Учет и аудит кассовых операций

Учет и аудит кассовых операций. Денежные средства в кассу предприятия получают с расчетного счета строго на определенные цели. Денежные средства не могут быть использованы не по назначению.

Предприятия могут хранить в кассе денежные средства только в пределах установленного лимита.

Лимит определяется банком, обслуживающим предприятие, по согласованию с руководителем. Сверх установленного лимита денежные средства могут храниться только для выдачи заработной платы, пособий, но не более 3-х рабочих дней. Выполнение кассовых операций производится кассиром.

Он является материально-ответственным лицом.

При поступлении на работу с кассиром в обязательном порядке должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Прием и выдачу наличных денег кассир осуществляет на основании первичных документов типовой межведомственной формы.

Прием наличных денег осуществляется по приходным кассовым ордерам, которые обязательно должны быть подписаны главным бухгалтером.

Выдача наличных денежных средств из кассы производится по расходным кассовым ордерам, которые подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия.

Приходные и расходные кассовые ордера после осуществления операций по ним подписываются кассиром.

Расходные и приходные кассовые ордера являются первичными документами. Они выписываются в бухгалтерии предприятия.

До передачи в кассу предприятия приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в специальных журналах регистрации кассовых ордеров, отдельно по приходу и отдельно по расходу.

Кассир после принятия к исполнению кассовых ордеров производит записи в кассовую книгу.

Кассовая книга – это регистр аналитического учета операций с наличными денежными средствами.

Записи в кассовую книгу производятся под копирку. Второй экземпляр является отчетом кассира, отрывается и сдается в бухгалтерию.

В конце дня кассир должен подсчитать итог операций по приходу и расходу и вывести остаток.

Отчет кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами передается в бухгалтерию.

Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяе¬мом периоде нормативным документам для форми¬рования мнения о достоверности бухгалтерской от¬четности во всех существенных аспектах.

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом.

Аудиторская проверка кассовых операций мо¬жет быть организована в такой последовательности: • инвентаризация кассы и обследование усло¬вий хранения денежных средств: • проверка правильности документального оформления операций; • проверка полноты и своевременности опри¬ходования денежных средств; • аудиторская проверка правильности списа¬ния денег в расход; • проверка соблюдения кассовой и финансо¬вой дисциплины; • проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета; • оформление результатов проверки.

При составлении программы проверки следу¬ет оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует со¬став основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.

Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, храня¬щихся в кассе.

Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.

Результаты инвентаризации оформляют ак¬том, который подписывают кассир и главный бух¬галтер организации.

Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необхо¬димы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводит¬ся проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой, аудитору необходимо выяснить: • обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка; • имеется ли для хранения денег и других цен¬ностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; • застрахована ли касса организации; • соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа; • соблюдается ли установленный лимит хране¬ния денежной наличности по отдельным да¬там. Деньги могут поступать в кассу из бан¬ков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др. Аудитор проверяет полноту и своевремен¬ность оприходования денег, полученных по каждо¬му чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка.

Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны хра¬ниться у главного бухгалтера.

Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению.

Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства.

При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг). Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кас¬сы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

Заработная плата, пособия по временной не¬трудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руково¬дитель организации и главный бухгалтер.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомо¬сти до выплаты денег по ним. При проверке кассовой дисциплины выясняется: а) наличие установленного лимита остатка кассы.

Сверхлимитные остатки наличности в кассе предприятия определяются прямым счетом за каждый рабочий день путем сравнения остатка наличности в кассе субъекта ведения хозяйства на конец дня в установленным ему (или самостоятельно определенным им) обслуживающим учреждением банка лимитом остатка наличности в кассе, независимо от того, осуществлялись в этот день кассовые обороты (поступления и расходы наличности), или нет. В случае если предприятию лимит остатка наличности в кассе не установлен, то вся имеющаяся в его кассе на конец дня наличность является сверхлимитной.

Наличность, что выдана подотчет, но не потрачена и не возвращена к кассе предприятия на протяжении 10 рабочих дней со дня выдачи под отчет (по командировкам - на протяжении 3 рабочих дней по окончании командировки) следующего рабочего дня по окончании отмеченных сроков включается в сумму фактического остатка наличности в кассе на конец дня. Полученная в результате сумма сравнивается с установленным лимитом остатка наличности в кассе.

В случае расходования предприятием наличности из выручки на выплаты, связанные с оплатой труда и выплатой дивидендов (дохода), эти средства включаются в фактические остатки наличности в кассе в тот день, когда были осуществлены такие выплаты, с последующим сравнением полученной суммы с утвержденным лимитом кассы; б) соответствие записей кассовой книги предприятия о суммах, полученных из банка и сданные в банк, с данными банка.

В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений.

При установлении злоупотреблений учреждения банков обязательств немедленно передать материалы правоохранительным органам; в) обеспечения ежедневного соблюдения установленных банком лимитов остатков наличности в кассе, сроков и порядка сдачи денежной выручки, своевременность возвращения в банк не потраченных в установленный срок сумм заработной платы, помощи, стипендий, вознаграждений и других сумм. В случае выявления нарушений выясняется, на протяжении какого времени и какая сумма не относилась в банк и по какой причине, когда и на какую сумму имело место превышение лимита кассы за период, что проверяется; г) правильность расходования наличности, что получена в банке, на цели, отмеченные в чеке; правомерность расходования наличности из выручки; д) правильность ведения кассовой книги и своевременность учета в ней поступлений и выдачи наличности.

Результаты проверки оформляются актом с приданием к нему справки (по форме додатка № 20), в котором отображается состояние поступлений наличности к кассам предприятий, которые проверяются, и ее расходования за период, что проверяется.

Акт и справка подписываются руководителем, главным (старшим) бухгалтером предприятия и представителем банка.

В случае отказа подписывать акт в нем делается надпись "отказался" и добавляется соответствующее письменное объяснение.

Если при проверке нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки по форме додатка ЕЕ 20 С указанием, что проверка проведена в соответствии с требованиями этой Инструкции 2.2. Учет и аудит операций по текущему счету Каждое предприятие вправе открывать в любом учреждении банка текущий счет и другие счета для хранения денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Текущие счета открываются предприятиям, имеющим статус юридического лица и находящимся на самостоятельном балансе.

Каждой организацией может быть открыт текущий счет в одном или нескольких банках по его выбору.

Клиенты вправе открывать необходимое им количество текущих счетов.

Для их открытия в банк предоставляются следующие документы: 1) заявление на открытие счета; 2) копии устава и учредительного договора, заверенные нотариально; 3) нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации предприятия; 4) карточка с образцами подписей распорядителей кредитов (руко¬водитель предприятия и главный бухгалтер), оттиском печати предприятия, заверенной нотариусом в двух экземплярах; 5) справки о постановке на учет (налоговой инспекции, пенсионного фонда, органов социального страхования и обеспечения). После открытия текущего счета банк присваивает ему определенный номер, который указывается во всех расчетно-платежных документах, передаваемых в банк. На текущем счете сосредотачиваются денежные средства, зачисленные в форме выручки от реализации продукции, банковских кредитов и прочих поступлений.

С текущего счета производятся перечисления поставщикам за продукцию, финансовым органам, различным кредиторам, погашаются банковские кредиты, а также выдаются наличные для выдачи заработной платы и других расходов. Выдачу денег или безналичные перечисления с текущего счета банк осуществляет с согласия владельца текущего счета.

Однако, в определенных случаях, законодательством предусмотрено списание денежных средств с текущего счета в бесспорном порядке, банк может списать проценты за пользование кредитом, проценты по просроченным ссудам, плату за расчетно-кассовое обслуживание.

Прием и выдачу наличных денег, безналичные платежи банк осуществляет на основании первичных документов установленной формы. 1. Объявление на взнос наличными является основанием на внесение наличных денежных средств на текущий счет из кассы. 2. Чек (денежный) является основанием для получения денежных средств с текущего счета.

Хранятся чеки в кассе в сброшюрованной чековой книжке.

Чековые книжки выдаются банком, обслуживающим предприятие. Выписывается чек в одном экземпляре.

Денежные чеки подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются печатью предприятия. 3. Платежное поручение – это приказ банку о перечислении указанной суммы по соответствующему адресу. Выписывается оно в четырех экземплярах машинописным текстом. Первый экземпляр подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. 4. Платежное требование-поручение – это требование поставщика покупателю оплатить стоимость отправленной по договору поставки продукции, работ, услуг.

Записывается в четырех экземплярах машинописным текстом. Периодически банк выдает владельцу счета выписки с расчетного счета. Выписка с расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ему банком. В ней показывается остаток на начало периода, движение за отчетный период с разбивкой по каждой операции и конечный остаток. Выписка с текущего счета является регистром аналитического учета операций по расчетному счету. К ней прилагаются все документы, по которым производится зачисление и списание сумм. Полученные выписки с приложенными документами в бухгалтерии подвергаются тщательной проверке.

Целью аудиторской проверки операций на текущем, валютном и других счетах в банке явля¬ется формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу "Денеж¬ные средства" и соответствии применяемой ме¬тодики учета денежных средств на счетах в бан¬ке действующим в Украине нор¬мативным документам. Ведется проверка полноты и правильности синтетического учета операций по расчетному счету.

Такая проверка проводится по каждому счету, открытому в банке. Если по договору банковского счета преду¬смотрена выплата банком процентов за пользо¬вание денежными средствами, аудитор должен проверить, начисляет ли организация доходы ежемесячно или отражает их по факту зачисле¬ния процентов на текущий счет. При аудите операций по текущему счету аудитор также проверяет: • порядок ведения учетных регистров; • ведутся ли регистры синтетического уче¬та по каждому расчетному счету, открыто¬му в банке, составляется ли сводный ре¬гистр; • своевременность отражения в регистрах синтетического учета операций по движе¬нию денежных средств на текущем счете; производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка; • тождественность записей в учетных регист¬рах и в выписке банка.

Поступление денежных средств от финансо¬во-кредитных организаций в виде кредитов проверяют путем встречной сверки записей по регистрам бухгалтерского учета по счетам 601 " Краткосрочные кредиты банков в национальной валюте", 50 "Долгосрочные ссуды", 311 "Текущий счет", а также сверки выписок и приложен¬ных к ним документов.

Особое внимание аудитор должен уде¬лить проверке полноты оприходования налич¬ных денежных средств, сдаваемых в кассу банка (кредитной организации). Для этого про¬водят встречную проверку записей с данны¬ми учетного регистра по кредиту счета 301 " Касса ". Перечисление де¬нежных средств с текущего счета в погашение задолженности поставщикам следует анализи¬ровать в разделе аудита расчетных операций по счету 63 "Расчеты с поставщиками и подрядчи¬ками", чтобы установить, насколько реально и обоснованно они использованы.

Детальной проверке должны быть подверг¬нуты операции по счету 31 "Текущий счет" в сопоставлении со счетами учета затрат (23 " Производство", 91 "Общепроизводственные рас¬ходы" и др.), так как в дан¬ном случае может быть сокрыто перечисление средств за невыполненные работы, неоказан¬ные услуги.

Пересекающейся процедурой проверки операций по текущему счету явля¬ется проверка списания денежных средств со счета и полноты оприходования наличных де¬нег в кассу. Аудитор должен проверить: • приложена ли к выписке банка по операции снятия наличных денег квитанция к при¬ходному кассовому ордеру; • тождественность записей в регистрах синте¬тического учета по кредиту счета 31 "Текущий счет" и дебету счета 30 "Касса". Выявленные в ходе проверки операций по текущему счету нарушения аудитор фиксирует в рабочей документации и отражает в справке (отчете) по результатам данного раздела аудитор¬ской проверки. 3. Задача Цель задачи – установление законности, объяснения списания сумм с ответственного лица. Задание: 1. Установить порядок нарушения в бухгалтерском учете по недостаче. 2. Назвать нарушенные нормативные документы. 3. Какие исправления аудитор может предложить? 4. Составить акт. Условия задачи Установлена недостача у кладовщика Марченко Н.Т, предприятия «Омега», подлежит взиманию с виновного материально-ответственного лица, списана бухгалтером на счет просроченной депонированной заработной платы работников предприятия на сумму 232 грн. Расхождения фактического наличия материальных ценностей и средств с данными бухгалтерского учета, установленные при инвентаризации и других проверках, регулируются предприятием, учреждением в следующем порядке: • основные средства, материальные ценности, ценные бумаги, средства и иное имущество, которые выявлены в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия или увеличение финансирования учреждения с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных в этом лиц; • убыль ценностей в пределах утвержденных норм списывается по решению руководителя предприятия, учреждения соответственно на затраты производства, обращения или на уменьшение финансирования.

Нормы естественной убыли могут применяться только в случае выявления фактических недостач и после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. При отсутствии норм убыль рассматривается как сверхнормативная недостача; • сверхнормативные недостачи ценностей, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц по ценам, по которым исчисляется размер вреда от расхищения, недостач, уничтожения порчи материальных ценностей; • сверхнормативные убытки и недостачи материальных ценностей, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, зачисляются на убытки или уменьшение финансирования.

В документах, которыми оформляется списание убытков или сверхнормативные недостачи ценностей, должны быть указаны принятые меры относительно предотвращения таких недостач и убытков.

Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично.

С согласия собственника или уполномоченного им органа работник может передать для возмещенного им ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.

Возмещение работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению собственника или уполномоченного им органа путем удержания из заработной платы работника.

Распоряжение собственника или уполномоченного им органа должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее семи дней со дня сообщению об этом работнику. Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке предусмотренном законодательством.

При удержании материального ущерба из заработной платы следует учитывать, что согласно ст. 128 КЗоТ и ст. 26 Закона Украины от 01.07.2005 г. № 108/2005-ВР "Об оплате труда" при каждой выплате заработной платы размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику. Кроме того, согласно ст. 129 КЗоТ не допускаются удержания из выходного пособия, компенсационных и иных выплат, на которые в соответствии с законодательством не обращается взыскание.

Рассматривая вопрос о привлечении работника к материальной ответственности, следует всегда помнить, что согласно ст. 138 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган должен доказать наличие ущерба, противоправности, вины и причинной связи между действиями (или бездействием) работника и нанесенным ущербом. Без наличия условий, предусмотренных ст. 130 КЗоТ, возмещение ущерба, нанесенного предприятию, за счет конкретного работника (работников) является противоправным.

И очень хочется верить, что эти условия привлечения к материальной ответственности будут знать и помнить как руководители, так и подчиненные им работники. Взимание недостачи с виновного лица может быть следующими способами:- добровольное погашение недостачи работником путем вычета сумм недостачи из заработной платы работника;- погашение недостачи из заработной платы работника по приказу руководителя предприятия.

В нашем случае бухгалтерия предприятия, не спросив мнения работника о желание погасить недостачу добровольно, и не поставив в известность руководителя предприятия о недостаче, списала недостачу на счет невыплаченной депонированной заработной платы. Эти действия не являются законными, так как взыскание недостачи с заработной платы должно было оформлено приказом руководителя.