Структура и функции бухгалтерской службы

Структура и функции бухгалтерской службы. Организует работу главный бухгалтер, назначенный на должность руководителем организации.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Главный бухгалтер отвечает за учет основных средств и нематериальных активов, учет амортизации, финансовых результатов (01-08,90-99) Подчинятся главному бухгалтеру: • бухгалтер-кассир (50,51) • бухгалтер, ведущий учет расчетов (60-79 счета), • бухгалтер, ведущий учет материалов, затрат на производство, готовой продукции (10,20-29,40) 3. Учет денежных средств Учет денежных средств осуществляется на основании следующих нормативных актов: 1. ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.1203 № 173-ФЗ 2. ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении налично-денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03 № 54-ФЗ 3. ПБУ 36«Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» от 27.11.06 №154 н 4. «Порядок ведения кассовых операций в РФ» утвержденный письмом ЦБ РФ от 04.10.93 №18 5. Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм ПУД по учету кассовых операций и результатов инвентаризации» от 18.08.99 №88 Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Анализ счета показывает сольдо на начало и конец периода, обороты за период в разрезе других счетов. Таблица 1- Хозяйственные операции по учету денежных средств № п. п. Наименование хозяйственной операции Документы Дт Кт Сумма Первичные Синтетические аналитические 1 Поступление денежных средств в кассу Приходный кассовый ордер Ведомость 7,1 Журнал учета кассовых операций 50 71.1 2700 2 Выдача денежных средств из кассы Расходный кассовый ордер Ведомость 2, журнал 1 -||- 51 50.1 10000 4. Учет вложений во внеоборотные активы Учет вложений во внеоборотные активы регламентируется: 1. НК РФ часть 2 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» от 05.08.2000 №117-ФЗ 2. Приказ Минфина «Методические указания по учету основных средств» от 13.10.2003 №91 н 3. ПБУ 61 «Учет основных средств» от 30.03.01 № 26 н. Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1), акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а), акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б) применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств.

Указанные акты, утвержденные руководителем организации, вместе с технической документацией передаются в бухгалтерскую службу организации, которая на основании этих документов открывает инвентарную карточку или делает отметку о выбытии объекта в инвентарной карточке. Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6), инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а), инвентарная книга учета объектов сновных средств (форма N ОС-6б) применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект. Организация, имеющая небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет может осуществлять в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об объектах основных средствах по их видам и местам нахождения.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях их учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта основных средств, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также на выбывшие объекты основных средств в течение месяца могут находиться (до конца месяца) обособленно от инвентарных карточек остальных основных средств.

Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.

Заполнение инвентарной карточки (инвентарной книги) производится на основе акта (накладной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарного объекта основных средств. В инвентарной карточке (инвентарной книге) должны быть приведены: основные данные об объекте основных средств, сроке его полезного использования; способе начисления амортизации; отметка о неначислении амортизации (если имеет место); об индивидуальных особенностях объекта. На объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку.

Приобретен принтер на сумму 5401,67, НДС – 972,3. Стоимость принтера списана полностью. Таблица 2 – Хозяйственные операции по учету основных средств № п. п. Наименование хозяйственной операции Документы Дт Кт Сумма Первичные Синтетические аналитические 1 Приобретен объект основных средств Товарная накладная Ведомость 18, журнал 6 книга покупок 08 60 5401,67 2 Начислен НДС Счет-фактура Ведомость по счету 19, журнал 6 Журнал учета полученных и выставленных счет-фактур, книга покупок 19 60 972,3 3 Введен в эксплуатацию объект основных средств Акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) Ведомость по счету 01, журнал 16 Инвентарная карточка 01 08 5101,67 4 Оплачен объект основных средств Выписка с расчетного счета журнал 2,6 - 60 51 6373,97 5 Принят НДС к зачету Бухгалтерская справка Ведомость по счету 68, журнал 8 - 68 19 972,3 6 Начислена амортизация по объекту основных средств Ведомость начисления амортизационных отчислений Ведомость 12, журнал 10,10/1 Разработочная таблица начисления амортизации основных средств 26 02 5401,67 5. Учет материально-производственных запасов Учет материально-производственных запасов ведется с использованием следующих документов: 1. ПБУ 51 «Учет материально-производственных запасов» 2. Приказ Минфина «Методические указания по учету материально-производственных запасов» от 28.12.2001 № 119н Доверенность (формы N М-2 и N М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц. Приходный ордер (форма N М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.

Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Акт о приемке материалов (форма N М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Лимитно-заборная карта (форма N М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Требование-накладная (форма N М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную составляют в двух экземплярах. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывают в двух экземплярах. Карточка учета материалов (форма N М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Таблица 3 – Хозяйственные операции по учету материально-производственных запасов № п. п. Наименование хозяйственной операции Документы Дт Кт Сумма Первичные Синтетические аналитические 1 Приобретены материально-производственные запасы Товарная накладная Ведомость 10, журнал 6 Карточка учета материалов, книга покупок 10 60 46187,01 2 Учтен НДС Счет-фактура Ведомость по счету 19, журнал 6 Журнал учета полученных и выставленных счет-фактур, книга покупок 19 60 8313,66 3 Оплачены материалы Выписка с расчетного счета Ведомость 6, журнал 2 - 60 51 54500,67 4 Отпущены материалы на сторону Накладная на отпуск материалов на сторону журнал 10,10/1 Аналитические данные по счету 91, карточка учета материалов 91.2 10.8 46187,01 5 Начислена выручка по отпущенным материалам -||- Ведомость 16 Аналитические данные по счету 91 62 91.1 54500,67 6 Начислен НДС Ведомость по счету 68 Аналитические данные по счету 91 91.2 68 8313,36 7 Восстановлен НДС Ведомость по счету 68, ведомость 16 - 68 62 8313,36 8 Отпущены материалы в основное производство накладная Ведомость 10,10/1 Карточка учета материалов 20 10.8 32 6. Учет расчетов с работниками организации Учет расчетов с работниками организации регламентируется ТК от 30.12. 2001 г. N 197-ФЗ Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма N Т-1 - на одного работника, форма N Т-1а - на группу работников.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку.

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а). Лицевой счет (форма N Т-54), лицевой счет (форма N Т-54а) применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), табель учета рабочего времени (форма N Т-13) применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53) применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

Таблица 4 – Хозяйственные операции по учету расчетов с работниками организации № п. п. Наименование хозяйственной операции Документы Дт Кт Сумма Первичные Синтетические аналитические 1 Начислена зарплата Расчет приработка Журнал 10 Лицевой счет 20 70 55390 2 Приобретены материалы подотчетником Авансовый отчет, приходный ордер журнал 7 Карточка счета 10.8 71 2353,55 3 Списаны затраты на общехозяйственные расходы Авансовый отчет журнал 7,10,10/1 - 26 71 200 4 Выдан перерасход из кассы Авансовый отчет Журнал 1,7 - 71 50 2553,55 7.