Документальное оформление и учет движения материалов

Документальное оформление и учет движения материалов. Документальное оформление поступления сырья и материалов в ООО «Логфест» зависит от способа их поступления (Рисунок 5). Рисунок 5. Способы поступления материалов и их документальное оформление Материалы поступают от поставщиков на основании ранее заключенных с ними договоров, которые согласовываются с юридичес кой службой и проверяются непосредственно главным бухгалтером.

Доставка материально-производственных запасов может осуществляться от поставщиков двумя способами: силами поставщика и силами самой организации.

Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации – покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные, документы, свидетельствующие об их качестве.

При получении материалов со склада поставщиков материаль но-доверенное лицо организации на основании доверенности (форма №М-2; №М-2а) производит количественную и качественную приемку товара.

Форма № М-2 «Доверенность» служит для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре бухгалтерия предприятия выдает получателю под его расписку. При использо вании доверенности формы № М-2 данные о выдаче и получении фиксируют на корешке доверенности.

Также при сдаче корешка доверенности бухгалтер делает соответствующую отметку в программе. Принятые грузы доставляются средствами компании на склад, где сдаются кладовщику, либо материально-ответственному лицу склада, отвечающего приемку материально-производственных запасов. Фактически принятые материалы оформляются приходными ордерами (форма № М-4), которые подписываются сдавшей и принявшей материалы сторонами. Формой № М-4 «Приходный ордер» оформляется учет материалов, поступивших на склад предприятия от поставщиков.

Приходный ордер в двух экземплярах составляет материально-ответственное лицо в день поступлении ценностей на склад. Один, из которых остается на складе, второй экземпляр сдается в бухгалтерию ООО «Логфест». В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует д анным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (форма №М-7), который служит основанием для предъявления претензии либо поставщику, либо лицу, доставлявшему материалы (если это третье лицо). Форму № М-7 «Акт о приемке материалов» применяют для оформления приемки материальных ценностей, если имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика: составляется также при приемке материалов, поступивших без документ ов (неотфактурованных поставках). Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную.

Она также служит оправдательным документом при расходовании денежных средств организации на оплату услуг наемного транспорта.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют требованиями-накладными (форма №М-11), накладными на перемещение, отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий, сооружений (форма №М-35). После приема ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и т.д.) передают: один - в бухгалтерию предприятия для принятия на учет материальных ценностей, другой - направляют поставщику.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций за н аличный расчет. После покупки подотчетное лицо отчитывается в бухгалтерию авансовым отчетом с приложенным к нему чеком или квитанцией, в которых обязательно указано полное наименование материала, количество и цена. На основании приложенных документов бухгалтер заводит в программу соответствующие материалы и присваивает им номенклатурные номера, по которым они в дальнейшем будут учитываться и расходоваться.

Аналитический учет поступления материально-производственных запасов осуществляется по каждому складу, подразделению, дру гим местам хранения материалов, а внутри них – по каждому наименованию, группе материалов на основании карточек учета материалов (форма №М-17) Материалы отпускаются со склада организации на хозяйственные, производственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Порядок документального оформления отпуска материалов (Рисунок 6) зависит от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска. Рисунок 6. Способы выбы тия материалов и их документальное оформление в ООО «Логфест» «Требование-накладная» формы № М-11 служит для учета отпуска сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия (цеха, объекты, участки) в пределах утвержденного лимита и является оправдательными документами для списания материальных ценностей со склада.

Форма № ТОРГ - 13 "Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары» применяется для учета движения материальн ых ценностей внутри предприятия, их отпуска между подразделениями. «Накладная на отпуск материалов на сторону» формы № М-15 используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска материалов, второй - получателю материалов. Форма № М-17 «Карточка складского учета материалов» необходима для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру: заполняется на материал каждого номенклатурного номера и ведется непосредственно материально ответственным лицом (кладовщиком). Записи в карточке делают на основании данных первичных приходно-расходных документов в день совершения операций.

На основании этих же документов составляется ведомость остатков товарно-материальных ценностей на складе на определенную дату. На данном предприятии применяются почти все первичные документы для учета движения производственных запасов, кроме форм № М - 7, М-17. Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете или субсчете.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, учитываются на счете 10 «Материалы» без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Для синтетического учета материалов используются следующие счета и субсчета: 10.1 «Сырье и материалы» 10.2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие» 10.3 «Топливо» 10.4 «Тара и тарные материалы» 10.5 «Запасные части» 10.6 «Прочие материалы» 10.7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» 10.9 « Инвентарь и хозяйственные принадлежности» 10.10 «Специальная оснастка и спецодежда на складах» 10 .11 «Специальная оснастка и спецодежда в эксплуатации» Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат.

Материалы поступают от поставщиков, о чем делается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Взаимоотношения с поставщиками регулируются договорами поставок.

Материалы также могут поступать от подотчетных лиц в порядке за купки мелких партий за наличный расчет (оприходование материалов с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 10 «Материалы»). Существуют и другие источники поступления производственных запасов, но они не имеют место на данном предприятии.

А в частности, на этапе образования предприятия материалы могут поступать от учредителей в качестве их вклада в уставный (складочный) капитал (дебет счета 10, кредит субсчета 75-1). Может иметь место безвозмездное получение материалов (дебет счета 10) от физических и юридических лиц (кредит субсчета 80-3). Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования-поручения и счета-фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю.

Суммы НДС по приобретенным производственным запасам относятся в дебет счета 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Эти суммы подлежат зачету с кредита счета 19 в дебет сч ета 68 «Расчеты с бюджетом» (субсчет «Расчеты по НДС») в том месяце, когда происходит оплата этих ценностей. Синтетический учет расчетов с поставщиками автоматизирован. Подробнее рассмотрим субсчета к счету 10 «Материалы»: Для учета горюче-смазочных материалов на предприятии используется счет 10.03 «Топливо». К данному счету ведутся субсчета второго порядка: 10.03.1 «Топливо на складе», со следующей аналитикой: Номенклатура/ Место хранения.

На данном субсчете у читывается наличие и движение смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации и ремонта транспортных средств, а также технических нужд производства. Списание смазочных материалов производится по средней стоимости по каждой номенклатурной единицы на основании: 1) Ремонтных листов (Заказ–наряд), при использовании для ремонта транспортных средств компании; 2) Акта списания масел . 10.03.2 «Топливо в баке», по каждому имеется аналитика: Номенклатура/ Основные средства.

На данном субсчете учитывается наличие и движение нефтепродуктов и газообразного топлива по каждому месту хранения. Приобретение топлива происходит несколькими способами: • По топливным картам. Водитель прикладывает заправочный чек к путевому листу (форма 4П, 4С), на основании которого приходуется топливо на счет 10.03.2 по каждому автомобилю.

По окончании месяца от поставщика поступают приходные документы: счет-фак тура, накладная по форме ТОРГ-12 и подробный отчет о произведенных заправках с указанием даты, времени, места заправки, количества, стоимости заправленного топлива по каждому транспортному средству; • За наличный расчет по авансовому отчету. Основным первичным документом для списания в производство топлива со счета 10.03.2 «Топливо в баке» является Путевой лист автомобиля.

Путевые листы выписывает диспетчер ежедневно, водитель перед рейсом проходит предрейсовый медицинский осмотр, а также проводится осмотр и прием автомобиля механиком. Соответствующие отметки ставятся в путевом листе. По результатам поездки путевой лист заполняется водителем на предмет остатка топлива в баке автомобиля, расхода горючего и прочее. Далее путевой лист сдается диспетчеру для обработки. По окончанию месяца бухгалтер по материалам формирует оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.2 и отдает диспетчеру на проверку соответствия данных путевых листов и оборотно-сальдовой ведомости.

После проверки данная ведом ость вместе с путевыми листами передается бухгалтеру на выборочную проверку и хранение. Списание топлива с данного счета производится в соответствии с утвержденными нормами. Нормы для списания топлива устанавливаются приказом, который утвержден директором. В расходы топливо списывается по средней себестоимости по каждой номенклатуре с учетом мест хранения.

При списании в расходы топлива формируются следующие проводки: Дебет Кредит Операция 20.01 10.03.2 Списание топлива по нормам 73.02 10.03.2 Списание топлива сверх норм списывается на материально-ответственное лицо В дальнейшем при выяснении причины перерасхода формируются следующие записи 20.01 73.02 Отнесена сумма перерасхода ГСМ на затраты 70.01 73.02 Отнесена сумма перерасхода ГСМ на заработную плату сотрудника Кроме того, на предприятии имеется в наличии заправочный модуль, вид нефтепродукта – дизельное топливо.

По данному модулю сформирован отдел ьный склад и имеется разработанная документация. Расход топлива осуществляется по талонам, формируются следующие проводки Д-т 10.03.1 К-т 10.03.2. Корешок выданного талона, в котором указан номер талона, дата и время его выдачи, государственный номер автомобиля и количество выданного топлива за подписью механика выдавшего топливо прилагается к путевому листу автомобиля. Второй экземпляр от талона прилагается к сменному отчету, который оформляется материально-ответственными лицами (механиками подразделения ОтЭк) и сдается для проверки ежедневно бухгалтеру по материалам.

По складу ведется журналы выдачи и поступления топлива. Журнал поступления топлива хранится и ведется бухгалтером по материалам, а журнал по выдаче топлива хранится и ведется механиками подразделения ОтЭк. Субсчет 10.04 «Тара и тарные материалы» предназначен для учета упаковочных материалов. Этот счет имеет следующую аналитику: Место хранения/ Номенклатура.

К таре и тарным материалам в ООО «Логфест» относят: • стрейч-пленка ручная и машинная (пред назначена для упаковки больших грузов); • скотч; • гофропродукция (картонные коробки). Все это тара однократного использования, предназначенная для первичной упаковки и реализации вместе с товаром. Упаковочные материалы поступают от постоянных поставщиков на основании товарной накладной и счета-фактуры на склад. Стрейч-пленка используется для паллетизирования (упаковки поддонов с товаром) товаров принятых на ответственное хранение, гофропродукция и скотч на складе используется при комплектации заявок и отгр узки их в торговые точки.

Норма расходования упаковочных материалов не определена, так как они расходуются в зависимости от объемов отгрузок и объемов поступления товара на склады хранения на дату. Упаковочные материалы бухгалтером списываются на основании «Акта на списание материалов» установленной в организации формы. Акт составляется старшим кладовщиков на основании фактического расхода и остатков материалов на складе на определенную дату (конец текущего месяца), затем подписывается начальником склада и передается в бухгалтерию.

Списывается тара (упаковка) по средней стоимости на затратный счет 20.01. «Основное производство» на соответствующее подразделение. Для учета наличия и движения инвентаря и хозяйственных принадлежностей открыт субсчет 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», который имеет следующую аналитику: Место хранения/ Номенклатура (Рисунок 7). Рисунок 7. Инвентарь и хозяйственные принадлежности в ООО «Логфест» Согласно учетной политике ООО «Логфест» для инвентаря и хозяйственных принадлежностей определен следующий порядок отнесения на расходы: • Материалы стоимостью до 5000 рублей – стоимость, по которой материал принят к учету, переносится на расходы в момент передачи в эксплуатацию.

На забалансовом счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» ведется количественно-суммовой учет; • Материалы стоимостью от 5000 до 10000 рублей – стоимость, по которой материал был принят к учету, переносится на расходы равны ми частями в течение двенадцати месяцев, с момента передачи в эксплуатацию.

Для учета наличия и движения инвентаря и хозяйственных принадлежностей в эксплуатации открыт субсчет 10.11.3 «Инвентарь в эксплуатации», который имеет аналитику: Номенклатура/ Партии материалов/ Работники в эксплуатации. По кредиту данного субсчета отражается погашение стоимости инвентаря на себестоимость продукции в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат.

При вводе в эксплуатацию материалов формируются следующие записи: Дебет (забаланс) Кредит (з абаланс) Операция 10.11.3 (МЦ.04) 10.09 Передан материал в эксплуатацию 20,23,25,26 10.11.3 Погашение стоимости материалов При списании материалов из эксплуатации формируются следующие записи: 20,23,25,26 10.11.3 Погашение стоимости материалов, при не полностью перенесенной стоимости на затраты (МЦ.04) Списание материалов из эксплуатации Для учета поступления, наличия и движения специальной одежды, находящейся на складе предназначен субсчет 10.10 «Специальная одежда, на складе», имеющий аналитику: Место хранения/ Номенклату ра. Для учета поступления и наличия специальной одежды в эксплуатации используется субсчет 10.11.1 «Специальная одежда в эксплуатации», которой имеет аналитику: Работники/ Партии материалов в эксплуатации/ Номенклатура.

По кредиту данного субсчета отражается погашение стоимости специальной одежды на себестоимость продукции в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат.

При выдаче специальной одежды составляется первичный документ «Ведомость учета выдачи специальной одежды» по форме №МБ-7, которая оформляется руководителем подразделения и подписывается лицами, получившими специальную одежду. При этом вводится номер партии с указанием даты выдачи и устанавливается норма списания соответствующего комплекта спецодежды. Для ее списания устанавливается срок полезного использования: • летняя специальная одежда – 1 год • зимняя специальная одежда – 2 года При этом формируются следующие записи: • Передача материалов в эксплуатацию Д-т 10.11.1 (М Ц.02) К-т 10.10 • Погашение стоимости специальной одежды Д-т 20, 23, 25 К-т 10.11.1 Списание стоимости специальной одежды производится линейным способом в течение установленного срока полезного использования.

После чего спецодежда с полностью погашенной стоимостью списывается с материально-ответственного лица. 2.3. Контроль за использованием материальных запасов В ООО «Логфест» учет и контроль осуществляет бухгалтер материального отдела. В ее обязанности входит: 1. Проверка правильности заполнения документов по поступлению, выбытию, перемещению материалов; 2. Сверка фактического поступления материалов с документами поставщиков; 3. Ведение книги покупок; 4. Проведение инвентаризации материальных запасов.

Бухгалтер по материалам отчитывается перед главным бухгалтером один раз в неделю (составляет отчет по дебиторской задолженности, отчет по проблемным клиентам, которые имеют просроченную дебиторскую задолженность, проблемы с пред оставлением правильно оформленных документов). В результате работы бухгалтерии создается база учетной информации, которая по требованию предоставляется руководителям отделов – подразделений, на ее основе они предпринимают меры по исправлению и предоставлению необходимых документов для учета.

Бухгалтерский учет в ООО «Логфест» ведется с использованием программы «1С Предприятие: 8.1», с соблюдением требований законодательства.

В ООО «Логфест» применяются такие процедуры контроля в системе бухгалтерского учета, к ак: • Арифметическая проверка правильности бухгалтерских записей; • Проведение сверок расчетов; • Проверка правильности осуществления документооборота и наличие разрешительных записей руководителей; • Ведение бухгалтерского учета на базе единой автоматизированной системы бухгалтерского учета «1С: Предприятие». Программа позволяет оперативно управлять материальными, денежными и трудовыми ресурсами организации.

Для контроля за использованием сырья и материалов в производстве и спользуют следующие три основных метода (Рисунок 8) Рисунок 8. Методы контроля за использованием материальных ресурсов 1. Метод документирования основан на документальном оформлении отдельными документами всех случаев отклонений расхода материалов от установленных норм, нормативов и условий. Данный метод в той или иной мере используется на всех промышленных предприятиях. 2. Сущность метода партионного раскроя заключается в том, что на каждую партию материалов, отпускаем ых на производство, выписывается раскройный лист (учетная карта). В нем указывается количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей) и отходов, которое должно быть получено из материалов, и фактически полученные заготовки и отходы.

Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сравнивают с нормативным.

Экономию или перерасход материалов определяют сопоставлением фактического количества израсходованно го материала с расходом по норме. Такие же расчеты осуществляются и по отходам. В раскройном листе указывают также причины выявленных отклонений и лиц, ответственных за раскрой материалов. Метод партионного раскроя широко применяют в машиностроительной, швейной, обувной, мебельной отраслях промышленности и ряде других (молочной и пищевой - при производстве банок). 3. На данном предприятии используется инвентарный метод контроля за использованием материальных запасов.

П ри этом методе по истечении месяца проводят инвентаризацию остатков неизрасходованных материальных ресурсов. Фактический расход материалов на производство определяют прибавлениям к остатку сырья и материалов на начало периода поступления и вычитанием из полученного остатка сырья и материалов на конец периода. Инвентарный метод контроля за использованием сырья и материалов особенно хорошо применяют в мясной, молочной, пищевой промышленности, а также в металлургии, электроэнергетике, химической промышленности.

По истече нии одного месяца цехи составляют отчеты о расходе сырья и материалов, где указывают нормативный и фактический расход материалов на каждый вид продукции или несколько видов продукции в целом. В отчетах даётся объяснения причин перерасхода или экономии по материалам. На основании этих отчетов цехов бухгалтерия составляет по каждому синтетическому счету в отдельности ведомости распределения израсходованных сырья и материалов, где расход сырья и материалов отражается по каждому аналитическому счету.

Сырье и материалы расх одуются на группу изделий, и поэтому по видам продукции они распределяются косвенно - нормативным или коэффициентным способами. • При нормативном способе фактически израсходованные сырье и материалы распределяют по видам продукции пропорционально расходу их по норме. • При коэффициентном способе основой распределения является коэффициент содержания, показывающий соотношение потребления сырья и материалов по каждому изделию.

Рассмотрим правила и порядок проведения инвентаризации (всех видов материалов) в ООО «Логфест». Для достижения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ООО «Логфест» проводит инвентаризацию в ходе, которой проверяется фактическое наличие, состояние и оценку материалов в натуральном и стоимостном выражении. Проверка фактического наличия материалов производится путем пересчета, перевешивания и прочее.

Не допускается вносить в опись данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Инвентаризация проводится в соответствии с порядком установленном на предприятии и в обязательных случаях: • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; • при смене материально-ответственных лиц; • при выявлении хищения, порчи, в случае чрезвычайных ситуаций; • при ликвидации или реорганизации предприятия.

Организует и руководит инвентаризацией руководитель, его заместитель или главный бухгалтер. Проводит ее постоянно действующая инвентаризационная комиссия, назначенная руководителем, о чем издается распорядительный документ (в данном случае приказ руководителя). В ООО «Логфест» в состав комиссии включены: начальник склада или заместитель начальника склада, бухгалтер, а также менеджер склада, если это необходимо. Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица и всех членов комиссии, если хотя бы один из них отсутствует, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Перед проведением инвентаризации бухгалтер составляет в программе «1 С» инвентаризационную опись по каждому складу в отдельности. Инвентаризационную опись можно заполнить списком проверяемых материалов по каждому складу с указанием количества и средней стоимости. Перед проведением инвентаризации обязательно в бухгалтерию должны быть сданы все документы по приходу, выбытию, внутреннему перемещению или списанию, а также отражены в учете.

Старший кладовщик или кладовщики всех складов пишут расписку в сдаче всех имеющихся документов в бухгалтерию склад а. Так как, существуют несколько складов (кладовых) хранения материалов у каждого из которых свое материально-ответственное лицо, то естественно инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. При длительном проведении инвентаризации, возможны случаи внепланового поступления материалов, в таких случаях материалы принимаются кладовщиком согласно обычному порядку приема, но помещаются в отдельные кладовые до окончания инвентаризации.

После чего, на основании документов поступления бухгалтер заносит да нные в программу, и материалы размещаются естественно на складе по своим местам. По результатам инвентаризации выявляются либо излишки, либо недостачи материальных ценностей, чего редко когда не возможно избежать. В учете суммы недостач отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 10 «Материалы». Согласно приказу руководителя и объяснительной материально-ответственного лица недостачи могут быть списаны как на лицо связанное с их хищением, порчей или прочее, так и на затраты соответствующего подразделения.

Списана недостача при установлении виновного лица: Д-т 73.2 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Если виновные лица не установлены или при обращении в суд, он отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты.

Списана недостача при неустановлении виновного лица: Д-т 91 "Прочие доходы и расходы" К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются на соответствующий склад по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 91.1 «Прочие доходы». 3. Совершенствование организации учета материальных запасов в ООО «Логфест» В практике предприятия наблюдается большой риск не отражения в учете документов по поступлению или внутреннему перемещению возникает в организации в следствии: 1. огромного документооборота на складах связанного непосредственно с деятельностью организации, как логистической компании; 2. изначально неправильного оформления документов поставщиков возвращенных на переделку; 3. срочности передачи материала на другой склад и отложенного оформления соответствующих документов; Для избежания в будущем подобных проблем, предложено усилить контроль за деятельностью складских рабочих, а именно: В момент принятия материалов на склад старшим кладовщиком или кладовщиком, осуществляетс я проверка соответствия количества, качества и наименования материальных ценностей с документами поставщика, после их подписания предоставляется пакет документов в бухгалтерию для контрольной проверки количества, наименования, ценовых показателей, а также правильности оформления документов и закрепления их печатью организации.

После этого, один экземпляр непосредственно остается у бухгалтера, а второй подписанный и заверенный синей печатью организации, возвращается представителю поставщика.

Вследствие данной последовате льной процедуры удастся избежать, как минимум потери документа на складе и оперативного его заведения бухгалтером в программу, а также оперативно проверить правильность оформления первичных учетных документов по поступлению материалов в организацию.

Еще одним средством осуществления контроля за поступлением материальных ценностей и своевременностью отражения их в учете является необходимость своевременного проведения сверки расчетов с поставщиками, которой ни в коем случае нельзя пренебрегать.

Сверка с поставщика ми обязательно должна проводиться один раз в квартал. А также считаю необходимым проводить сверку взаиморасчетов при смене наименования организации поставщика или реорганизации его. Бухгалтер формирует Акты сверок с поставщиками до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

К актам сверок составляется реестр, в котором делается отметка о возврате акта сверки (дата и результат). Акты сверки рассылаются по почте или передаются через представителей поставщиков (например, торговых представителей). Акт све рки должен быть подписан уполномоченным по доверенности лицом (с указанием должности, ФИО, даты подписания) и завизирован печатью поставщика. При возникновении разногласий в расчетах с поставщиком на определение причин разногласий бухгалтеру отводится 5 дней. Если разногласия возникли по вине поставщика, поднимаются первичные документы, копии которых предоставляются поставщику для проверки.

Если разногласия в расчетах возникли по вине сотрудников Компании, то после урегулирования расчетов, клиенту отправляется испр авленный акт сверки, который должен быть возвращен в течение 14 дней со дня их получения в подписанном виде. Контроль за проведением сверки расчетов с поставщиками бухгалтером должен осуществляться руководителем и главным бухгалтером.

В определенные сроки бухгалтер в письменном виде с приложенным реестром переданных поставщикам актов сверки (с отметкой расхождении и возвратов) должен предоставлять отчет руководителю и главному бухгалтеру. Предполагаю, что такой контроль не будет излишним и позволит оперативно и достоверно исправить существующие ошибки и оградить организацию от нежелательных искажений в учете. Необходимо поддерживать регулярное проведение инвентаризаций материальных ценностей на складах.

На предприятии инвентаризации должны проводиться через запланированные промежутки времени с целью обеспечения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материально-производственных запасов. На исследуемом предприятии нет установленного графика проведений проверок. Дл я усиления контроля за сохранностью материальных запасов необходимо: • разработать документировано оформленный порядок проведения инвентаризаций с указанием даты их проведения (ежеквартально); • осуществлять проверки в соответствии с этим порядком; • использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации; • обучить сотрудников правильному проведению инвентаризации; • обеспечить сотрудников необходимым инвентарем.

В дальнейшем, после каждой проведенной инвентаризации, должно определить, какие ресурсы и в как их количествах необходимы для успешного функционирования организации и повышения эффективности ее работы, а затем обеспечить эти ресурсы. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Также одно из условий рационального использования производственных ресурсов – нормирование складских запасов и материальных з атрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.