Учет личного состава предприятия

Учет личного состава предприятия. В отчетности по труду предприятий, объединений, организаций отдельных отраслей материального производства предусмотрено деление работников на персонал, занятый в основной и не основной деятельности. На промышленных предприятиях персонал распределяется по трем группам промышленно-производственный основная деятельность непромышленных организаций, состоящих на балансе промышленного предприятия не основная деятельность и работники не списочного состава выполняющие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера. К промышленно-производственному персоналу относятся работники основных и вспомогательных цехов, подсобных производств, заводских лабораторий и отделов, очистных сооружений, узлов связи, информационно-вычислительных центров, всех видов охраны, заводоуправлений и т.д. Персонал не основной деятельности промышленных предприятий составляют работники, занятые обслуживанием жилищного и коммунального хозяйства, торговли, подсобных сельскохозяйственных предприятий, медицинских учреждений и учреждений дошкольного воспитания, культуры и т.п. По выполняемым хозяйственным функциям персонал предприятий подразделяется на рабочих и служащих. Из группы служащих выделяются руководители, специалисты и другие работники, относящиеся к служащим.

Распределение их по группам и категориям отражено в Общесоюзном классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОКПДТР , утвержденным Госкомстатом СССР 27 августа 1986 г. Согласно этому классификатору, к рабочим относятся лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей, ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и т.п. К руководителям относятся работники, занимающие должности руководителей предприятия и их структурных подразделений, например, генеральные директора, их заместители, главные специалисты главный инженер, главный бухгалтер, главный экономист и др Группу специалистов составляют инженеры, бухгалтеры, экономисты, юрисконсульты, т.е. персонал, занятый инженерно-техническими, экономическими и иными работами. Другие работники, относящиеся к служащим, осуществляют подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание кассиры, контролеры, табельщики, делопроизводители, учетчики. Показатели численности и состава персонала по указанным группам и категориям регламентируется в соответствии с Инструкцией по статистике численности и заработной платы рабочих и служащих.

Общее количество работающих данного предприятия или объединения, которое значится в списках на заработную плату оплату труда, называется его списочной численностью.

В списочный состав включаются фактически явившиеся на работу находящиеся в служебных командировках не явившиеся на работу по болезни, оправданной больничным листом принятые на работу на неполный рабочий день или неполную неделю работающие на дому по договору студенты, находящиеся в учебном отпуске с сохранением зарплаты получившие отгул за работу в выходные и праздничные дни имеющие выходной день по графику работы предприятия находящиеся в отпуске по беременности и родам другие категории работников.

В списочный состав не включаются работники, временно привлекаемые к выполнению отдельных работ по трудовым договорам.

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за отчетный месяц складываются цифры численности работников за каждый день месяца, включая нерабочие выходные дни, и эта цифра делится на число календарных дней отчетного месяца.

Расчет среднесписочной численности подчиняется определенному порядку в соответствии с принятыми документами, например, в этот расчет не включаются женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за детьми до трех лет Оперативный учет личного состава возложен на кадровую службу или лиц, на это уполномоченных, которые оформляют прием, переводы и увольнения работающих.

Основанием для приема на работу являются приказ руководителя фирмы о приеме на работу данного работника с указанием даты зачисления на работу контракт, в котором оговариваются условия труда, оплаты труда, отдыха и особые факторы.

При этом контракт не должен нарушать права работника, указанные в КЗоТе. Например, если в КЗоТе записано, что длительность рабочей недели в стране составляет 40 часов в неделю, в контракте не может быть оговорена более длинная неделя! Для первичного учета численности персонала предприятия документами-основаниями также являются приказ о переводе на другую работу прекращение трудового договора личная карточка в отделе кадров записка о предоставлении отпуска табель учета использования рабочего времени.

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия, присваивает каждому работнику, принятому на предприятие, табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во всех документах на зарплату.

Впервые поступившему на предприятие выдается трудовая книжка, хранящаяся до его увольнения в отделе кадров. На каждого работника в отделе кадров заводится личная карточка, в которой указываются все сведения о работнике образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т.д Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет лицевой счет, в котором указывается необходимая информация фамилия, имя, отчество цех, отдел предприятия категория персонала табельный номер работника состав семьи работника, в том числе количество детей и иждивенцев для расчета налогов и определения льгот дата поступления на фирму если работник является пенсионером, то указывается вид, срок и сумма получаемой пенсии.

Лицевой счет заполняется в течении года, если происходят изменения. Далее в нем отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые произведены исходя из них исчисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листам и т.д. На следующий год на каждого работника будет открыт новый лицевой счет. Руководитель фирмы приказом назначает лицо, ответственное за ведение табельного учета.

Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу сроком на 1 день и более кроме работников, с которыми заключен договор подряда 2.2. Учет рабочего времени.

На каждом предприятии установлен определенный трудовой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета форма Т-12 . Он предполагает наблюдение за приходом на работу и уходом с нее, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени, своевременное составление отчетности о наличие и движении работников, использовании рабочего времени и состоянии трудовой дисциплины.

Табель представляет собой перекрестную таблицу, где по горизонтали заполняются дни месяца, а по вертикали заполняется список фамилий работников. Отметим, что форма Т-12 предназначена только для учета рабочего времени, и никаких расчетов в ней не производится. Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом например,10 . Невыход на работу без уважительных причин является прогулом ставится ноль часов работы. Табельный учет может осуществляться одним из следующих способах посредством металлических жетонов и табельной доски с обозначенными номерами работающих, пропусков, специальных табельных карточек и контрольных часов, контрольно-пропускных устройств.

Для контроля за приходом и уходом работающих на одних предприятиях используются средства механизации и автоматической регистрации данных например, электронно-вычислительные машины, контрольные часы, на других- учет ведется на рабочих местах бригадирами, сменными мастерами, начальниками цехов и отделов, заполняющими рапорта о выходе на работу или табеля учета использования рабочего времени.

Табель представляет собой именной список работников бригады, смены, цеха отдела. В нем указываются табельный номер работника, фамилия, имя и отчество, количество отработанных часов, в том числе ночных, выходные дни, неявки на работу по болезни, в связи с командировкой, отпуском, выполнением государственных и общественных обязанностей. Учет явок и использования рабочего времени осуществляется методом сплошной регистрации или по отклонениям, т.е. отметкой только неявок, опозданий, сверхурочных часов, прогулов и т.п. При этом делаются цифровые и буквенные отметки часы явок отмечаются цифрами или точками при табельном учете по отклонениям, а неявки- буквами Б болезнь , О очередные и дополнительные отпуска , К командировки , В выходные и праздничные дни , Р отпуск в связи с родами и т.д. Если на предприятии объединении применяется авансирование работников по оплате труда, то табель заполняется дважды за первую половину месяца для начисления и за весь месяц.

Для работников с повременной или повременно-премиальной оплатой труда на оборотной стороне табеля производится расчет заработной платы для персонала отделов и служб заводоуправления руководителей, специалистов, служащих и других работников, относящихся к служащим. По окончании месяца табель закрывается, т.е. в нем подсчитывается по каждому работающему количество дней явок на работу неявок по причинам, количество неотработанных часов опоздания, преждевременный уход с работы, простои общее количество отработанных часов, в том числе сдельные, ночные, переработка.

Заполненный табель заверяется подписями ответственных лиц начальник отдела или участка и табельщик, а на малом предприятии бухгалтер и руководитель предприятия, в последний день месяца сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Табель также используется при составлении текущей статистической отчетности о выполнении плана по труду и для анализа трудовой дисциплины.

Учет труда работника, имеющего какую-либо форму сдельной оплаты труда, производится на основании карточки учета выработки, маршрутного листа, наряда на работу или других документов на выполнение в течении месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками. Норма на работу- это задание на выполнение определенного вида работ или услуг, производства какого- либо вида продукции. По окончании работы в наряде делается отметка о конечных результатах труда по этому наряду.

Аналогично оформляется и карточка учета выработки. Всем работникам, труд которых оплачивается сдельно, администрация предприятия по истечении пяти дней после приема работника обязана выдать расчетные книжки ст. 100 КЗоТ . В расчетные книжки расчетный листок записываются условия труда и расчеты по заработной плате. Они хранятся у работника и представляются в бухгалтерию предприятия для записи расчетов по заработной плате и для отметок об изменении условий труда.

После записи расчетов по заработной плате расчетная книжка возвращается работнику не позднее, чем за два дня до выдачи заработной платы. Расчетная книжка расчетный листок является документом, подтверждающим размер заработной платы работника- это официальное ее свидетельство. Работники, не входящие в штат предприятия, как правило, оформляют трудовые взаимоотношения в форме договора - подряда или договора поручения. Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку предприятия, выполняют работу в любое удобное для себя время, и единственным отчетным параметром их деятельности является объем выполненной работы. 3.