234 bgh Заключение При написании курсовой работы целью было показать, главные этапы развития управленческого документа. В его истории хорошо просматривается, как он развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе его написания. Управленческий документ прошел несколько этапов первые управленческие документы - это, договора 911 и 945 гг. договор с Византией, соглашения.
Писались они на пергаменте, сплошным текстом, имели большой размер. Во времена министерства били такие документы как указы, повеления, донесения, переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной форме. Выделяются уже некоторые реквизиты, и имеются знаки препинания. К современным управленческим документам относятся приказ, распоряжение, указание, решение, протокол, акт, докладная записка, служебные письма, договора, соглашения.
То есть управленческий документ - это документы, возникающие в процессе управления. А также его становление и взаимодействие на предприятии. То есть, каким стал современный управленческий документ. Для этого необходимо коснуться некоторых общих характеристик этого документа. Особенно нужно остановиться на управленческой функции. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.
Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее больший массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях. Документы, обладающие управленческой функцией, содержат необходимое количество информации.
Поэтому их роль очень велика в информационном обеспечении управления. Работа с управленческим документом имеет свои плюсы и минусы. Конечно же больше положительных моментов, распространенный характер, так как это такие документы как приказ, распоряжение, постановление, указание, протоколы, и др. Но к сожаленью есть и некоторые не доработки прозрачность деятельности любой организации почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления документов, от разработки в организации правовой базы ДОУ и особенно правил оформления документов и строго контроля за ее соблюдением.
И использование компьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранности того или иного документа, т.к. документы изготовленные на бумаге при помощи электронной принтерной печати или на электронных носителях практикам известна своей недолговечностью.