рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Понятие и функции офисных технологий

Понятие и функции офисных технологий - раздел Экономика, Характеристика организационных и технических мер инженерно-технической защиты информации в государственных структурах Понятие И Функции Офисных Технологий. Как Мы Уже Определили Выше, Офисная Дея...

Понятие и функции офисных технологий. Как мы уже определили выше, офисная деятельность - это определенным образом организованная в пространстве и времени совокупность действий множества людей (персонала), реализация которых обеспечивает условия эффективного выполнения управленческой деятельности для конкретной системы управления. Поскольку во многом ее организация связана с определением и реализацией задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности, постольку основная часть ее функций реализуется через соответствующие информационные технологии, структура, свойства и возможности которых определяются особенностями функционирования офиса - материально-технической и организационной формы осуществления офисной деятельности.

Таким образом, под офисной технологией понимается информационная технология, объект и результат которой определяются потребностями реализации управленческой деятельности в рамках конкретной формы осуществления офисной деятельности (офиса). Объектом офисной технологии является тот или иной вид информационных ресурсов, используемых при реализации задач, работ, процедур и операций информационного обслуживания управленческой деятельности.

Результаты преобразования информационных ресурсов в рамках офисных технологий должны рассматриваться как соответствующие компоненты информационных технологий вообще с учетом специфики офисной деятельности как обеспечения эффективности функционирования управляющей системы, сводимого в конечном итоге, как это было показано, к процессу подготовки и принятия управленческих решений.

Указанный процесс имеет сложную последовательно-итеративную структуру (рис. 3) и реализуется в рамках замкнутого информационного контура (рис. 2) через совокупность различных процедур и операций работы с данными. Содержание этих процедур и операций определяется информационными потребностями, возникающими в процессе подготовки и принятия решений, которые выражаются в результатах необходимых преобразований тех или иных данных.

Отдельная итерация управленческого цикла начинается с оценки состояния управляемого процесса, осуществляемой теми компонентами управляющей системы, которые в обобщенном виде представлены как измерительный элемент (рис. 2). Результат оценки состояния управляемого процесса -• это совокупность данных о значениях тех его параметров, которые являются существенными для выработки решений об управляющих воздействиях, обеспечивающих достижение целей системы управления в целом.

Получение такого результата достигается структуризацией всей совокупности данных, поступающих от управляемого процесса, с идентификацией составляющих ее информационных объектов и выделением из полученного таким образом множества тех его компонентов, которые содержат информацию об искомых параметрах. Данные процессы (идентификация информационных объектов и выделение тех из них, которые необходимы управляющей системе) в целом реализуются технологиями сбора данных.

Для дискретных управляемых процессов моменты использования собранных данных могут разделяться существенно длительными интервалами, в течение которых возникает необходимость сохранения отобранных информационных объектов при продолжении сбора данных.

Результатом реализации этого процесса в конце каждого указанного интервала времени будут аккумулированные данные о значениях существенных параметров управляемого процесса.

Достижение этого результата в целом обеспечивается технологиями накопления данных. Итоговым результатом деятельности измерительного элемента управляющей системы должны быть собранные (и накопленные) данные об управляемом процессе, зафиксированные на каком-либо носителе. Достижение этого результата в целом обеспечивается технологиями регистрации данных. Рассмотренные функции офисных технологий по целенаправленному изменению свойств всей совокупности данных, поступающих от управляемого процесса, реализуются, как правило, в месте его протекания (в измерительном элементе), а подготовка и принятие управленческих решений осуществляются решающим элементом, действия которого локализованы в рамках офиса.

В подавляющем большинстве случаев измерительный и решающий элементы пространственно разделены (исключение - элементарные управляемые процессы), что приводит к необходимости изменения пространственных координат собранных, накопленных и зарегистрированных данных.

Достижение этого результата обеспечивается технологиями передачи данных. Переданные в решающий элемент сведения в зависимости от пространственной сложности и временного характера управляемого процесса предназначены для различных этапов и процедур подготовки и принятия решений, требующих для своей реализации определенного времени, в связи с чем моменты поступления информации и моменты ее реального использования не совпадают, что вызывает необходимость изменения временных координат данных.

Достижение такого результата обеспечивается технологиями хранения данных. Хранимые данные могут быть затребованы для использования различными структурными компонентами управляющей системы, действующими в составе решающего элемента, причем зачастую одновременно, что приводит к необходимости дублирования информации, создания соответствующих дубликатов. В данном случае результат достигается за счет технологий копирования данных. При сборе, накоплении, регистрации и хранении данных возникает необходимость приведения получаемых и формируемых множеств информационных объектов к структуре, в рамках которой они (объекты) определенным образом соотносятся друг с другом, что позволяет рационально организовать выполнение тех или иных операций над ними. Такое преобразование обеспечивается технологиями упорядочивания данных. В конкретных ситуациях подготовка и принятие решений на отдельных этапах требуют не всей совокупности имеющейся информации, а лишь вполне определенной ее части, отвечающей некоторым требованиям, критериям, формируемым в виде запроса.

Выборка таких сведений из хранимых информационных массивов реализуется технологиями поиска данных.

Процесс подготовки и принятия решений не является однозначно определенным и в разных проблемных ситуациях требует для получения итогового результата различных инструментальных средств (типовых процедур, экономико-математических моделей, экспертных систем, систем поддержки решений и т. п.), использование которых реализуется через соответствующие преобразования необходимой (хранимой и найденной) информации.

Искомый результат в виде выработанных управленческих решений (должным образом содержательно определенной и формально структурированной информации) достигается технологиями содержательной обработки данных. С точки зрения места реализации этих технологий и непосредственной их сопряженности с уже рассмотренными видами технологий можно было бы отнести их к офисным. Но принципиальным здесь является то обстоятельство, что они реализуют процессы подготовки и принятия решений, т. е. собственно деятельность по управлению определенным процессом или объектом, в то время как офисные технологии эту деятельность обеспечивают.

Именно поэтому введенные в рассмотрение в соответствии с логикой реализации управленческого цикла технологии содержательной обработки данных к офисным не относятся. Информация о выработанных управленческих решениях для их реализации исполнительным элементом должна быть соответствующим образом оформлена, что обеспечивается технологиями представления данных.

Управленческие решения, оформленные и представленные требуемым образом для выработки соответствующих воздействий на управляемый процесс, должны быть выведены на него исполнительным элементом, что реализуется технологиями выдачи данных. Практически на всех стадиях реализации замкнутого информационного контура управления возникает необходимость поддержания целостности и достоверности информации, а во многих случаях - и обеспечения условий ограниченного доступа к данным.

Достижение этих результатов обеспечивается технологиями защиты данных. Рассмотренные преобразования данных (сбор, накопление, регистрация, передача, хранение, копирование, упорядочивание, поиск, представление, выдача, защита) практически полностью исчерпывают перечень функций офисных технологий. Представленный порядок перечисления этих функций является схематичным, хотя в основном и соответствует последовательному прохождению данных по замкнутому информационному контуру системы управления.

В действительности те или иные функции и соответствующие офисные технологии реализуются и вне указанного порядка. Так, сбор данных осуществляется не только в связи с оценкой параметров управляемого процесса, но и при изучении общей ситуации для принятия решений стратегического и долгосрочного характера, когда источники информации находятся вне системы управления. Накопление данных может осуществляться и внутри решающего элемента при необходимости подготовки управленческих решений, связанных с плановой и аналитической деятельностью.

Регистрация данных реализуется тогда, когда на различных стадиях подготовки и принятия решений происходит изменение формы восприятия информации или смена вида носителя данных. Передача и хранение данных осуществляются всякий раз, когда в процессе движения информации изменяются ее пространственные и временные координаты. Такая же ситуация и с другими функциями офисных технологий. 1.5. Технологии защиты данных Реализация функции защиты данных преследует две цели:  обеспечение целостности данных, т. е. сохранности информации как таковой;  охрана данных от несанкционированного доступа.

Обеспечение целостности данных предусматривает прежде всего сохранение неизменными (или в допустимом диапазоне) тех свойств носителя информации, которые обеспечивают ее фиксирование и хранение в одном и том же виде в течение требуемого интервала времени.

– Конец работы –

Эта тема принадлежит разделу:

Характеристика организационных и технических мер инженерно-технической защиты информации в государственных структурах

В предпринимательских структурах персонал обычно включает в себя всех сотрудников данной фирмы, в том числе и руководителей. Персонал генерирует новые идеи, новшества, открытия и изобретения, которые… Несмотря на это, персонал, к сожалению, является в то же время основным источником утраты (разглашения, утечки) ценной…

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Понятие и функции офисных технологий

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности
Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности. Для определения содержания понятия «офисная деятельность» необходимо обратиться к рассмотрению категорий, так или иначе связанных с

Структура и функции офисной деятельности
Структура и функции офисной деятельности. Исходя из того, что для достаточно сложных управляемых процессов (а к таковым и относятся социальные и экономические процессы и явления) управляющая часть

Проблемы организации офисной деятельности
Проблемы организации офисной деятельности. Рассмотрение структуры и функций офисной деятельности, произведенное выше, указывает на наличие существенно разнородных и довольно многочисленных, но взаи

Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • Популярное
  • Облако тегов
  • Здесь
  • Временно
  • Пусто
Теги