Учет денежных средств и денежных документов

Учет денежных средств и денежных документов. Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции, Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком С момента создания предприятия у него появляются денежные средства вначале - перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем - полученные от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.

В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке.

Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом. Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т. д. Если Ваше предприятие осуществляет розничную торговлю или оказывает услуги населению за наличный расчет, то оно будет иметь в своем распоряжении наличные денежные средства в виде банкнот и монет, которые должны храниться в кассе только в размере лимита, установленного обслуживающим банком, а далее инкассироваться сдаваться на хранение в банк через определенные промежутки времени ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Возможны расчеты векселями - долговыми обязательствами установленной гражданским законодательством формы - которые имеют особую форму учета.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст Вам возможность разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода. 2. Учет кассовых операций Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации утв. Решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 40 далее по тексту - Порядок ведения кассовых операций. Для осуществления расчетов наличными деньгами выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п. предприятие должно иметь кассу.

Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств.

Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия - кассир.

После издания приказа решения, постановления о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в пределах, устанавливаемых банком, обслуживающим это предприятие по согласованию с его руководителем в соответствии с банковскими правилами.

Наличные деньги в размерах, превышающих, установленные банком пределы могут храниться только в период выплаты заработной платы, но не дольше трех дней. Кассовые операции проводятся в следующем порядке оформление первичных документов по приходу и расходу регистрация первичных документов в журнале регистрации записи в кассовую книгу под копирку в двух экземплярах, ежедневное подведение остатка по кассовой книге сдача в бухгалтерию бухгалтеру отчета кассира 2-й экземпляр кассовой книги с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом.

Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер или лица ими уполномоченные.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей вычислительной машине.

Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным расчетно-платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном заглавном листе платежной расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда при уходе в отпуск, болезни и др а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных расчетно-платежных ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист копию записей в кассовой книге за день с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы Вкладной лист кассовой книги. Одновременно с ней формируется машинограмма Отчет кассира. Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме Вкладной лист кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм Вкладной лист кассовой книги и Отчет кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы Вкладной лист кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года или по мере необходимости машинограммы Вкладной лист кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке.

Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается.

Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия. Кассовая книга в рублях На каждом предприятии в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в месяц, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. В настоящее время Центральный банк Указанием от 14.11.2001г. 1050-У Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке установил в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами в сумме 60 тысяч рублей.

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами статья 140 Гражданского кодекса РФ без ограничения суммы или в безналичном порядке.

На территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и или расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в соответствии с Федеральным Законом от 22.05.2003 г. 54-ФЗ О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и или расчетов с использованием платежных карт используется контрольно-кассовая техника.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России. За нарушение требований Закона 54-ФЗ О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и или расчетов с использованием платежных карт применяются штрафные санкции на основании ст. 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ к организациям от 300-кратной до 400-кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты труда в зависимости от характера нарушения к гражданам - в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда к должностным лицам - от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда.

Учет кассовых операций ведется на счете Касса, который в соответствии с Рабочим планом счетов малого предприятия см. Организация бухгалтерского учета - Счета бухгалтерского учета имеет номер 50. Счет 50 Касса является активным, то есть увеличивается по дебету.

Его структура выглядит следующим образом Например, операции, записанные во фрагменте кассовой книги, приведенном выше, отражаются на счете Касса следующим образом При ведении бухгалтерского учета используется метод, именуемый двойной записью сумма хозяйственной операции записывается дважды - в дебет одного счета и в кредит другого счета счета-корреспондента. Отражение хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета называется бухгалтерской проводкой.

Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами Номера счетов в таблице приведены в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденном Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 94н. с изменениями от 7 мая 2003 г Следует обратить внимание на то, что согласно нового плана счетов учет денежных документов ведется на счете 50 Касса субсчет 50-3 Денежные документы. Счет 56 исключен.

Рассмотрим отражение на счетах операции по начислению и поступлению арендной платы. Допустим, поступил очередной платеж за аренду склада Вашего предприятия от индивидуального предпринимателя в размере 12.000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма по начислению записывается в дебет счета 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами и кредит корреспондирующего счета 90 Продажи либо 91 Прочие доходы и расходы, а поступившие денежные средства отражаются по дебету счета 50 Касса и кредиту счета 76. 2. Учет кассовых операций Дебет Кредит Содержание хозяйственных операций Первичные документы 50-1 50-2 Переданы денежные средства из операционной кассы в кассу организации.

КО-1 Приходный кассовый ордер , КМ-4 Журнал кассира-операциониста , КМ-6 Справка - отчет кассира - операциониста . 50 51 Получены денежные средства в кассу расчетного счета.

КО-1 Приходный кассовый ордер , Выписка банка по расчетному счету, Корешок чека на получение наличных денежных средств с расчетного счета. 50 52 Получены денежные средства в кассу с валютного счета. КО-1 Приходный кассовый ордер , Выписка банка по валютному расчетному счету. 50 55 Получены денежные средства в кассу со специального счета. КО-1 Приходный кассовый ордер , Выписка банка по специальному счету. 50 62 Получен аванс наличными в счет поставки товаров работ, услуг. КО-1 Приходный кассовый ордер , Чек ККМ. 50 62 Отражена продажа продукции за наличный расчет с применением счета 62 Расчеты с покупателями и заказчиками. КО-1 Приходный кассовый ордер , Чек ККМ. 50 70 Отражен возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда.

КО-1 Приходный кассовый ордер 50, 50-3 71 Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы и денежные средства. КО-1 Приходный кассовый ордер 50 73-2 Поступили платежи от работников в погашение материального ущерба, причиненного ими. КО-1 Приходный кассовый ордер 50 73-1 Поступили платежи от работников по выданным займам.

КО-1 Приходный кассовый ордер 50 75-1 Отражен взнос учредителями вкладов в уставный капитал организации наличными средствами. Учредительные документы, КО-1 Приходный кассовый ордер 50 76-3 Поступили денежные средства - в счет прибыли, полученной от совместной деятельности от долевого участия в других организациях. Решение участников, КО-1 Приходный кассовый ордер 50 76-2 Поступили в кассу суммы по ранее предъявленным претензиям.

КО-1 Приходный кассовый ордер 50 79 Поступили в кассу денежные средства от обособленного подразделения организации. КО-1 Приходный кассовый ордер 50 91-1 Отражена продажа основных средств и прочих активов за наличный расчет, в том числе работникам организации. КО-1 Приходный кассовый ордер , Чек ККМ. 50 91-1 Отражены положительные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации. Бухгалтерская справка-расчет 70 50 Выдана из кассы заработная плата. КО-2 Расходный кассовый ордер , Т-53 Платежная ведомость . 70 50 Выплачены из кассы доходы от участия в организации лицам, являющимся работниками организации.

КО-2 Расходный кассовый ордер . 71 50, 50-3 Выданы из кассы подотчетные суммы и денежные документы. КО-2 Расходный кассовый ордер 73-1 50 Выдан заем работникам. КО-2 Расходный кассовый ордер 75-2 50 Выплачены из кассы доходы от участия в организации лицам, не являющимся работниками организации.

КО-2 Расходный кассовый ордер 76-4 50 Выплачены депонированные суммы. КО-2 Расходный кассовый ордер , Карточка депонированных сумм. 76-3 50 Выданы денежные средства в погашение убытков от совместной деятельности. КО-2 Расходный кассовый ордер 79-2 50 Выданы денежные средства структурным подразделениями организации. КО-2 Расходный кассовый ордер 81 50 Выкуплены за наличный расчет собственные акции у акционеров. КО-2 Расходный кассовый ордер 91-2 50 Отражены отрицательные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации.

Бухгалтерская справка-расчет 94 50 Отражена недостача денежных средств в кассе. ИНВ-15 Акт инвентаризации наличных денежных средств , ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией 3. Учет средств на расчетном, текущем и других счетах В соответствии с п.3 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации безналичные расчеты производятся через банки, иные кредитные организации далее - банки, в которых открыты соответствующие счета, если иное не вытекает из закона и не обусловлено используемой формой расчетов.

Безналичные расчеты осуществляются по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, готовой продукции и т.п. Их учитывают на счетах 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками , 62 Расчеты с покупателями и заказчиками , 45 Товары отгруженные и др. К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, научно-исследовательскими организациями, учебными заведениями и т.п. Их учитывают на счете 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами. Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы заявление на открытие счета установленного образца нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд РФ и в Фонд обязательного медицинского страхования карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

В случае отсутствия в организации должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации.

Безналичные расчеты осуществляются в соответствии с Положением ЦБР от 3 октября 2002 г. N 2-П О безналичных расчетах в Российской Федерации с изменениями от 3 марта 2003 г. далее Положение 2-П . Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов а наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93 с изменениями 20 2003 б номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки в вид платежа г наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика ИНН , код причины постановки на учет КПП д наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код БИК , номер корреспондентского счета или субсчета е наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика ИНН ж наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код БИК , номер корреспондентского счета или субсчета з назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается. Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами Положения и сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами к очередность платежа л вид операции в соответствии с Перечнем условных обозначений шифров документов, проводимых по счетам в банках м подписи подпись уполномоченных лиц лица и оттиск печати в установленных случаях. Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей, учиненных должностными лицами, имеющими право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке.

Расчетные документы по операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом. Расчетные документы по операциям, осуществляемым предпринимателем без образования юридического лица, принимаются к исполнению при наличии на них одной подписи, указанной в карточке, с образцом подписи, без оттиска печати.

Пунктом 1.2. Положения 2-П допускается использование при безналичных расчетах платежных поручений чеков аккредитивов инкассовые поручения платежные требования.

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 класс Унифицированная система банковской документации . 4.