Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете

Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете. В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к установке” и кредитуется счет 71 (4, с.72). При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”. Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71. При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”. Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71 (4, с.74). Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер должен сделать запись: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 50 «Касса» Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 20 (23,25,26,10,08) 71 Списаны расходы подотчетного лица Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой; Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 19”Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” 71”Расчеты с подотчетными лицами” Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу.

Данная операция отражается так: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 50 “Касса” 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” 71 “Расчеты с подотчетными лицами” Отражена сумма невозвращенного аванса В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 70 ”Расчеты с персоналом по оплате труда” 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника При погашении работником долга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса” (15, с.12). В последнее время достаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов.

Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке.

При этом в учете делается запись: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 55 “Специальные счета в банках” 51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”) Переведены денежные средства на специальный карточный счет 71”Расчеты с подотчетными лицами” 55 “Специальные счета в банках” Учтена сумма средств на карточке выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток.

Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами: - удержать сумму задолженности из заработной платы работника; - не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов.

Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый вариант (6, с.45-46). Вариант 1 . С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника.

При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания.

В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде. Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично.

Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Вариант 2. Если руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то: Согласно п.1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу. Значит, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, организация обязана исчислить, удержать с физического лица и уплатить сумму налога.

Налогообложение производится по ставке 13%. Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание НДФЛ. На основании п. 3 ст. 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом обложения ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Но данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль (6, с.48). 1.3. Командировочные расходы Служебная командировка- поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается.

Командировкой может называться поездка не только в другую местность, но и в пределах одной и той же местности.

Например, предприятие находится в городе Санкт-Петербурге и работника можно направить в командировку в другое учреждение, находящееся также в городе Санкт-Петербурге, оформив направление в командировку соответствующим образом. Трудовой кодекс сохранил прежнее указание на тот вид поездок, которые не признаются служебными командировками: это служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер.

Во избежание трудовых споров разъездной характер работы должен быть указан в трудовом договоре. Примером такого вида является работа водителей, проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, курьеров и т.д. (14, с.9). Служебная командировка характеризуется следующими отличительными признаками: 1) наличие распоряжения работодателя о направлении в командировку с указанием ее срока; 2) командировка имеет целью выполнение служебного задания (поручения), то есть работы, обусловленной трудовым договором, но вне места постоянной работы работника; 3) командировка предполагает задействование установленных ТК РФ гарантий (например, работник не может быть уволен в то время, когда находился в командировке; на него распространяются все нормы трудового законодательства о рабочем времени и времени отдыха, социальные гарантии и т.п.) Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Закона о бухгалтерском учете.

В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 5 Января 2004 г. № 1” Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты ”. Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работника в командировки.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы: Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”; Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”; Т-10 “Командировочное удостоверение”; Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”. Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п. 2 Постановления № 1) (8, с.65). Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления одного работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета направления сразу нескольких работников одновременно.

Эта форма используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве.

Она может использоваться и при направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и т.п. В приказе (распоряжении) указывается: 1) фамилия и инициалы командируемого лица; 2) структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица; 3) место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник); 4) срок командировки; 5) цель командировки и основание (служебное задание или иной документ). Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления учета служебного задания при направлении работника в командировку, а так же служит отчетом о его выполнении.

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации.

Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10). По возвращении из командировки работник на своем служебном задании (форма Т-10а) должен заполнить раздел 11 “Краткий отчет о выполнении задания”. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направления в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытие и убытие в командировочном удостоверении.

Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица (8, с.69). 1.4. Списание подотчетных сумм После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте. На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись”, в которой бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета /субсчета и суммы) (13, с.87). В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации: 1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации (п. 5 ПБУ 10/99); 2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг, основных средств и т.п. (п.6 ПБУ 5/01, п.8 ПБУ 6/01, п. 9 ПБУ 19/02); 3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством; 4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.; 5) целевых источников финансирования; 6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др. Если командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы и должны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы” (7, с.74). В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен.

Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (на отдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 . Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться (7, с.75). 2. Порядок учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " Приоритет" 2.1.