Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик. Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе О бухгалтерском учете. Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в Порядке о ведении кассовых операций. В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 10 руб. Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ 16 . Глава 21 Налог на добавленную стоимость, регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 Налог на доходы физических лиц регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет.
Глава 25 Налог на прибыль организаций оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.
Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету 10 2008 Расходы организации. При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ 18 , который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.
Предельный размер суточных устанавливается п.3 ст.217 НК РФ. Основными документами по расчетам с подотчетными лицами являются 1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 22 2009 Учетная политика организации, утвержденным приказом Минфина России от ПБУ 22 2009 г. 60н. 2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами приходный кассовый ордер форма КО-1 - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму расходный кассовый ордер форма КО-2 - выписывается при выдаче денежных средств под отчет командировочное удостоверение форма Т-10 - определяет фактическое время нахождения работника в командировке авансовый отчет с приложением подтверждающих документов счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д 3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов. 1.2.