Схема документооборота

Схема документооборота. Алгоритм решения задачи показывает - каким образом, т.е. на основе каких алгоритмов расчета входная информация преобразуется в - выходную. Весь алгоритм можно представить в виде таблицы табл. 1.4 . Таблица 1.4 Алгоритм решения Коэффициент Что показывает Как рассчитывается Комментарий Коэффициент текущей ликвидности Достаточность оборотных средств предприятия, которые могут быть использованы им для погашения своих краткосрочных обязательств.

Характеризует запас прочности, возникающей вследствие превышения ликвидного имущества над имеющимися обязательствами Kn Ra Kt Отношение текущих активов оборотных средств к текущим пассивам краткосрочным обязательствам 1 К П 2 Нижняя граница указывает на то, что оборотных средств должно быть достаточно, чтобы покрыть свои краткосрочные обязательства. Превышение оборотных активов над краткосрочными обязательствами более чем в два раза считается нежелательным, поскольку это свидетельствует о нерациональном вложении своих средств и неэффективном их использовании Коэффициент критической срочной ликвидности Прогнозируемые платежные возможности предприятия при условии своевременного проведения расчетов с дебиторами Ктл D га Kt Отношение денежных средств и краткосрочных финансовых вложений плюс суммы обильных средств в расчетах с дебиторами к текущим пассивам ККЛ 1 Низкое значение указывает на необходимость постоянной работы с дебиторами, чтобы обеспечить возможность обращения наиболее ликвидной части оборотных средств в денежную форму для расчетов Коэффициент абсолютной ликвидности Какую часть краткосрочной задолженности предприятие может погасить в ближайшее время.

Характеризует платежеспособность предприятия на дату составления баланса Кал D Kt Отношение денежных средств и краткосрочных финансовых вложений к текущим пассивам К АЛ 0,2 0,5 Низкое значение указывает на снижение платежеспособности предприятия Рассмотрим, какие стадии обработки проходят документы в банке.

Стадии зависят от вида документа, объекта учета, области учета.

Например, прохождение платежного поручения по переводу средств контрагенту за поставляемые услуги или товар будет иметь схему, абсолютно отличную от обработки документа по заявке на кредит или заявке на открытие счета.

Рис 1.2 Схема прохождения платежного документа клиента При этом документ до проводки в систему и получения главного статуса может иметь целый ряд промежуточных статусов, различных как по методу отражения в оперативной отчетности, так и возможности осуществлять с данным статусом определенные операции. Так же к различным статусам документов и стадиям обработки могут быть допущены определенные группы сотрудников в рамках их прав и компетенции - это вопрос администрирования прав в АБС. Расширение стадий обработки и появление новых статусов так же должно быть предусмотрено в АБС. В АБС существуют различные методы автоматизации создания и обработки документов на всех стадиях, а также получения разного рода отчетности.

Например, контакт между операционистом и клиентом может быть не через передачу в офисе документов, а через систему банк-клиент операции клиента, осуществляемые через выделенный канал связи или модемный пул с фиксацией их в АБС или интернет-банкинг операции осуществляются через интернет-систему. Что, естественно, удобно для клиентов и снижает операционные издержки при обработке.

Хотя в свою очередь это и накладывает жесткие требования к АБС, к каналам связи и информационной защите, тем не менее, применение данных средств очень эффективно и в реалиях современного ведения бизнеса уже стало необходимостью. Более того - на рынке появляются все новые средства для мобильного и удаленного управления клиентом своим счетом в банке. А это накладывает на АБС требования возможности расширения средств и протоколов обмена с различными системами.

Нельзя обойти вниманием и программно-аппаратные средства по распознаванию документов. Обычно это высокопроизводительные сканеры плюс соответствующее программное обеспечение с возможностью передачи данных непосредственно в АБС. Применение таких систем резко сокращает ручной ввод исключает стадию ручного ввода документа в систему, оставляя лишь стадию контроля и присвоения документу статуса более высокого уровня. В настоящее время в банках процент документов, введенных с применением автоматизированных систем приема первичной информации, практически достигает 80 от всего документооборота, а иной раз и выше. Еще один способ автоматизации документооборота в банках - это применение шаблонов для однородных, часто повторяющихся операций.

Например, начисление процентов по вкладам клиентов, ссудным счетам, проведение расчетно- кассового обслуживания комиссии банка за ведение счетов клиентов, выписка счетов-фактур, открытие счетов по кредитному договору и т. д. То есть возможность настройки шаблонов для определенных транзакций и дальнейшее применение их для автоматической генерации необходимых документов. В данном случае сотрудник запускает обработку практически в режиме One Touch одного касания или же вводится некоторая первичная информация, и затем на основании ее генерируется целый ряд документов. 3.2