Система документооборота и формирование регистров учета в бухгалтерской службе

Система документооборота и формирование регистров учета в бухгалтерской службе. Создание первичных учетных документов или получение их от других предприятий, принятие их к учету, обработка, передача в архив называется документооборотом.

Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота ООО СМФ Градэксстрой оформлен в виде схемы и приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. ООО СМФ Градэксстрой оформляет хозяйственные операции оправдательными документами, составленными по формам, содержащимися в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а также по формам, утвержденным отдельными нормативными актами государственных органов.

Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, разрабатываются ООО СМФ Градэксстрой самостоятельно для индивидуального применения. При этом формы первичных документов индивидуального применения, разрабатываемые ООО СМФ Градэксстрой должны содержать обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом О бухгалтерском учете и утверждаться приказом или распоряжением руководителя организации в установленном порядке - наименование документа - дату составления документа - наименование организации, от имени которой составлен документ - содержание хозяйственной операции - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении - наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления - личные подписи указанных лиц. ООО СМФ Градэксстрой самостоятельно разрабатывает и утверждает Перечень регистров бухгалтерского учета, содержание которых является коммерческой тайной.

В первичных учетных документах могут содержаться дополнительные реквизиты в целях получения необходимой информации для налогового учета.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив бухгалтерии.

До передачи документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

В соответствии с Учетной политикой ООО СМФ Градэксстрой применяет журнально-ордерную форму счетоводства.

При использовании для ведения бухгалтерского учета вычислительной техники журналы-ордера формируются применяемым программным обеспечением. Обработка учетной информации и формирование учетных регистров осуществляется с применением компьютерной технологии в программе 1С Бухгалтерия. Формирование регистров учета, не предусмотренных программой 1С Бухгалтерия в том числе создаваемых на базе информации, содержащейся в указанной программе, может осуществляться как с применением компьютерных технологий с использованием электронных таблиц Excel и текстового редактора Word, так и без применения компьютерных технологий.

Вывод на бумажные носители регистров учета за каждый отчетный период осуществляется не реже одного раза в квартал. ООО СМФ Градэксстрой применяет рабочий План счетов бухгалтерского учета представленный разработанный в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Минфином России на 2009 год. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии проводится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ 49 от 13.06.1995. Проведение инвентаризации обязательно - при передаче имущества в аренду, выкупе, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия - при смене материально ответственных лиц - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций - при реорганизации или ликвидации организации - в других случаях, предусмотренных законодательством РФ. Помимо этого, инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности товарно-материальных ценностей один раз в год по состоянию на 01 ноября, основных средств один раз в три года по состоянию на 01 ноября, начиная с 2008 года. Инвентаризация расчетных статей баланса и денежных средств проводится по состоянию на 31 декабря.

В случаях, когда проведение инвентаризации обязательно, но сроки ее проведения не установлены учетной политикой, или когда проведение инвентаризации не обязательно, инвентаризация проводится на основании отдельного приказа руководителя предприятия.

Работники бухгалтерской службы, ведущие учет материальных запасов, обязаны не реже одного раза в месяц осуществлять непосредственно в местах их хранения в присутствии заведующего складом кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей разносок операций в регистрах складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу.

Конкретные сроки проверок устанавливаются главным бухгалтером.

О результатах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру. Главный бухгалтер, в свою очередь, информирует руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях. 1.3