Учёт и инвентаризация производственных запасов на складе и в бухгалтерии

Учёт и инвентаризация производственных запасов на складе и в бухгалтерии. Порядок учета материально-производственных запасов на складе и в бухгалтерии зависит от метода их учета.

Существуют следующие методы учета производственных запасов: количественно-суммовой; с помощью отчетов материально ответственных лиц; оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский.

Он предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов и осуществляется в "карточках складского учета материалов" (ф. М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом.

По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает "Приходный ордер" и регистрирует его в "Карточке учета материалов" в графе "Приход". На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала.

В карточке после каждой записи выводится остаток. Кладовщик в установленные графиком сроки сдает в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в "Ведомость учета остатков материалов" (ф. М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца.

Работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на карточках. Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек учета материалов, которые полу ген материально ответственными лицами; систематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складскою учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии вычислительной установки - также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета (40; с.12). Существует несколько способов аналитического учета материалов в бухгалтерии: сортовой, способ учета по номенклатурным номерам и оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ. Сортовой способ.

На каждый вид и сорт материалов бухгалтерия открывает карточки количественно-суммового учета, в которых на основании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов по количеству и сумме.

Аналитический учет в бухгалтерии дублирует складской учет на карточках учета материалов.

По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов.

По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учета, открываемые по материально-ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах (48; с.32). Способ учета по номенклатурным номерам. Первичные документы по приходу и расходу материалов поступают в бухгалтерию, здесь их группируют по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении ПО каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов (48; с.35). Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов.

При этом методе не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках (48: с.36). В конце месяца заведующий складом переносит количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру материалов.

Из карточек учета материалов в "Ведомости учета остатков материалов" (Сальдовые ведомости). В бухгалтерии остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. При сальдовом методе учета поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов.

По данным картотеки документов составляются групповые оборотные ведомости в суммовом выражении по каждому складу. Данные этих ведомостей сверяются со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные) составляются на машинах.

Основным регистром учета движения материалов является ведомость № 10 "Движение материальных ценностей (в денежном выражении)". Ведомость состоит из трех разделов: 1)"Движение на общезаводских складах (по учетным ценам)"; 2)"Поступило на общезаводские склады и остаток по предприятию на начало месяца (по синтетическим счетам и учетным группам)"; 3)"Расход и остаток на конец месяца". Ведомость № 10 позволяет осуществлять: контроль сохранности материалов по местам их хранения; учет поступления и остатков материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов (по учетным ценам и фактической себестоимости); учет фактической себестоимости окончательного расхода материалов.

Ведомость № 10 заполняется на основании реестров сдачи документов, документов по движению материалов, производственных отчетов цехов. Синтетический учет наличия и движения материальных ресурсов ведут на счете 10 "Материалы". Счет активный, сальдовый, инвентарный.

Остатки материальных ценностей и их приход записывают по дебету счета 10, расход и отпуск - по кредиту счета в суммах фактической себестоимости. В дебет счета 10 относят все затраты по их приобретению (покупная стоимость материалов, наценки снабженческих организаций, транспортные услуги, таможенные пошлины и др. ) с кредита счетов по учету расчетов. Поступление материалов на предприятие может происходить по различным причинам и отражается в бухгалтерском учете следующими проводками: приобретены у поставщиков Д10К60 - на покупную стоимость, Д19К60 - на сумму НДС; от учредителей в счет вклада в уставный капитал Д10К75/1 - по согласованной стоимости; безвозмездно от других организаций Д10К98/2, субсчет "Безвозмездное поступление" - по рыночной стоимости. При использовании МПЗ на производственные нужды (Д20, 23, 25, 26, 08 Кт 10) одновременно в состав внереализационных доходов включает стоимость израсходованных материалов и в учете отражается проводкой Д98/2К91/1; отходы от брака Д10К28; отходы от ликвидации основных средств Д10К91/1. Отпуск материалов со склада производится на различные цели и отражается следующими проводками: на изготовление продукции Д20, 23К10; на строительство объектов основных средств Д08К10; на ремонт основных средств Д25, 26К10; продажа на сторону.

Учет продажи материалов ведут на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Счет активно-пассивный, сальдо не имеет, операционно-результативный.

По дебету счета 91 отражается: фактическая себестоимость реализованных материалов Д91/2 К10; сумма НДС, начисленная на реализованные материалы, Д91/2 К68; расходы по продаже материалов Д91/2 К70, 69, 76. По кредиту отражается выручка от продажи по отпускным цепям, включая НДС Д51К91/1. Сопоставлением оборотов на счете 91 определяют финансовый результат от продажи.

Если оборот дебетовый больше оборота кредитового (сальдо дебетовое) - получаем убыток. Его списывают на счет 99 "Прибыли и убытки" проводкой Д99К91/9. Если оборот дебетовый меньше оборота кредитового (сальдо кредитовое) - списывают проводкой Д91/9К99. Фактическую себестоимость израсходованных материалов записывают в журналах-ордерах 10, 10/1 в корреспонденции Д20, 23, 25, 26, 08, 91, 90К 10. Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждаются результатами периодически проводимой инвентаризации.

Согласно п.2 ст.12 Закона "О бухгалтерском учете" проведение инвентаризации обязательно: при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия, сдаче имущества в аренду, продаже или выкупе; при смене материально-ответственного лица; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при установлении фактов хищения, злоупотребления или порчи запасов; в случае форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и т.п.); при реорганизации и ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных действующим законодательством (по заданию правоохранительных и иных органов и пр.) (1; с.13). Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

По объему проверки инвентаризации подразделяются на сплошные и выборочные, а по времени - на плановые и внезапные. В процессе инвентаризации проверяются сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, состояния весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель, организации или его заместитель, или главный бухгалтер.

Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, которая назначается приказом руководителя организации Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (форма № инв-3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные графы для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей. Во всех случаях расхождения, выявленных в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.

Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общехозяйственных расходов (Д10 К26). Недостача ценностей списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с уменьшением их стоимости и количества по счетам материальных ценностей (кредит счета 10) (24; с.75). По решению руководителя организации сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства: Д 25, 26, 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Недостачи сверх норм естественной убыли (по розничным ценам) относятся на материально ответственных лиц: Д73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", кредит 94 " Недостачи и потери от порчи ценностей" - в сумме фактической стоимости и кредит 98/4 - в сумме превышения розничной цены над фактической.

Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности организации: Дебет 99 "Прибыли и убытки" Кредит 10 "Материалы". Когда конкретные виновники не установлены, недостачи относятся в состав прочих расходов (Д91 К94).