Функции управления персоналом на малом предприятии

Функции управления персоналом на малом предприятии. На малом предприятии, как правило, нет специальных кадро¬вых служб. Работой с персоналом занимается либо руководитель организации, либо сотрудник, которому эта работа поручена.

В классическом понимании в функции управления персоналом входят следующие виды деятельности: 1) планирование человеческих ресурсов — определение потребно¬сти в кадрах (с количественной и качественной стороны), разработка политики управления персоналом; 2) формирование кадрового состава — отбор, наем, введение в должность, увольнение, сокращение, перемещение работников. Разработка методов отбора и системы квалификационных требований к принимаемым работникам; 3) организация труда — расстановка кадров, распределение и перераспределение обязанностей, установление режимов труда и отдыха и т. д.; 4) обучение персонала — введение в должность (при приеме на работу), повышение квалификации, переобучение, развитие (содействие самообразованию работника); 5) оценка деятельности (аттестация) персонала с целью опре¬деления соответствия работника требованиям выполняемой работы, его загруженности, способности к росту; 6) оплата и стимулирование труда, включая различные соци¬альные компенсации; 7) охрана труда и здоровья; 8) формирование и поддержание системы коммуникаций внутри предприятия — обеспечение информированности персонала, вза¬имодействие с профсоюзом, устранение конфликтов, формирова¬ние социально-психологического климата в коллективе; 9) ведения информационно-аналитической работы по персоналу и делопроизводства.

Руководители малых предприятий сами решают, какие функции необходимы для успешной деятель¬ности их предприятия.

Характерен следующий набор первостепен¬ных функций: 1) формирование состава персонала (подбор, отбор и наем пер¬сонала, адаптация персонала, увольнение); 2) обучение и развитие работников; 3) оценка результатов работы персонала и вознаграждение" за труд; 4) делопроизводство в управлении персоналом.

Под6ор персонала - наиболее ответственный этап в управле¬нии малым предприятием, Так как ошибка обходится слишком дорого. Для малых предприятий возможны следующие варианты подбора персонала: • индивидуальный (по рекомендациям, через личные знаком¬ства); • по объявлениям (через средства массовой информации и рекламу предприятия); • через службу занятости населения.

Поиск работников по личным каналам приводит к ненужнос¬ти специальных процедур отбора, поскольку на работу приглаша¬ется человек, о котором уже многое известно. Однако при использовании любых источников набора должна быть проведена процедура отбора персонала. Для того чтобы быть уверенным в будущем сотруднике, нужно знать не только его воз¬раст, образование и опыт работы, но и его социальные и индиви¬дуальные психологические качества.

Поэтому в личной беседе с кандидатом помимо общих сведений необходимо выяснить: 1) основной род деятельности в настоящее время, профессио¬нальные интересы; 2) причины, по которым кандидат хотел бы поменять место работы, какие цели он ставит перед собой; 3) что нестандартного (нового) он может предложить на новом месте работы; 4) что он ожидает от предстоящего места работы; 5) какая работа ему наиболее по душе; 6) на какую заработную плату он рассчитывает; 7) как он повышает свои профессиональные знания; 8) как строит он свои взаимоотношения с коллегами и испы¬тывает ли трудности в общении; 9) не помешает ли его личная жизнь новой работе; Следует обратить внимание на его внешний вид (стиль одежды, умение держаться), культуру поведения, культуру речи (умение формулировать мысли), умение слушать, его активность и заинтересованность.

Кандидату следует разъяснить некоторые специфические особенности и правила предприятия: а) каковы основные требования, предъявляемые к работнику, критерии оценки производительности его труда и связанная с ними оплата (санкции); б) кто определяет, каким образом должна быть обеспечена требуемая производительность и качество труда; в) откуда и какую помощь можно ему ожидать; г) каковы важнейшие негласные нормы, касающиеся работы и межличностных отношений работников; д) что требуется для успешной работы на предприятии и что ценится здесь как достоинство, какие люди чаще других вызывают уважение; е) что считается серьезным просчетом в работе, какие ошибки не прощаются; ж) каким основным правилам должен следовать каждый со¬трудник предприятия (стиль одежды, о чем не принято говорить и чего не следует делать и т. п.). Наем персонала является законодательным этапом поиска и отбора персонала.

Он предполагает строгое соблюдение законов РФ, Постановлений Правительства РФ, ведомственных и других актов, касающихся трудовых отношений.

Наем персонала оформ¬ляется путем заключения трудового договора (ст. 56, 57 Трудово¬го кодекса РФ) и издания работодателем приказа (распоряжения), содержание которого должно соответствовать условиям заключен¬ного трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса РФ). Под со¬держанием трудового договора следует понимать совокупность указанных в нем условий.

К числу наиболее существенных усло¬вий трудового договора относятся: дата начала работы; наимено¬вание должности, специальности, профессии с указанием квали¬фикации в соответствии со штатным расписанием предприятия или конкретная трудовая функция; права и обязанности сторон; условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощри¬тельные выплаты). Все трудовые договоры по сроку их действия делятся на два вида (ст. 58, 59 Трудового кодекса РФ): • на неопределенный срок. Так заключается обычный трудо¬вой договор.

Стороны договора обусловливают место работы, трудовую функцию работника, а во многих случаях и размер заработ¬ной платы. Такой договор заключается в большинстве случаев; • на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Срочные трудовые договоры заключаются в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

Адаптация персонала на малом предприятии является оценкой работы по поиску, подбору и найму персонала. В процессе адап¬тации не следует спешить с вводом нового работника в его дея¬тельность и исключать ситуации, которые могли бы отрицатель¬но повлиять на вхождение работника в трудовой режим коллек¬тива (трудовые перегрузки, дефицит или избыток информации и т. д.). Примерный порядок адаптации следующий: - подробное ознакомление с малым предприятием, его особен¬ностями и традициями, внутренним трудовым распорядком, социальными льготами и стимулами; - представление коллективу; - инструктаж по пожарной безопасности и технике безопас¬ности; - обучение новым должностным обязанностям; - работа на своем рабочем месте.

На некоторых малых предприятиях многие рабочие места и специальности единичны. В этом случае в процессе введения в должность и обучения должностным обязанностям нового ра¬ботника участвуют все члены коллектива во главе с руководите¬лем предприятия. Общий круг обязанностей работника обычно предусматривается в трудовом договоре.

Более детально они ус¬танавливаются устно руководителем предприятия. Четкого распре¬деления обязанностей, зафиксированных в должностных инструк¬циях, как правило, нет. Следовательно, руководитель предприя¬тия должен максимально сконцентрировать на этом внимание нового работника. Это является потенциальным источником кон¬фликтных ситуаций. Следует разъяснять новым сотрудникам спе¬цифику работы, требование функциональной гибкости (периоди¬ческое выполнение работником обязанностей, не свойственных его должности), поскольку объем конкретной работы постоянно меняется, иногда возникает необходимость заменить отсутствую¬щего работника.

В этих условиях работнику нужно не только знать свои прямые обязанности, но и неплохо разбираться в работе кол¬лег. Адаптация считается успешной, если работник правильно по¬нимает и выполняет свои должностные обязанности, чувствует свою причастность к делам предприятия и личную заинтересован¬ность в улучшении дел на предприятии.

Увольнение работника означает прекращение трудового договора (ст. 77—84 Трудового кодекса РФ). Оно возможно лишь при на¬личии оснований, Закрепленных в законе, т. е. при наступлении определенных юридических фактов: 1) волевые действия сторон или третьего лица, имеющего пра¬во требовать увольнения (суд, военкомат), при проявлении ими инициативы прекратить трудовой договор. При одностороннем волеизъявлении закон трактует такие действия как расторжение трудового договора; 2) некоторые события (например, смерть работника или истечение срока договора, окончание обусловленной работы). Наличие предусмотренных законом оснований увольнения и установленный порядок увольнения по каждому основанию — важная юридическая гарантия права на труд. Прекращение тру¬дового договора правомерно лишь в том случае, если одновремен¬но существуют три обстоятельства: 1) есть указанное в законе основание увольнения; 2) соблюден порядок увольнения по дан¬ному основанию; 3) есть юридический акт прекращения трудово¬го договора (приказ об увольнении). Руководитель предприятия или специалист по персоналу реша¬ет вопрос о необходимости обучения работников.

Необходимость обучения персонала возникает, если: • работники не в состоянии хорошо трудиться до тех пор, пока они не усвоили нужные для работы знания и навыки; • осуществляются организационные изменения (продуктовые, технологические, системы управления и т. п.); • применяемые на предприятии методы контроля выявили снижение производительности труда работников.

Далее следует определить, что должны изучать работники, тип обучения или образования, который нужно использовать, как и где будет проходить обучение.

На многих малых предприятиях обычно обучение проводится во время работы на рабочем месте опыт¬ными рабочими или служащими, объясняющими новому работнику, что следует делать. Основные требования к эффективности обучения на малом предприятии следующие: 1) руководство должно создать климат, благоприятствующий обучению, т. е. нормальные условия для обучения, поддержка со стороны обучающего, поощрение со стороны руководства; 2) для обучения нужна мотивация, т. е. работники должны по¬нимать цель обучения, которая может состоять в повышении про¬изводительности труда, улучшении материального положения, получении морального удовлетворения работой; 3) процесс обучения следует разбить на упрощенные этапы с отработкой знаний на практике, чтобы была обратная связь с результатами обучения.

Оценка результатов работы персонала нужна для корректировки системы оплаты труда и материального вознаграждения, слу¬жебных перемещений и нематериальных поощрений и льгот.

Оценка необходима для определения уровня квалификации работников, их сильных и слабых сторон. Оценку нельзя основывать на личном отношении к подчинен¬ному, иначе она перерастает в критику, которая в большинстве случаев вызывает защитную реакцию поведения.

Для оценки ус¬танавливаются конкретные цели и стандарты. Деятельность по оценке квалификации работников предприя¬тия называется аттестацией (от лат. attestatio — свидетельство). Аттестация персонала — это комплексная оценка деятельности, и результативности труда работников. Она регулярно проводит¬ся, как правило, на средних и крупных предприятиях. На малом предприятии руководитель находится в постоянном контакте со всеми работниками и имеет возможность непосредственно оценивать их сильные и слабые стороны.

Действующее в РФ законодательство предусматривает, что воз¬награждение каждого работника зависит от количества и качества затрачиваемого им труда и максимальным размером не ограничи¬вается. В Трудовом кодексе РФ (ст. 129) заработная плата опреде¬лена как вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняе¬мой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Обычно система вознаграждения за труд базируется на опре¬деленных принципах.

Принципами организации заработной платы считаются: - неуклонный рост ее номинальной и реальной вели¬чины; - обеспечение соответствия меры труда его оплате и матери¬альной заинтересованности работников в результатах труда; - опе¬режение темпов роста производительности труда по сравнению с его оплатой; - справедливость и тесная связь между оплатой и ре¬зультативностью труда; - изменение доли постоянных и перемен¬ных выплат в зависимости от прибыльности, использование гиб¬ких систем вознаграждения (участие в прибыли или доходах). Под системой оплаты труда понимается способ исчисления размеров вознаграждения в соответствии с затратами или результатами тру¬да, зависит от особенностей организации технологического процесса, форм организации труда, требований, предъявля¬емых проценту качеству продукции или выполняемой работе, состояния нормировании труда и учета его затрат.

Вид, системы оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий, иных поощрительных выплат, а также соотношение их размеров между отдельными категориями персонала определяются предприятием самостоятельно с учетом наибольшего в данных условиях стимулирующего эффекта, значимости данной профес¬сии, потребности в специалистах соответствующего профиля и фиксируются в коллективных договорах или иных локальных нормативных актах.

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько оперативно и качественно происходит обработка необходимой документации, движение которой осуще¬ствляется по определенным маршрутам — от места составления или поступления на предприятие до отправки заинтересованным орга¬низациям или сдачи на хранение в архив.

С документацией свя¬зана деятельность всех работников, начиная тех¬ническим исполнителем до руководителя. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. От правильной организации работы с документами во многом зависит оперативность и надежность управления предприятием.

На малых пред¬приятиях, как правило, в результате отсутствия специалиста по кадрам делопроизводство ведется с нарушением соответствующих нормативных документов. Наиболее распространенными видами документов, необходи¬мыми для деятельности малого предприятия, являются: • организационные документы (правила внутреннего трудово¬го распорядка, должностные инструкции работников, штатное расписание); • распорядительные документы (приказы, распоряжения по вопросам совершенствования работы с персоналом); • информационно-справочные документы (докладные и объяснительные записки, заявления, протоколы заседаний коллектива предприятия, переписка и т. п.); • учетные документы, входящие в состав личного дела работ¬ника (заявление, личная карточка, анкета и дополнение к ней, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу). Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих трудовой стаж работника (ст. 66 Трудового ко¬декса РФ). Работодатель (за исключением работодателей — физи¬ческих лиц) обязан вести трудовые книжки на каждого работни¬ка, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольне¬нии работника; а также основания прекращения трудового дого¬вора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях, в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с форму¬лировками Трудового кодекса РФ или иного федерального зако¬на и со ссылкой на их соответствующую статью (пункт). Трудовой договор — соглашение между работодателем и работ¬ником, в соответствии с которым работодатель обязуется предо¬ставить работнику работу по обусловленной трудовой функции обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами или иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка.

Содержание и срок трудового договора определены Трудовым кодексом РФ (ст. 57, 58). Составление и оформление кадровой документации регламентируется в первую очередь Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «Об основах охраны труда в Российской Федерации» от 17 июня 1999 г. и другими законодательными и нормативными актами. 1.3. Взаимоотношения руководителя малого предприятия с персоналом.

Особенностью малого предприятия является тесное взаимодей¬ствие руководства с персоналом.

Все работодатели хотят иметь нормальные деловые отношения с персоналом.

Чтобы этого дос¬тичь, необходимо постоянное деловое общение с работниками, их стимулирование, решение их проблем, устранение конфликтов в коллективе. Общение должно быть двусторонним процессом между работо¬дателем и его работниками. Руководитель должен предоставлять работникам следующую информацию: инструкции по работе, из¬менения в положениях и условиях, правилах и процедурах про¬изводственного процесса, в развитии предприятия. В то же время руководитель должен прислушиваться к сообщениям работников, их мнениям, предложениям и жалобам.

Обратная связь обеспечит на предприятии: • нормальные деловые взаимоотношения работников и работодателя; • отсутствие слухов и жалоб; • сплоченность коллектива, доверительность отношений; • оперативность в решении проблем персонала. Общение на малом предприятии обычно осуществляется через: 1) беседы один на один — общаясь с работниками во время не¬официальных бесед или официальных дискуссий, руководитель предоставляет работникам информацию и использует механизм обратной связи.

Такие беседы позволяют обсудить важные про¬блемы и предоставить работникам возможность задать руководи¬телю вопросы и высказать свое мнение; 2) создание руководства (справочника по малому предприятию) для персонала с полной информацией о направлении деятельности предприятия, его возможностях, правилах, процедурах и общих условиях работы. Данное руководство должно быть доступно для всех работников; 3) доска объявлений — это эффективный способ передачи сообщений персоналу при условии, что на ней будет регулярно обновляться информация; 4) ящик для предложений — руководитель должен принимать во внимание идеи своих работников.

Ящик для предложений (или книга) является одним из способов для персонала высказать свое мнение. Не всегда работник может высказать свое мнение или предложение руководителю устно. Руководитель также письменно может дать ответ работнику на его предложение или замечание.

Чтобы добиться сплоченности коллектива, руководитель мало¬го предприятия должен стимулировать работников. Руководитель может использовать следующие факторы мотивации: 1) заработная плата — работник оценивает свой вклад в общий результат в соответствии с денежной суммой, которую он полу¬чает. Заработная плата должна быть конкурентной с той, которую он мог бы получать на другом предприятии; 2) условия труда — работодатель должен обеспечить безопасную рабочую обстановку и комфортные условия труда.

Работники должны понимать, что их руководитель стремится создать им такие условия; 3) социальные возможности — предоставление персоналу пред¬приятия субсидированного питания, скидок на товары и услуги, помощи в оплате проезда, беспроцентных ссуд или ссуд с низким процентом на различные цели, страхование здоровья, оплата обу¬чения и другие социальные льготы являются стимулом для улуч¬шения работы персонала; 4) предоставление работникам большей самостоятельности и ответственности в их повседневной работе является также стимулом к работе (например, по¬ручить работу, оставив за работником право выбора способа ее выполнения, или привлекать работников к постановке целей и рабочих задач). Руководитель малого предприятия должен проявлять интерес к работе каждого сотрудника, ставя перед ним индивидуальные цели и задачи на неделю, месяц, квартал.

Большинство работни¬ков имеют личные или связанные с работой проблемы, часто перерастающие в конфликты, которые могут повлиять на выполне¬ние ими работы.

На малом предприятии руководитель имеет тес¬ные рабочие отношения с персоналом. Это дает возможность вы¬явить трудности и проблемы на ранней стадии. Работник должен знать, что может обратиться к руководителю за помощью и сове¬том. Среди перечисленных в трудовом договоре обязанностей работ¬ника у работодателя наиболее важное значение имеют обязанно¬сти руководителя по обеспечению здоровых и безопасных усло¬вий труда, охраны труда для всех работников его предприятия.

Руководитель малого предприятия должен разработать програм¬му в области охраны здоровья и безопасности труда. В соответ¬ствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 212) работодатель обязан обес¬печить безопасность работников при эксплуатации зданий, обо¬рудования, а также применяемых сырья и материалов. Соблюдение со¬ответствующих требований охраны труда на каж¬дом рабочем месте и т. д. Данный перечень обязанностей работо¬дателя по обеспечению им охраны труда не является исчерпыва¬ющим. Он дополняется соответствующими стандартами безопасности труда по конкретным видам работ, другими закона¬ми и нормативными актами, а также коллективными договорами и соглашениями, правилами внутреннего трудового распорядка.

Глава 2