Документальное оформление расчётов с поставщиками и подрядчиками

Документальное оформление расчётов с поставщиками и подрядчиками. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли–продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом–фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. Товарно–транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильными транспортном.

Товарно–транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

В зависимости от особенностей товаров к товарно–транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере». Счет фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик.

Счет–фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету–фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара. Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно–транспортной накладной, счете–фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.

Если товары получает материально–ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно–материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д. Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности, если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет–фактура, товарно–транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.

Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.

В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии). При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки. После проверки, приемки и таксировки, принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в «Журнале поступления товаров», бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал–ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим. Журнал–ордер № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами: 1) по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60); 2) по акцептованным платежным документам оплаченным – материалы не поступили (справочно – «За не прибывший груз», сальдо нет); 3) сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили). Журнал–ордер ведется линейно–позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи.

Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие расходы.

Сумма претензии относится на счет 76 субсчет “Расчеты по претензиям” и записывается в журнал–ордер № 6 по соответствующей позиции. Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале–ордере № 6 (как неотфактурованные поставки) и ведомости № 7. 2 Методологические основы учёта и анализа расчётов с поставщиками и подрядчиками 2.1 Аналитический и синтетический учёт Синтетическими называют счета, на которых учет ведется в обобщенном виде и только в денежном выражении.

Например, счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» показывает общую сумму задолженности всем работникам предприятия по оплате труда. Учет, который ведется на синтетических счетах, называется синтетическим. Особенностями синтетических счетов является то, что они имеют прямую связь с балансом, записи на этих счетах делаются кратко. Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно.

Например, кроме данных об общей сумме основных средств, необходимо иметь сведения о конкретных видах основных средств (здания, оборудование, машины и т.п.). Помимо данных об обшей сумме задолженности перед рабочими и служащими, нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности, Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.

Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов, называются аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических четах, также называется аналитическим. Аналитические счета открывают в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду хозяйственных средств, из источников и процессов. Между счетами синтетического и аналитического учёта существует тесная взаимосвязь, которая заключается в следующем: :1) Сумма остатков (сальдо) по аналитическим счетам равна остатку (саль:до) по синтетическому счету, к которому они открыты. 2) Сумма оборотов по дебету аналитических счетов равна обороту по дебету синтетического счета, к которому они открыты, аналогично по кредиту. 3) Если синтетический счет активный, то его аналитические сче­та также активные, аналогично и по пассивным счетам.

Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кредиту синтетического счета, отражается в той же сумме соответствен­но по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счете.

Не все синтетические счета требуют ведения аналитического уче­та. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми («Касса», «Расчетный счет» и др.). Счета, которые требуют ведения аналити­ческого учета, – сложными («Расчеты с подотчетными лицами», «Основные средства» и др.). Некоторые сложные синтетические счета непосредственно свя­заны с аналитическими счетами, без каких-либо промежуточных групп.

Например, в дополнение синтетического счета «Расчеты с под отчетными лицами» открывают аналитические счета на каждое под отчетное лицо. Так же обстоит дело и со счетом «Расчеты с персо­налом по оплате труда» и др. Однако такое простое построение аналитического учета не все­гда обеспечивает получение необходимых показателей, Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов. Первые (после синтетического счета) группы счетов аналитического учета называются субсчетами.

Субсчет промежуточное учетное звено между синтетическими и аналитическими счетами. Каждый субсчет объединяет несколько аналитических счетов, но сами они, в свою очередь объединяться одним синтетическим счётом. Иногда субсчета называются счетами второго порядка. Связь между синтетическим счётом, его субсчетами и аналитическими счетами можно проследить на примере счета 10 «Материа­лы». В дополнение к этому синтетическому счету открывают суб­счета: 1) Сырье и материалы; 2) Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, кон­струкции и детали; 3) Топливо; 4) Тара и тарные материалы; 5) Запасные части; 6) Прочие материалы; 7) Материалы, переданные в переработку на сторону; 8) Строительные материалы и другие.

В свою очередь, в дополнение к каждому субсчету открывают аналитические счета на каждый конкретный вид материалов (пило­материалы, гвозди и т.п.). 2.2