Автоматизированные информационные технологии в учете денежных средств

      Содержание Введение 1 Теоретические основы информационного процесса обработки информации по учету кассовых операций 2 Обследование объекта автоматизации. 1.Экономическая характеристика учхоза Кубань 2.Обследование учета кассовых операций 3. Использование компьютерных технологий при обработке информации по учету кассовых операций 3.1 Краткая характеристика программных средств 3.2 Обоснование выбора программы 3.3 Математическое описание алгоритма расчетов и описание последовательности техники операций 3.4 Написание руководства пользователю программы 3.5 Получение выходных отчетных машинограмм Выводы и предложения. Список использованной литературы Приложения.

Введение Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, однако использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.

Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, учитываются на счете 50 «Касса». На этом счете отражаются все кассовые операции по приходу и расходу денежных средств. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по счету 50. Автоматизируется учет движения денежных средств, что позволяет значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки Целью данной курсовой работы по автоматизации учета кассовых операций является совершенствование учета кассовых операций на основе использования компьютерных технологий.

Для реализации вышеуказанной цели выполнялись следующие задачи: изучена литература и дано теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе; проведено обследование экономических показателей развития производства на предприятии; обследована существующая организация учета и документооборот; разработаны программы с использованием программы Ехсе1; проведена опытная эксплуатация с использованием информации конкретного предприятия; получены выходные машинограммы - регистры бухгалтерского учета по данному участку; разработаны предложения производству. 1 Автоматизированные информационные технологии в учете позво­ляют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимы как для ведения опе­ративного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного кон­троля за ходом производственных процессов.

В условиях использования ав­томатизированных информационных технологий имеется возможность осу­ществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии.

Это положение позволит практическую реализацию при объединении персональных ЭВМ в локаль­ную сеть, ориентированную на АРМ Что же следует понимать под «автоматизированными информацион­ными технологиями в учете» Это человеко-машинная система функциони­рования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное вы­полнение функций бухгалтерского учета.

Ведение учета на основе автоматизированных информационных тех­нологии выполняется бухгалтерами, учетчиками, зав. складами в организа­ционной структуре АРМ, технически и программно объединенных к локаль­ную вычислительную сеть. Учет реализуется на основе триповых нормативных актов, т.е. положений о главных (старших; бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете о плане счетов и др. При этом используются традиционные элементы метода бухгалтерского учета (документация, инвентаризация, счета, двойная запись и т д.) Однако их реализация в условиях использования автоматизированных ин­формационных технологии имеет некоторые особенности.

В частности, в первичных документах отражают только оперативные (переменные) данные, а постоянную информацию хранят в базе данных, составляют первичные до­кументы в основном с помощью персональных компьютеров.

Формирование первичных документов и первичная обработка их данных преимущественно выполняется в местах выполнения хозяйственных операций, т.е. в подразде­лениях, на складах.

Запись на счетах бухгалтерскою учета, закрытие бухгалтерских сче­тов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчет­ности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бух­галтерского учета (машинограмм) выполняет персональный компьютер.

К организации автоматизированных информационных технологии в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований: повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годо­вой и периодической отчетности; повышение качества учета за счет расширения аналитичности по­казателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедре­ния оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными докумен­тами и выходными документами в режиме „запрос-ответ"; улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет ав­томатизации у четно-вычислительных функций, и как следствие, повы­шение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных воз­можностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к автоматизированным информационным технологиям они должны развиваться на принципах: рациона­лизации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизиро­ванных информационных технологий к внешней среде интеграции данных, банковой организации массивов, автоматизации документооборота, автома­тизации учетных функций.

Автоматизированные информационные технологии в учете обеспе­чивают решение следующих задач: 1. Учет труда и его оплаты формирование базы данных но учету кадров; формирование первичных документов по учету труда и его оплаты; обобщение данных но начислению оплаты труда по табельным но­мерам, бригадам, цехам и предприятию в целом; обобщение операций по счету „Расчеты по оплате труда": распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции; формирование выходных документов-машинограмм но учету труда и его оплаты.

Учет основных средств формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств; формирование инвентаризационных ведомостей; исчисление и распределение износа по объектам калькуляции; расчет переоценки основных средств. 3. Учет материальных ценностей формирование первичных документов но движению материальных ценностей; распределение затрат на материальные ценности по объектам каль­куляции. 4. Учет работы автотранспорта предприятия 5. Учет денежных средств обработка информации по учету кассовых операций, обработка информации по учету банковских операций; обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками. 6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства учет продукции; создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции; закрытие счетов бухгалтерского учета. 7. Обработка информации по сводному синтетическому и анали­тическому учету. получение шахматки и главной книги; разработка баланса; составление форм бухгалтерской и статистической отчетности. 2

Обследование объекта автоматизации

ОАО консервный комбинат "Крымский" градообразующее пред­приятие г. 83344 136910 171844 206,19 125,52 Теперь рассмотрим результаты произво... Себестоимость проданной продукции составила в 2000 году 537089 тыс.руб... На снижение прибыли повлияли операционные и вне реализационные расходы... при доходах 17330 тыс.руб.

Краткая характеристика программных средств

на рынке программ В начале 90-х годов началось зарождение отечественно... Фирма „ИНТЕЛЛЕКТ-СЕРВИС". Спектр и качество ее продукции, комплексный подход к проблемам удовлет... Среди пользователей ПС фирмы, торговые и страховые компа­нии, промышле... Это всего лишь капля в море программных средств на рынке про­грамм.

Обоснование выбора программы

Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими документа... Достаточно подвести курсор мыши на за­интересовавший показатель и щелк... Компьютер сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их ... В DOC-версиях бухгалтерских программ довольно серь­езной была проблема... 3.4.

Написание руководства пользователю программы

Следующая строка содержит главное меню программы, под ней расположена ... Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п.», а в пункте ... настройка системы; 2. Остальные же справочники заполняются обычно - в диалоговом окне. Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для полу...

Выводы и предложения АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов.

АИТ значительно облегчают работу бухгалтера, позволяют избежать многих ошибок при работе с документами, составлении баланса, отчетности, при выполнении различных расчетов. Так запись на счетах бухгалтерского учета, закрытие бухгалтерских счетов, заполнение главной книги, составление баланса и других форм отчетности выполняется программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета (машинограмм) производит компьютер.

При работе над этой курсовой работой была использована программа фирмы «1С» «1С: Бухгалтерия». Следует отметить, что начать работать с данной программой можно практически сразу после ее установки, не представляет большой сложности также и освоение ее базовых возможностей (процедур ручного ввода бухгалтерских записей и получения самых необходимых отчетов, оборотно-сальдовой ведомости, главной книги, шахматногооборотного баланса и многих других), а наличие мощных инструментальных средств позволяет гибко приспосабливать программу к автоматическому выполнению массовых расчетов.

При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т. п.), но и позволяет достаточно описать и модифицировать правила выполнения расчетов, что повышает эффективность использования программы на конкретном предприятии. Список использованной литературы 1. Брат а В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета», учеб, посо­бие М.: Финансы и С1а1ис1ика. 1994. 2. Бабаева З.Д Терекова В.А Рендухов И.М Шеина Т.Н. «Бухгалтерский учет: задачи и вопросы»; Учеб. пособие - М/ Финансы и статистика, 1994 3. Информационные системы в экономике // под ред. В.В. Дика М : Финансы и статистика, 1998. 4. Камышанов П.И. Практическое пособие но бухгалтерскому учету. -М.: Экономика, 1995. 5. Козлова Н.П Парашутин Н.В Бабченко Т.Н Галанина Е.Н, Бухгалтерский учет М Финансы и статистика, 1995. 6. «Компьютерные технологии обработки информации» // под ред. Назарова С.В. М/ Финансы и статистика, 1995. 7. Новикова В Компьютерный учет и групповые операции // Бухгал­терский уче1, 1998. №2. 8 Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по веде­нию бухгалтерского учета в «1С:ухгалтерии-Проф 6.0 для Windows». -М.: КомпьютерПресс, 1997. 9. Пахалко О. Составляющие информационной системы иредприя1ия // Экономика и жизнь, 1997г. №14. 10.Программные продукты БЭСТУ/ Экономика и жизнь, 1997. №7. И.Семенов М.И Лойко В.И Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебное пособие для агрономических специальностей вузов/Под общей ред. И.Т. Трубилина. -Краснодар: изд. КубГАУ, 1998. Выводы и предложения Важнейшим фактором повышения эффективности производства в любой отрасли, в том числе и в сельском хозяйстве, является улучшение управления.

Совершенствование форм и методов управления происходит па ос­нове достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов на­капливания, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных технологий (АИТ), называемых так­же новыми или современными.

В мире наступил такой период, когда производственный потенциал я научный уровень общества определяется суммарной мощностью ЭВМ и тех­нологическим совершенством переработки с их помощью информации Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации - важнейшая технико-экономическая задача, которая требует ускоренного развития индустрии информатики.

При этом возникают новые, еще не усто­явшиеся в научной литературе понятия „информационная экономика", „ин­формационные ресурсы" и т. д. Национальные „информационные ресурсы" - эго новая экономиче­ская категория.

Информация становится таким же ресурсом, как материал и энергия, и, следовательно, но отношению к этому ресурсу должны быть сформулированы те же критические вопросы.

Кто им владеет Кто в нем за­интересован Насколько он доступен Возможно ли его коммерческое ис­пользование В течение всей предшествующей XX веку истории развития челове­ческой цивилизации основным предметом труда оставались материальные объекты.

Деятельность за пределами материального производства и обслуживания, как правило относилась к категории непроизводственных затрат.

В конце XX века впервые в истории человечества основным предме­том труда в общественном производстве промышленно развитых стран ста­новится информация. Возникли (енденции неуклонною перекачивания тру­довых ресурсов из сферы материальною производства в информационную сферу, что является сейчас наиболее заметным симптомом, который получил название "информационный кризис". В настоящее время молено указать на два различных фактора, убеди­тельно свидетельствующих о начале перехода промышленно развитых стран па качественно новый этап технологического развития, который принято на­зывать веком информации и новых информационных технологий. 1) время удвоения объема накопленных научных знаний составляет 2-3 года (в 1900 - 50 лет, 1950 - 10 лет, 1970-5 лет); 2) материальные затраты на хранение, передачу и переработку информации превышают аналогичные расходы на энергетику.

По данным ЮНЕСКО, в настоящее время уже более половины всего за­нятого населения наиболее индустриально развитых стран принимают участие в процессе производства и распространения информации.

Как известно, большая часть усилий людей, занятых в информационном секторе, имеет своей целью управление людьми и машинами в ходе трудового процесса, однако усложнение трудового процесса вызывает трудности управле­ния при обработке информации вручную. Программа «1С Бухгалтерия», как мне кажется, является одной из са­мой лучших и удобных бухгалтерских программ. Но, как и все программы, она имеет некоторые недостатки.

Если данная программа настроена для работы на данном предприятии, то она очень удобна в пользовании, а если нет, то далеко не каждый сможет «набить» ее первичными данными, а тем более наш средний бухгалтер (женщина средних лет. которая с трудом передвигает мышку двумя пальцами). Поэтому очень часто приходится вызывать программиста, который настроит для предприятия программу.