Информационная база для принятия финансово-экономических управленческих решений

Информационная база для принятия финансово-экономических управленческих решений.

Уже на первоначальной стадии процесса организации малого предприятия необходимо разработать систему непрерывного сбора информации, которая регистрируется в специальных книгах, картотеках, базах данных, затем обрабатывается.

В качестве источников исходной информации используются книги покупок и продаж подшивки оплаченных счетов-фактур поставщиков и отдельно для потребителей заказчиков картотеки дебиторских и кредиторских задолженностей, а также банковских отчетов книга ежедневной выручки с корешками чеков кассовые ячейки с мелкой наличностью.

Для унификации записей информации о денежных поступлениях и выплатах законодательно утвержден порядок ведения книг покупок и продаж. В этих книгах в хронологической последовательности отражаются платежи и поступления денежных средств на основе финансового документа - счета-фактуры.

Счета-фактуры должны составляться при любых операциях отгрузке продукции, выполнении услуг, получении оплаты в том числе авансов, безвозмездной передаче имущества и денежных средств и т. д. Полученные и выданные счета-фактуры хранятся в отдельных папках и регистрируются соответственно в книге покупок и книге продаж. В книге продаж счета-фактуры должны регистрироваться в тот момент, когда они попадают в выручку, либо по мере отгрузки товаров услуг, работ. Это устанавливается в учетной политике фирмы.

В книге покупок регистрация счетов-фактур производится только после оплаты и оприходования товаров работ, услуг. Все счета-фактуры подшиваются в порядке их оплаты или после регистрации. Счета-фактуры покупок лучше подшивать по датам выставления счетов-фактур либо по датам платежей даты чеков. Счета-фактуры продаж рекомендуется подшивать по порядку номеров счетов-фактур. Книга учета ежедневной выручки. В нее заносятся суммы ежедневных поступлений денежных средств, которые затем суммируются за определенный период недели, месяц для сравнения текущих платежей с аналогичными за прошлые периоды, а также с величиной планируемых поступлений в доходную часть бюджета фирмы. Контролируется также общая динамика наличности за отчетный период.

Картотеки учета счетов-фактур кредиторских не оплаченных фирмой и дебиторских не оплаченных потребителями задолженностей, с помощью которых можно легко оценивать динамику и величину задолженностей к концу месяца. Картотека банковских отчетов предназначена для записи результатов сверки ежемесячной или еженедельной банковских отчетов и книг покупок и продаж кассовой книги. Это позволяет повысить точность исходной информации и вовремя обнаружить ошибки.

Первичные источники информации служат основой создания информационной системы, которая необходима для следующих целей систематизации и формирования базовой информации базы данных анализа результатов различных видов деятельности и затрат прогнозирования и планирования объемов продаж и финансово-экономических показателей моделирования вариантов принимаемых решений и оценки их экономических последствий мониторинга и финансового контроля.

Информация должна быть систематизированной, целенаправленной и регулярной, а также точной в заданных пределах, полной, необходимой, но не избыточной так как для руководителю малого предприятия потоки не нужной информации могут только усложнить работу, текущей, значимой, удобной для обработки, экономичной с точки зрения затрат, необходимых для ее сбора и обработки.

Следует, однако, понимать, что сами по себе финансовые документы, исходная информация не дают ясного представления о финансовом положении фирмы. Поэтому управляющим фирмы целесообразно выделить ряд основополагающих показателей примерный перечень упрощенный таких показателей был приведен выше с регулярным анализом их динамики, что позволит выявить негативные или отметить позитивные тенденции и оценить состояние фирмы. 3.3. Управление затратами.

Информация о затратах является важнейшим элементом при планировании, координации деятельности, контроле и принятии управленческих решений. Менеджер с помощью учета затрат может определить текущие и ожидаемые затраты, причем последние имеют наиболее важное значение. Для этой цели устанавливаются нормативы или разрабатывается модель формирования плановых затрат. С помощью нормативных установок и с учетом динамики возможных изменений определяется диапазон плановых значений по основным элементам затрат и их суммарной величине.

Нижняя граница характеризует минимально возможный уровень при благоприятных ситуациях, а верхний уровень - предельные лимитные затраты при неблагоприятных ситуациях. Для удобства управления затратами необходимо выделить основные узловые точки их формирования центры, что позволит учитывать особенности образования затрат на всех стадиях. Например, для большинства фирм центрами затрат является снабжение материально-техническое обеспечение, производство основное и обеспечивающее, сбыт и управление. Исходя из отечественного и зарубежного опыта, потенциальные возможности резервов снижения расходов распределяются следующим образом снабжение - 30-40 , производство - 10-15 , сбыт - 30-40 , расходы на управление - 5-10 . Таким образом, видно, что на снабжение и сбыт приходится от 60 до 85 резервов затрат, необходимо отметить, что величина затрат на этих стадиях обусловлена прежде всего ценовой политикой поставщиков, торгующих организаций, а также временным фактором поставки или реализации товаров, который влияет на динамику и величину денежного потока особенно при использовании кредитных или заемных оборотных средств. Производственные и управленческие затраты обусловлены в основном воздействием внутренних факторов и зависят от развития нормативной базы и обоснованности планирования.

При разработке программы снижения затрат необходимо предусматривать мероприятия по совершенствованию системы закупок снижению издержек производства повышению результативности маркетинга и сбыта оптимизации затрат на управление и обеспечивающие процессы.

Для принятия решений по затратам необходима их систематизация в базе данных по определенным признакам - участию в конечном результате - производственные производительные, непроизводственные непроизводительные или общефирменные издержки эксплуатационные расходы - степени отношения затрат к производственному процессу прямые или косвенные - степени зависимости от объема выпуска переменные, постоянные - значимости в системе управления затратами основные, накладные. Кроме перечисленных видов затрат используются также затраты нормативные, прошлого и будущего периодов, приростные удельные и предельные.

При формировании информационной базы для управления затратами проводится систематизация издержек по - видам типам товаров услуг - функциональным отделам службам - группам потребителей - территориям продаж и т. п. В практике широко в управлении издержками используются системы директ-костинг и стандарт-кост. Директ-костинг основывается на расчете себестоимости путем разделения затрат на постоянные независящие от количества произведенной продукции за определенный период и переменные прямо зависящие от количества произведенной продукции. По этой системе при расчете себестоимости конкретной продукции учитываются только переменные прямые издержки, так как постоянные распределяются на весь перечень выпускаемой продукции, то есть относятся к общефирменным издержкам. По системе стандарт-кост расчет затрат производится на базе нормативов, а управление осуществляется по отклонениям фактических затрат от нормативных.

Указанные системы расчета издержек являются действенными инструментами современного подхода к ценообразованию и управлению затратами.

Однако практическое их применение требует согласования с учетной политикой фирмы и с налоговым законодательством.

В то же время данные системы могут быть использованы для внутреннего анализа издержек и при разработке программ по снижению затрат.

Система управления затратами должна включать - блок нормативного расчета и регулирования, состоящий из правил нормирования и расчета, процесса определения нормативной себестоимости, регулирования затрат и других экономических показателей - блок анализа фактических и плановых затрат, обеспечивающий определение отклонений и выявление приоритетных элементов затрат - блок принятия решений, формирующий варианты возможных решений, корректировок - блок планирования затрат делает прогноз на очередной период с учетом корректировок и выбранного варианта решения.

По результатам управления затратами необходимо предпринимать действия, связанные с маркетинговыми процессами, организацией производства бизнеса, управлением персоналом, процессами снабжения и сбыта, то есть следует активизировать воздействие на затраты с целью улучшения позиций по расходам или удержания их в заданном диапазоне. Нормативная база формируется исходя из практики функционирования фирмы или уровня цен на рынке товаров и услуг, а также на основе расчетно-аналитического способа при наличии необходимой статистической базы. Например, для малого предприятия устанавливаются нормативы удельные веса элементов затрат относительно выручки, принятой за 100 . Например, для категории фирм, где переменные затраты комплектующие, материалы, труд составляют 50 от выручки, а постоянные общефирменные издержки 24 , прибыль до налогообложения составит 26 . Для данного случая нормативное распределение общефирменных ежемесячных издержек можно представить в виде таблицы.

Таблица.

Смета нормативных затрат малого предприятия. Показатель Нормативный процент Абсолютная величина в месяц Объем ежемесячных продаж, шт 50 Оптовая цена без НДС , руб. шт 2000 Выручка, руб. мес. 100 10 Переменные затраты, руб. мес. 50 50000 Общефирменные издержки постоянные затраты, руб. мес. В том числе - заработная плата с начислениями без учета производственных рабочих - арендная плата - коммунальные услуги - транспортные издержки - реклама - страхование - амортизация оборудование - приобретение канцелярских принадлежностей - плата за телефон - услуги сторонних организаций охраны, типографии и т. п. 24 10 1,5 1 1,5 3 0,3 3 0,3 0,3 2,5 24000 10000 1500 1000 1500 3000 300 3000 300 300 2500 Прочие расходы, руб. мес. 0,6 600 Переменные затраты также могут детализироваться и нормироваться по элементам прямых затрат с целью их более обоснованного планирования.

Для многих видов деятельности в малом бизнесе оптовая торговля, туристический бизнес и т. п. переменные затраты в выручке составляют 70-80 , тогда в распоряжении фирмы остается валовой доход разница между выручкой от реализации и переменными затратами, а нормативные отношения по элементам затрат устанавливаются по их удельному весу к валовому доходу.

На эффективность выпуска товаров оказания услуг большое влияние на единицу изделия оказывает величина прямых трудовых затрат, для определения которой необходимо принимать во внимание валовой доход не только на единицу товара, но и на единицу времени, что позволит выявить наиболее рентабельную продукцию с учетом фактора времени.

Далее можно привести пример определения менеджером наиболее рентабельного типа продукции для фирмы при заданных условиях. За исходные данные возьмем, что величина постоянных месячных затрат фирмы 80000 руб остальные данные возьмем из таблицы Показатель Изделие А Б В Объем ежемесячных продаж, шт. 100 150 300 Оптовая цена, руб. шт. 2500 1500 750 Переменные затраты, руб. шт. 1800 900 600 Затраты физического труда, час. шт. 1 0,5 0,2 Затраты машинного труда, маш час. шт. 1 0,5 0,1 Решим эту задачу следующим образом Определяем валовой доход и его процент норматив на единицу товара и валовой доход на единицу физического и машинного труда.

Результаты представлены в виде следующей таблицы Показатель Изделие А Б В Валовой доход маржинальная прибыль на единицу изделия, руб. шт. 700 600 150 Норматив валового дохода на изделие, 28 40 20 Валовой доход на единицу физического труда, руб. час. 700 1200 750 Валовой доход на единицу машинного труда, руб. маш час. 700 1200 1500 Анализируя полученные результаты, можно сделать следующие выводы 1. Если спрос на изделия и производственные возможности неограничен ситуация для России маловероятная, то наиболее рентабельным является изделие Б. 2. Если имеются ограничения по затратам физического труда, то выгоднее производить также изделие Б. 3. Если есть ограничения по машинному труду, то более рентабелен выпуск изделия В при прочих равных условиях.

Используя данные по постоянным и переменным расходам, можно также определять и точку безубыточности пороговую рентабельность, запас финансовой прочности и силу воздействия производственного операционного рычага.

Расчет производится с использованием формализованной таблицы Показатель Обозначение и расчетная формула Выручка от реализации Nреал Переменные затраты V Валовой доход маржинальная прибыль B Nреал - V Норма процент валового дохода D B Nреал Постоянные затраты C Точка безубыточности E C D Запас финансовой прочности F Nреал - E Прибыль P B - C P F D Сила воздействия производственного операционного рычага I B P На основе данных предыдущего примера, представленных в следующей таблице Показатель Изделие Всего А Б В Выручка от реализации 700 250 225 225 Переменные затраты 495 180 135 180 Валовой доход 205 70 90 45 Постоянные затраты 80 Прибыль 125 Проведем расчеты с использованием форму из предыдущей таблицы Итак, общий процент норматив валового дохода в выручке составит D B Nреал 100 205 700 100 29,3 Аналогичный результат получим, если определим среднюю величину норматива валового дохода от известных значений по каждому изделию, то есть 28 40 20 3 29,3 Определим величину безубыточности E C D 80 0,293 273 тыс. руб. Запас финансовой прочности F A - E 700 - 273 427 тыс. руб. Отсюда сила воздействия операционного рычага I B P 205 125 1,64. Это означает, что если выручка от реализации увеличится на 5 , то прибыль фирмы возрастет на 8,2 1,64 5 и составит 135,25 тыс. руб. Аналогичные расчеты можно произвести для каждого типа изделий, но при этом необходимо условно распределить общие постоянные расходы между изделиями пропорционально их доле в общей выручке.

В процессе работы удобно пользоваться таблицами, и графиками.

Например, см. Приложение, График 1. Искомые величины можно определить исходя из данных прибыль - 125 тыс. руб выручка - 700 и постоянные общефирменные издержки - 80 тыс. руб. Этот простой и удобный прием трех точек позволяет с помощью графика моделировать различные ситуации и учитывать их при принятии плановых решений.

Важной задачей управления затратами является планирование смет текущих расходов, которые составляются на основе планов производства и сбыта и включают - прямые затраты на материалы - прямые затраты на оплату труда - заводские накладные расходы - торговые и административные расходы. В отечественной практике обычно составляется сводная смета, где указываются все основные укрупненные экономические элементы затрат.

Однако для целей управления затратами более эффективно проводить разделение на локальные сметы, что позволит принимать управленческие решения с учетом величины каждого вида затрат.

Приведем примеры составления смет затрат по исходным данным на плановый период. Планируемые объемы производства являются основой для расчета сметы прямых затрат на оплату труда. Таблица План производства Показатель Квартал На конец года, шт. I II III IV Плановый объем продаж 600 500 700 600 2400 Планируемый уровень запасов на конец периода 10 от объема следующего квартала 50 70 60 80 80 Полный объем выпуска, шт. 650 570 760 680 2480 Минус уровень запасов продукции на начало периода цифра на конец предыдущего квартала 60 50 70 60 60 Планируемое количество единиц выпускаемой продукции 590 520 690 620 2420 Таблица смета прямых затрат на материалы.

Показатель Квартал На конец года, шт. I II III IV Плановый выпуск продукции, шт. 590 520 690 620 2420 Норма стоимости материалов на единицу продукции, руб. шт. 30 30 30 30 30 Потребность в денежных средствах на материалы для производства, руб. 17700 15600 20700 18600 72600 Планируемый уровень запасов на конец периода по данным таблицы план производства, руб. 1500 2100 1800 2400 2400 Общая потребность, руб. 19200 17700 22500 21000 75000 Минус стоимости запасов материалов на начало периода то же, что на конец предыдущего 1800 1500 2100 1800 1800 Стоимость закупок необходимых материалов, руб. 17400 16200 20400 19200 73200 Таблица смета прямых затрат на оплату труда.

Показатель Квартал На конец года, шт. I II III IV Плановый объем выпуска, шт. 590 520 690 620 2420 Трудоемкость единицы продукции, чел. час. 1,2 1,2 1,2 1,2 1,2 Общая величина прямых трудовых затрат, чел. час. 708 624 828 744 2904 Тарифная ставка 1 чел. час руб. час. 20 20 20 20 20 Итого на оплату труда, руб. 14160 12480 16560 14880 58080 Смету по общефирменным затратам постоянным, косвенным, накладным можно рассчитывать либо нормативным методом, либо в процентах к величине затрат на оплату труда производственных рабочих.

В международной практике отдельно составляется смета торговых и административных расходов, в этом случае в смете накладных расходов следует предусматривать только цеховые накладные расходы.

Для расчета смет затрат широко используются электронные таблицы EXCEL и другие компьютерные программы.

В качестве рекомендаций для управляющего можно предложить следующий порядок работ. 1. Формирование центров затрат с учетом основных сфер деятельности управление - поставки - производство -сбыт. 2. Разработка системы норм и нормативов для каждого центра затрат. 3. Оценка резервов и разработка программ по каждому бизнес-процессу в соответствующих центрах затрат. 4. Калькулирование затрат для бизнес-процессов с учетом фактора времени использования заемных средств. 5. Анализ динамики изменения затрат в бизнес процессах на основе сравнения плановых и фактических показателей и других методов сравнения. 6. Организация скользящего режима планирования общих затрат и себестоимости единицы продукции услуги, то есть обеспечение корректировок из-за изменений во внешней и во внутренней среде. 7. Разработка смет по центрам затрат. 8. Установление диапазонов возможных допустимых отклонений на планируемый период. 9. Формирование и ведение сводной сметы затрат фирмы как расходной части ее бюджета. 10. Прогнозирование тенденций изменения затрат в будущих периодах. Постоянное наблюдение за динамикой затрат мониторинг позволяет принимать своевременные управленческие решения не только по расходной части бюджета фирмы, но и по доходной. 3.4.