Порядок проведения переговоров

Порядок проведения переговоров. Порядок проведения деловых переговоров зависит от характера рассматриваемых вопросов, целей, задач и многих других фактов. В большинстве случаев сценарий деловых переговоров включает: определение темы для обсуждения сторон; постановку вопроса об условиях предполагаемой сделки; обсуждение данного вопроса; поиск приемлемого решения. Прежде чем приступать к осуществлению сценария, принимается программа формирования атмосферы доверия сторон друг к другу: психологическая подготовка (подарки, сувениры, цветы для женщин); снятие сильных эмоций; формирование признание атмосферы законности спорных вопросов; создание обстановки доверия.

При подготовке и ведении переговоров нередки следующие типичные ошибки: подготовка к переговорам проходит наспех, её будущие участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. На самом деле подготовка к переговорам, по данным ряда исследователей, должна занимать до 80% времени, отведенного на подготовку и проведение переговоров, и даже более; за столом переговоров возникают споры внутри делегаций (ведутся внутренние переговоры), что недопустимо.

Если какие-то вопросы остались несогласованными внутри делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв; в ходе переговоров недостаточно внимания уделяется тому, как конкретно могут быть реализованы предложения; не учитываются особенности делового общения и этикета партнера их другой страны, что ведет к взаимному непониманию на переговорах.

Сигналом к началу переговоров служит приглашение главы прибывшей делегации к столу. Это происходит после того, как члены делегации познакомились друг с другом и вручили сувениры. При первой встрече подарки (сувениры) дарят хозяева - как в знак того, что члены делегации, представляющей фирму-партнера, рассматриваются как почетные гости, которые могут рассчитывать на длительные плодотворные взаимоотношения.

При всех последующих встречах обмен подарками становится обязательным. Начало переговорного процесса включает: представление участников переговоров; обмен суждениями, демонстрация доброй воли слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, договариваться; выстраивание генеральной линии поведения сторон; формулировку взаимных ожиданий от переговоров; описание истории взаимоотношений сторон (фирм), если она существует; выявление интересов и позиций. Представление участников происходит до начала переговоров.

Первым представляется глава делегации хозяев и представляют членов своей команды по убыванию, то есть, сначала тех, кто занимает более высокое положение. Вторым то же самое делает руководитель прибывшей делегации. Участники могут обменяться визитными карточками. Казалось бы, первыми должны представляться гости, что подчеркнуло бы уважение к ним. Однако в действительности все происходит наоборот. В соответствии с международными нормами сначала представляется делегация хозяев.

Во время приема делегации в первую очередь знаки внимания оказываются дамам. Еще в аэропорту им вручают цветы - как членам делегации, так и сопровождающим лицам. Важная деталь: цветы должны быть завернуты в целлофан. Мужчины пожимают друг другу руки, сопровождая этот жест улыбкой. Дальнейший этап-предъявление сторонами полномочий друг другу, что особенно важно, если партнеры впервые сели за стол переговоров. Эта процедура не только укрепляет доверие к собеседниками, но и дает возможность четче обозначить предмет предстоящей дискуссии.

В частности, лицо, прибывшее на переговоры, может предъявить письмо-доверенность руководителя своей фирмы, заверяющее, что вести переговоры на такую-то тему поручено именно такому-то. Руководитель фирмы для подтверждения своих полномочий может вручить рекомендательные письма от своих банкиров или деловых партнеров, известных другой стороне. Особую роль играет оформление полномочий на международных конференциях.

В этом случае полномочия для главы и членов делегации оформляются на специальном бланке и сдаются перед началом форума в комитет по проверке полномочий, учреждаемый на конференции. На деловых переговорах в рядах случаев полезно заблаговременно раздать каждому участнику для ознакомления письменный доклад. В этом случае не требуется делать специальный доклад, а только ограничиться кратким вступительным словом. Далее начинают выступать ведущие бизнесмены. Концерны зарубежных стран имеют в своих штатах для этих целей специалистов, владеющих искусством риторики и аргументации.

Как правило, с иностранцами заранее согласовывается вопрос о рабочем языке переговоров. Если предусматривается синхронный перевод, то следует подумать о рабочем месте для переводчика – специальной кабинке. При последовательном переводе, переводчик каждой стороны сидит слева от главы всей делегации или же сразу за ними и чуть левее. Приведем некоторые правила техники ведения переговоров: Следует избегать высказываний, принижающих личность партнера, следует привлечь светский этикет, вежливость и культурное отношение.

В крайней форме — лучше прервать переговоры (не делать негативных оценок). Эффективность диалога значительно снижают высказывания, которые вытекают из мыслей самого слушающего, не затрагивая мысли или чувства, выраженные собеседником. То, что говорит партнер, не принимается во внимание, его высказываниями пренебрегают (не игнорировать мнение собеседника). Собеседник задает партнеру вопрос за вопросом, явно старается разузнать что-то, не объяснив ему своих целей.

Определите с ним цели и задачи переговоров или объявите перерыв для консультации с руководством (не допускать незатейливых выспрашиваний). В ходе разговора собеседник вставляет высказывания, пытаясь направить ход переговоров в нужное ему русло (не делайте замечаний в ходе беседы). Собеседник желает поговорить более подробно о чем-то из уже сказанного, что он недопонял или ему представляется спорным.

Если вы неверно определили то, что является главным, говорящий имеет возможность поправить вас (допускаются уточнения). Перефразирование, передача сказанного партнером собственными словами в сокращенном виде с выделением того, что показалось главным собеседнику. Перефразирование может заключать в себе новую расстановку акцентов, обобщение или повторение только тех слов партнера, в которых заключено главное противоречие или главная идея (не допускайте перефразирования). Собеседник пытается вывести логическое следствие из высказываний партнера, но только в тех рамках, которые он задавал.

В противном случае это переходит в игнорирование. Развивая мысль партнера, можно добавить то, что готов был сказать партнер, но не сказал. Можно вывести следствие из слов партнера, уточнить то, что он имел в виду (дальнейшее развитие мыслей). Сообщение партнеру о своей эмоциональной реакции на его сообщение или о своем состоянии в данной ситуации хорошо сочетается с техникой перефразирования (не допускайте своего эмоционального состояния). Сообщение о том, как в данный момент воспринимается его состояние, хорошо сочетается с техникой перефразирования (не допускайте описания эмоционального состояния партнера). Подведение промежуточных итогов уместно после особенно длительной реплики партнера (выбирайте правильно момент поведения промежуточных итогов). В заключение приведем правила, которые помогают убедить партнера по переговорам: Очередность приводимых аргументов влияет на их убедительность. Наиболее убедителен следующий порядок аргументов: сильные — средней силы — самый сильный (козырная карта). Для получения положительного решения по важному для вас вопросу поставьте его на третье место, предпослав ему два коротких, простых, приятных для собеседника вопроса, на которые он легко ответит.

Не загоняйте партнера в угол. Дайте ему возможность «сохранить лицо». Убедительность аргументов в значительной степени зависит от имиджа и статуса убеждающего. Не загоняйте себя в угол, не понижайте свой статус.

Не принижайте статус партнера.

К аргументам приятного нам партнера мы относимся снисходительно, а к аргументам неприятного — с предубеждением. Желая переубедить, начните не с разделяющих вас вопросов, а с того, в чем вы согласны с партнером. Проявите эмпатию — способность к постижению эмоционального состояния другого человека в форме сопереживания. Проверяйте, правильно ли вы понимаете партнера. Избегайте слова, действия и бездействия, могущих привести к конфликту.

Следите за мимикой, жестами и позами своими и партнера. Покажите, что предлагаемое вами соответствует каким-то интересам партнера. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс.

Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов.

Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания. Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу(2-3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров. Анализ итогов переговоров преследует следующие цели: сравнение целей переговоров с их результатами; определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров; деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям: анализ сразу по завершении переговоров; Такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения); анализ на высшем уровне руководства организацией. Такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели: обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив; оценка информации об уже принятых мерах и ответственности; определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров; получение дополнительной информации о партнере по переговорам; Индивидуальный анализ деловых переговоров - это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задача и организации в целом.

Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров. 2.2.