Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных. Работники ООО Мебель Промто имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой ст. 168 ТК РФ - расходы по проезду - суточные - расходы по найму жилого помещения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства суточные - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом распоряжением. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере а стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования кроме такси б страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте в оплату услуг по предварительной продаже проездных документов г расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться.
При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта. Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат.
При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных.
К таким дополнительным услугам, в частности, относятся - стоимость завтраков - услуги химчистки - пользование минибаром и т.п. Кроме того, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме. Суточные в ООО Мебель Промто выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути п. 14 Инструкции 62 . При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства самолета, поезда и т.п. из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя ООО Мебель Промто или в коллективном договоре.
Так, согласно п.1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 года 729 О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организации, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Организации, финансируемые из федерального бюджета, расходы на выплату суточных возмещают в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Предельная норма суточных утверждена п.3 ст.217 НК РФ - для командировок по России - 700 руб. в сутки - для зарубежных командировок - 2500 руб. в сутки. Соответственно, если суточные работникам выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. Пример. В ООО Мебель Промто порядок оплаты командировочных расходов регулируется Положением о командировках, утвержденным директором. Согласно Положению, при командировках на территории РФ работникам выплачиваются суточные в размере 1000 руб. в сутки.
Работник был направлен в командировку сроком на 5 дней. Ему были выплачены суточные в размере 5000 руб. В данном случае вся сумма суточных в размере 5000 руб. включается в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль. При этом вся сумма в размере 5000 руб. не облагается ЕСН. В целях исчисления НДФЛ в состав налогооблагаемого дохода работника должна быть включена сумма суточных, превышающая нормативы установленные п.3 ст.217 НК РФ 5000 руб 700 руб. х 5 дн. 1500 руб. Сумма НДФЛ со сверхнормативных суточных составит 195 руб. 1500 х 0,13 . При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные надбавки взамен суточных не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной.
Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.
Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации.
Вопрос о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха. 2.1.3. Контроль расчетов с подотчетными лицами.
В ООО Мебель Промто основная цель контроля расчетов с подотчетными лицами - установить законность, достоверность и целесообразность совершения операций с наличными денежными средствами, выданными под отчет работникам организации. В ходе контроля расчетов с подотчетными лицами решаются следующие задачи - проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств - подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Объектами контроля являются расчеты предприятия с каждым подотчетным лицом. Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры журналы-ордера, ведомости, машинограммы по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами, а так же Главная книга, бухгалтерская отчетность, Положение об учетной политике предприятия и др. Контроль расчетов с подотчетными лицами может быть организован в два этапа.
На первом этапе выполняется подтверждение целесообразности расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета. На втором осуществляется проверка правильности организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе реализации первого этапа проверки на основе сделанного ранее вывода об эффективности систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами принимается решение о методе проверки сплошной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высокая эффективность функционирования названных систем. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц, по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным периодам.
В противном случае методом сплошной проверки авансовых отчетов устанавливаются суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое использование авансов, наличие приказов о направлении работников в командировки, правильность оформления и своевременность представления авансовых отчетов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неиспользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.
В результате могут быть выявлены факты оплаты командировочных расходов суточных, оплаты проезда и проживания в местах командировки сверх установленных норм. Суммы превышения установленных норм, не подтвержденные документально, подлежат включению в совокупный доход работника и обложению налогом на доходы физических лиц. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплаченный по ним НДС не относится к налоговым вычетам. Покрываются за счет собственных средств ОООО Мебель Промто также расходы по компенсации своим работникам стоимости проездных билетов городского и пригородного транспорта, по подписке на газеты и журналы для личного пользования оформленной на домашний адрес и т. п. Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими горюче-смазочные материалы, запасные части и т. п. Списание на себестоимость продукции израсходованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов не допускается.
При проверке правильности корреспонденции счетов по изучаемым хозяйственным операциям важно исследовать также сторнировочные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки.
Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, необходимо учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в положении об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества предприятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должностных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяйственные и представительские расходы.
Достоверность записей по данному разделу учета подтверждается по итогам взаимной сверки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам, в аналитическом учете с суммами сальдо и оборотов по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами. Необходимо учесть, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы считаются доходом работника и облагаются налогом на доходы с физических лиц 13 . Обнаруженные в ходе проверки ошибки и нарушения регистрируются в рабочей документации, определяется их количественное влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных начислений единого социального налога и налога на доходы физических лиц. Типичными ошибками, которые выявляются в ходе проверки расчетных операций с подотчетными лицами, являются следующие - отсутствие первичных учебных документов или их неполное оформление - ненадлежащее ведение учета неправильная корреспонденция счетов, недостаточность аналитического учета, формальное проведение инвентаризации расчетов и т. п несоблюдение порядка выдачи денежных средств в подотчет и возврата неиспользованных сумм нарушение сроков возврата подотчетных сумм, выплата в подотчет денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам и др На основании изложенного, даты, проставленные на первичных оправдательных документах товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними или по крайней мере такими же, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем дата расходного кассового ордера на выдачу подотчетных сумм. 2.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами при журнально-ордерной форме учета главная книга иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 Расчеты с подотчетными лицами. Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Таблица 1. Структура 71 счета Расчеты с подотчетными лицами По дебету По кредиту Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 Материалы , 26 Общехозяйственные расходы и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 Касса. Аналитический учет по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче.
В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами Дебет 71 Кредит 50 Касса - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
Дебет 71 Кредит 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям - оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию момент предоставления ссуды Дебет 71 Кредит 91 Прочие доходы и расходы - отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами кредитуется в корреспонденции со счетами Дебет 10 Материалы Кредит 71 - отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом Дебет 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям Кредит 71 - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям Дебет 20 Основное производство Кредит 71 - приобретение материальных ценностей подотчетным лицом Дебет 26 Общехозяйственные расходы Кредит 71 - приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом Дебет 50 Касса Кредит 71 - на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки Дебет 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета Дебет 70 Расчеты с персоналом по оплате труда Кредит 71 - на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица Дебет 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям Кредит 71 - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов Дебет 84 Нераспределенная прибыль непокрытый убыток Кредит 71 - если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств Дебет 91 Прочие доходы и расходы Кредит 71 - если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
Дебет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей Кредит 71 - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства Дебет 97 Расходы будущих периодов Кредит 71 - приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой.
Данные из главной книги переносятся в баланс. 3.