Бухгалтерский учет хозяйственных операций в Администрации Серпуховского муниципального района. Бухгалтерский учет в Администрации Серпуховского муниципального района осуществляет бухгалтерия, состоящая из 8 человек.
Бухгалтерия занимается обработкой информации, составлением квартального и годового отчета. В состав бухгалтерии предприятия входит главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер 1 категории (старший бухгалтер), бухгалтер 2 категории, а так же бухгалтер без категории и экономисты.
На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в Администрации Серпуховского муниципального района определяют основные правила ведения бухгалтерского учета: обязательность двойной записи хозяйственных операций на счетах рабочего плана счетов, составляемого на основе Плана счетов, утверждаемого Министерством финансов РФ. Учет объектов учета осуществляется в рублях и на русском языке.
Ведение бухгалтерского учета в Администрации Серпуховского муниципального района осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон "О бухгалтерском учете", положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии). Учетная политика Администрации Серпуховского муниципального района формируется в соответствии с ПБУ 1/2008. В соответствии с учетной политикой предприятия бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме учета (с применением компьютерной техники). Все виды работ бухгалтерии автоматизированы, используются программы 1С «Предприятие» версия 7.7, «Парус», а также 1С «Зарплата и кадры». В 2012-2013 годах будет осуществляться переход с программы 1С «Предприятие» версия 7.7 на 1С «Предприятие.
Бюджетный учет» версия 8.2 и 1С «Парус», так как версия 7.7 снимается с технической поддержки.
Применение автоматизированной формы учета делает работу бухгалтерии более мобильной. Так, в 2012 года Администрация Серпуховского муниципального района для сдачи отчетов в налоговую службу использует программу «Астрал – Отчет», а для работы с финансовым отделом администрации – «АРМ – Бюджетополучатель». Лицевой счет Администрации Серпуховского муниципального района открыт в Финансовом Управлении Серпуховского муниципального района по учету средств, полученных в виде субсидий на выполнение муниципального (государственного) задания, а так же от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Разрешение на открытие лицевого счета дает глава администрации в начале финансового года на один год, при этом получать доход можно только от тех видов деятельности, которые разрешила вышестоящая организация.
Предоставление субсидий учреждению осуществляется учредителем или главным распорядителем бюджетных средств в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных на указанные цели в решении Земского собрания о районном бюджете на очередной финансовый год, и утвержденных лимитов бюджетных обязательств, в порядке и сроки, предусмотренные заключенным между учредителем и учреждением соглашением о предоставлении субсидий. На 2012 год Администрацией Серпуховского муниципального района были получены субсидии на выполнение муниципального (государственного) задания в сумме 17536 тыс. руб. При поступлении субсидии на выполнение муниципального задания были сделаны следующие бухгалтерские записи: Дт 4.205.81 Кт 4.401.10.180 – 17536 тыс. руб. – начислены субсидии на выполнение муниципального задания Дт. 4.201.11. Кт 4.205.81. – Поступление субсидии на лицевой счет Дт. 4А.17.11.180 (отражение на забалансовом счете) Операции со средствами субсидий, предоставленных учреждениям, учитываются на отдельных лицевых счетах учреждений, открытых в финансовом управлении Администрации Серпуховского муниципального района.
Санкционирование расходов учреждений, источником финансового обеспечения которых являются субсидии, осуществляется в порядке, установленном постановлением администрации муниципального района.
Субсидии предоставляются при условии заключения между учредителем и учреждением соглашения о предоставлении субсидий, в котором должны быть определены: 1) объем и цели предоставления субсидий; 2) периодичность предоставления субсидий; 3) перечень документов, необходимых для предоставления субсидий; 4) ответственность учреждения за нецелевое использование бюджетных средств; 5) основания и условия изменения учредителем объема субсидий; 6) порядок предоставления отчетности о результатах выполнения условий соглашения учреждением; 7) обязательства учреждения по возврату полной суммы средств субсидии, использованной не по целевому назначению.
Соглашение о предоставлении субсидий заключается после принятия решения Земского собрания о районном бюджете на очередной финансовый год. Соглашение заключается на один финансовый год. В случае выявления в течение финансового года дополнительной потребности в финансировании расходов, осуществляемых за счет средств субсидий, учреждение вправе обращаться к учредителю или главному распорядителю бюджетных средств с предложением об изменении объема предоставляемых субсидий.
Одновременно учреждением должны быть представлены расчеты и документы в обоснование необходимости дополнительных финансовых ресурсов.
Учредитель или главный распорядитель бюджетных средств, в случае обращения учреждения с предложением об изменении объема предоставляемых субсидий, в течение 30 дней со дня регистрации поступившего обращения рассматривает предложение учреждения и, при наличии бюджетных ассигнований и обоснования необходимости выделения дополнительных финансовых средств, инициирует внесение изменений в соглашение путем заключения дополнительных соглашений в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в решении Земского собрания о районном бюджете на очередной финансовый год. Неиспользованные в текущем финансовом году остатки средств субсидий подлежат возврату в районный бюджет в порядке, установленном постановлением администрации муниципального района.
Субсидии, использованные учреждением не по целевому назначению, подлежат возврату в районный бюджет в течение 10 дней со дня предъявления учреждению соответствующего требования учредителя или главного распорядителя бюджетных средств.
Для ведения бюджетного учета в Администрации Серпуховского муниципального района применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели. Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительном способом в следующих регистрах бюджетного учета: 1. Журнал операций с безналичными денежными средствами; 2. Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками; 3. Журнал операций расчетов по оплате труда; 4.Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов; 5.Журнал операций с дебиторами по доходам; 6. Журнал операций по расчетам с бюджетом по налогам; 7.Журнал операций расчетов по выданным авансам; 8. Журнал по прочим операциям; 9. Главная Книга. Порядок записей в журнале операций отражено в приложении 2. Данные проверенных принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций в хронологическом порядке и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета по кредиту другого счета.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составлявшим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления «Красное сторно» оформляются Справкой ф.0504833, в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления. 2.2.1 Учет основных средств Имущество Администрации Серпуховского муниципального района находится в государственной собственности субъектов Российской Федерации и закреплено за ними на праве оперативного управления. Право оперативного управления возникает у управления, с момента передачи имущества, если иное не установлено законом и иными правовыми актами.
Объектом основных средств является материальный предмет, используемый в процессе деятельности учреждения независимо от стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев.
Основные средства, стоящие на балансе управления, подразделяются на следующие группы: - помещение, находящиеся в муниципальной собственности; - оборудование; - транспортные средства; - производственный и хозяйственный инвентарь; К информационному оборудованию управления, относится оборудование систем связи, средства вычислительной техники и оргтехники, средства хранения информации. К оргтехнике относятся множительно-копировальная техника, офисные АТС, персональные электронно-вычислительные машины, калькуляторы и др. Объектом классификации вычислительной техники и оргтехники в управлении, считается каждая машина, укомплектованная всеми принадлежностями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью какой-либо другой машины.
К транспортному средству относится автомобиль, предназначенный для перемещения людей, осуществление поездок в кредитные учреждения, и органы Федерального казначейства, где открыты расчетные счета управлению.
К производственному и хозяйственному инвентарю в Администрации Серпуховского муниципального района относятся: - производственный инвентарь - предметы технического назначения, которые участвуют в основной деятельности, но не могут быть отнесены ни к оборудованию, ни к сооружениям. Это устройства и мебель, служащие для облегчения производственных операций. Для организации учета и обеспечения контроля, за сохранностью основных средств, управлением каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, присвоен уникальный инвентарный номер. Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.
Присвоенный инвентарному объекту номер обозначен материально ответственным лицом в присутствии начальника управления (или его заместителя) и работника бухгалтерии путем прикрепления жетона, обеспечивающим сохранность маркировки.
Операции движения объектов основных средств оформляются следующими унифицированными документами: Акт о приеме-передаче объекта основных средств (ф. 0306001); ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); Акт о списании объекта основных средств (ф.0306003); Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф.0504143). Для оформления первичных учетных документов на поступающие основные средства создается комиссия с включением в ее состав главного бухгалтера и лиц, на которых будет возложена ответственность за приемку и сохранность поступающих объектов основных средств.
Ведомость утверждается главой Администрации Серпуховского муниципального района и служит основанием для списания предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса управления. Акт (ф. 0306003), применяется для оформления и учета списания пришедших в негодность основных средств. Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью основных средств, признается управлением сумма фактических вложений в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств, с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиками и подрядчиками.
Вложениями на приобретение, сооружение и изготовление основных средств являются: - суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику; - суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору подряда и иным договорам; - затраты по доставке объектов основных средств до управления; Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств, производится лишь в случаях переоценки, достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации объектов основных средств.
Переоценка основных средств, проводится по состоянию на начало отчетного года путем пересчета их балансовой стоимости и начисленной амортизации по срокам, которые устанавливает Правительство Российской Федерации.
Результаты проведенной по состоянию на первое число отчетного года переоценки объектов основных средств подлежат отражению в бухгалтерском учете обособленно. Результаты переоценки не включаются в данные бухгалтерской отчетности предыдущего отчетного года и принимаются при формировании данных бухгалтерского баланса на начало отчетного года. Учет основных средств в Администрации Серпуховского муниципального района ведется в соответствии с классификацией, установленной ОКОФ, на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета: 101 04 310 « Машины и оборудование»; 101 05 310 «Транспортное средство»; 101 06 340 «Производственный и хозяйственный инвентарь»; 101 09 310 «Прочие основные средства». Основными способами поступления объектов основных средств в управлении являются: - приобретение отдельных объектов основных средств за плату у поставщиков; - централизованное поступление от вышестоящей организации.
Чаще всего централизовано поступает оргтехника и печати (гербовые). Принятие к бюджетному учету объектов основных средств производится по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении.
Приобрели 2 компьютера Samsung/SyncMaster 753s на сумму 35820,00 рублей за счет средств субсидий на выполнение муниципального задания, при этом в учете делаются следующие записи: - перечисление аванса в сумме 20000,00 рублей: Дт 4 206 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение основных средств» Кт 4 201 11 310 «Расчеты по платежам из бюджета с органами организующими исполнение бюджетов, по приобретению основных средств» - производится начисление кредиторской задолженности, формирование первоначальной стоимости основного средства, на день выставления счета в сумме 35820,00 рублей: Дт 4 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства» Кт 4 302 31 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств» - уменьшение кредиторской задолженности (зачет аванса) по получению объекта основного средства на основании товаротранспортной накладной и акта приемке передачи основного средства на сумму 20000,00 рублей: Дт 4 302 31 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств» Кт 4 206 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение основных средств» - окончательный расчет в сумме 15820,00 рублей: Дт 4 302 31 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств» Кт 4 201 11 310 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» На все объекты основных средств в Администрации Серпуховского муниципального района начисляется амортизация.
Она характеризует степень изношенности основных средств.
Амортизация начисляется линейным методом, исходя из балансовой стоимости объектов основных средств и нормы амортизации.
В инвентарной карточке учета основных средств записываются месячная норма и сумма амортизации, дата на которую последний раз начислена амортизация, сумма амортизации с начала эксплуатации, дата окончания начисления амортизации.
Начисление амортизации производится в течении срока полезного использования, который определяется в соответствии с классификацией объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, установленными Правительством Российской Федерации. Расчет суммы амортизации основных средств, входящих в первые девять амортизационных групп Классификации, осуществляется в соответствии с максимальными сроками полезного использования имущества, установленными для этих групп.
По объектам основных средств амортизация начисляется управлением в следующем порядке:  на объекты основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно амортизация не начисляется;  на объекты основных средств стоимостью от 3000 рублей до 40000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при вводе объекта в эксплуатацию;  на объекты основных средств стоимостью свыше 40000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами.
Амортизационные отчисления по объекту основных средств начинаются с первого месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету. Расчет амортизационных отчислений по объекту прекращается с первого числа месяца следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или списания объекта с бухгалтерского учета в случае выбытия.
Начисление амортизации основных средств и нематериальных активов отражается: Дт 4 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» Кт 4 104 04 410 « Уменьшение стоимости машин и оборудования за счет амортизации» Основные средства могут выбыть из управления по следующим причинам: - списания по причине непригодности к дальнейшей эксплуатации вследствие физического износа, морального устаревания; - безвозмездной передачи, внутрисистемной передачи; - недостачи, лишения.
Основанием для списания основных средств является техническое состояние объекта, не соответствующее требованиям нормативно-технической документации, правилам государственных органов, осуществляющих надзорные функции. За полноту и правильность проведения мероприятий по списанию основных средств несет ответственность начальник управления, за документальное оформление и финансовые расчеты - главный бухгалтер учреждения. Операции по выбытию и перемещению объектов основных средств оформляются в бюджетном учете. - Безвозмездная передача объектов основных средств: Дт 4 304 04 310 «Внутренние расчеты между главными распорядителями(распорядителями) и получателями бюджетных средств по приобретению основных средств» Кт 4 101 04 410 «Уменьшение стоимости транспортных средств»; - Списание объектов основных средств, пришедших в негодность: Дт 4 104 04 410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования за счет амортизации» Кт 4 101 04 410 «Уменьшение стоимости транспортных средств». Аналитический учет основных средств ведется управлением в инвентарных карточках учета основных средств (ф. 0504031); Инвентарная карточка учета основных средств, применяется для индивидуального учета объектов основных средств, открывается в бухгалтерии на каждый отдельный объект.
Для контроля за сохранностью и наличием основных средств в управлении проводится инвентаризация, которая назначается начальником управления.
При проведении инвентаризации управление руководствуется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 №49 (ред. от 08.11.2010). По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись, результаты которой, сравниваются с регистрами учета основных средств, а именно оборотно-сальдовыми ведомостями, с количественно суммовыми книгами.
В соответствии с прилагаемой документацией в карточке указываются признаки объектов: - инвентарный номер объекта; - заводской (или иной) номер; - дата выпуска (изготовления); - дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию; - первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость; - сведения по амортизации по документам приобретения; Суммарные итоги инвентарных карточек сверяются бухгалтерией управления с данными синтетического учета основных средств - оборотно - сальдовой ведомостью, количественно - суммовой книгой.
Для обобщения данных по наличию и стоимости основных средств и проверки правильности записей, проведенных по счетам аналитического учета, с данными счетов основных средств Главной книги (ф. 0504072) составляется Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035). Оборотная ведомость составляется Администрацией Серпуховского муниципального района ежемесячно по всем объектам учета.
Записи в Оборотной ведомости производятся путем отражения входящего сальдо в разрезе каждого объекта основных средств и движения сумм амортизации по ее начислению и списанию.
Инвентаризация основных средств проводится один раз в год. 2.2.2 Учет материальных запасов В Администрации Серпуховского муниципального района к материальным запасам относятся: - предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости; - предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ; Основными способами поступления материальных запасов в управлении являются: - приобретение у поставщиков; - приобретение подотчетными лицами за наличный расчет; Перечень должностных лиц имеющих право на получение денег в подотчет утверждается начальником Финансового управления.
Поступающие в управление материальные запасы оформляются первичными учетными документами в следующем порядке: Вместе с отгрузкой материалов поставщик представляет покупателю сопроводительные документы - товарно-транспортные накладные.
Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, и затем передаются ответственному исполнителю по снабжению. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли у других организаций. Документами, подтверждающими стоимость приобретения материалов, являются: товарный чек и кассовый чек; приходный кассовый ордер. Материальные запасы принимаются к бюджетному учету по фактической стоимости, с учетом налога на добавленную стоимость, предъявленной учреждению поставщиками и подрядчиками. Учет материальных запасов ведется на синтетическом счете 105 00 000 «Материальные запасы». К счету 105 00 000 в Администрации Серпуховского муниципального района открыты следующие счета: 105 03 340 «Горюче-смазочные материалы»; 105 06 340 «Прочие материальные запасы»; На счете 105 03 340 (410) «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов.
На счете 105 06 340 (410) «Прочие материальные запасы» в управлении учитываются хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.); Списание Администрацией Серпуховского муниципального района материальных запасов производится по средней фактической стоимости.
Средняя фактическая стоимость определяется делением общей фактической стоимости запасов данного вида на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течении текущего месяца на дату списания.
Движение материальных запасов отражается в бюджетном учете следующими записями: Администрацией Серпуховского муниципального района за счет средств субсидий на выполнение муниципального задания были приобретены прочие материальные запасы на сумму 13615,48 рублей: тонера картриджей у ООО «Оттис» на сумму 4496 руб кабельный канал у ЗАО «Орион» на сумму 4319,48 руб и у ЧП Беляева С.Н. бумагу А4 «Снегурочка балет» на сумму 4800руб поступление которых было отражено в учете проводкой: Д4 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов» К 4 302 34 730 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов». приобретены ГСМ у поставщиков - Дт 4 105 03 340 «Горюче-смазочные материалы» Кт 4 302 34 730 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по приобретению материальных запасов»; - списание израсходованных ГСМ: Дт 4 401 20 272 «Финансовый результат текущей деятельности учреждения» Кт 4 105 03 440 « Горюче – смазочные материалы» - списание израсходованных прочих материальных запасов: Дт 4 401 20 272 «финансовый результат текущей деятельности учреждения Кт 4 105 06 440 «Прочие материальные запасы». Списание материальных запасов в Администрации Серпуховского муниципального района производится на основании следующих документов: - путевого листа (ф. 0345001); - ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды Администрации Серпуховского муниципального района применяется для оформления передачи в эксплуатацию материальных ценностей на хозяйственные цели. Записи производятся по каждому материально-ответственному лицу с указанием выдаваемых материальных ценностей (тетради, книги для записей, бумага и т.д.). Ведомость служит основанием для списания указанных ценностей с баланса учреждения.
Списание ГСМ по путевым листам (ф. 0345001) производится согласно нормам, указанным в технической документации транспортного средства.
Установленная норма увеличивается на следующие коэффициенты: при работе в зимнее время на 10%, работа автотранспорта на дорогах общего пользования со сложным планом на 5% Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри Администрации Серпуховского муниципального района ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
В Журнале операций отражаются операции списания материальных запасов, используемых на нужды учреждении, пришедших в негодность, выбывших вследствие недостачи, а также безвозмездной передачи.
Журнал операций содержит: дату (месяц); наименование учреждения, структурного подразделения; наименование и код по реестру получателей бюджетных средств; единицу измерения.
Далее приводятся дата, номер, наименование документа, наименование показателя, содержание операции, сальдо на начало и конец периода, номер счета по дебету и кредиту, сумма.
Записи в Журнал операции осуществляются по мере совершения операций, не позднее следующего дня после получения первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. По истечении месяца итоговые суммы по дебету и кредиту счетов из Журнала операции записываются в Главную книгу. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к Журналу операций, подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.
Контроль, за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера и главу Администрации Серпуховского муниципального района. Инвентаризация материальных запасов производится 1 раз в квартал. 2.2.3.