Обязательные реквизиты счетов-фактур

Обязательные реквизиты счетов-фактур. В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия к вычету или возмещению НДС из бюджета.

Требования к этому документу установлены НК РФ, и их несоблюдение влечет отказ в вычете или возмещении НДС, уплаченного контрагенту (п. 2 ст. 169 НК РФ). Стоит отметить, что с января 2010 г. упомянутая норма НК РФ (п. 2 ст. 169 НК РФ) действует в новой редакции, которая (надеемся) значительно уменьшит столь обильное количество формальных придирок к оформлению счетов-фактур, а значит, и обращений налогоплательщиков (для разрешения той или иной спорной ситуации) в судебные инстанции. В то же время утверждать, что теперь по данному вопросу все будет "идеально гладко", мы не можем - налоговики (было бы желание) всегда найдут, к чему придраться.

Именно из этих соображений мы вновь обращаемся к данной теме - на повестке дня прежние и обновленные правила, которые надо учесть при оформлении главного документа, необходимого для налогового вычета по НДС. Для начала напомним перечень обязательных реквизитов счетов-фактур, которые поставщик оформляет при отгрузке товаров (работ, услуг). Этот перечень приведен в п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ: 1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры; 2) наименование, адрес и идентификационные номера поставщика и покупателя; 3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; 4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг); 5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания); 6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания); 7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог с учетом суммы налога; 8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога; 9) сумма акциза по подакцизным товарам; 10) налоговая ставка; 11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок; 12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога; 13) страна происхождения товара; 14) номер таможенной декларации; 15) подписи руководителя и главного бухгалтера либо иных уполномоченных лиц. Счет-фактура, в котором нет необходимых реквизитов, не может являться основанием для принятия НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Перечень реквизитов счета-фактуры, который выставляется при получении оплаты (в том числе и частичной) в счет предстоящих поставок товаров, работ, услуг, приведен в п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Напомним, что к обязательным реквизитам такого "авансового" счета-фактуры относятся: 1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры; 2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя; 3) номер платежно-расчетного документа; 4) наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав; 5) сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав; 6) налоговая ставка; 7) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

Счет-фактура на предоплату также должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации. 3.2. Итоги и организационные моменты Итак, на многие вопросы заполнения счетов-фактур и принятия по ним к вычету НДС до сих пор нет однозначного ответа, судебная практика по ним также противоречива.

Это приводит к необходимости руководству организации делать самостоятельный выбор в спорных ситуациях, исходя из анализа соотношения получаемой выгоды и налогового риска, с учетом последних разъяснений Минфина и налоговых органов, тенденций судебных решений в аналогичных ситуациях в соответствующем округе.

На практике также возникает ситуация, когда в организацию, например торговую, ежедневно поступает поток счетов-фактур от множества поставщиков, в том числе и документы, оформленные с нарушениями.

Бухгалтер, ответственный за вычет НДС и оформление книги покупок, контролирует качество входящих счетов- фактур и выявляет те документы, которые нуждаются в исправлении.

Бухгалтерия, как правило, не имеет ресурсов времени, чтобы связываться с каждым поставщиком и добиваться исправления счетов-фактур или их замены до конца налогового периода.

При этом лица, получившие при поступлении товаров (работ, услуг) такие "бракованные" счета-фактуры, не разбираются в тонкостях их оформления и ответственности за качество переданных в бухгалтерию документов не несут.

Результатом подобной постановки документооборота могут стать существенные налоговые потери для организации в части вычета НДС. Чтобы избежать такой ситуации, можно возложить обязанности по доставке в бухгалтерию "качественных" счетов-фактур непосредственно на лиц, взаимодействующих с поставщиками (сотрудников отдела закупок, экспедиторов и др.). Соответствующий пункт должен быть включен в должностные инструкции сотрудников, в зависимость от его выполнения можно поставить выплату какой-либо переменной части заработной платы данных сотрудников.

Также необходимо для всех теперь уже ответственных сотрудников, получающих от поставщиков первичные документы, организовать силами бухгалтерии инструктаж по правильному заполнению счетов-фактур, пояснить им особенности заполнения каждого реквизита, подписью каждого прошедшего инструктаж сотрудника удостоверить, что он с правилами заполнения счетов-фактур ознакомлен. При каждом изменении требований к заполнению счетов-фактур знания сотрудников следует обновлять на дополнительном инструктаже.

При этом контроль со стороны бухгалтерии за качеством оформления счетов-фактур будет сводиться к тому, что бухгалтер не будет больше "выбивать" у поставщика исправленный счет-фактуру, а будет лишь выявлять нарушения в оформлении счетов-фактур и указывать на них соответствующим ответственным сотрудникам, взаимодействующим с поставщиками. Подобная практика приводит к тому, что качество поступающих в бухгалтерию "входящих" счетов-фактур существенно повышается, исправленные документы поступают быстрее, меньше времени сотрудников бухгалтерии тратится на решение такого формального, но на практике важного вопроса, как получение от поставщика счета-фактуры, оформленного надлежащим образом.