Информационная служба в фирме. Современное состояние

Информационная служба в фирме. Современное состояние. За последние несколько лет информационно-аналитическая деятельность в российских государственных и коммерческих учреждениях получила существенное развитие. Это объясняется рядом причин.

Переход к рыночной экономике возможен только при условии возрождения предпринимательства. В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил Основа успеха в бизнесе - своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация. Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия.

На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью. Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде. Таким образом, возникает задача установки некоего информационного фильтра на нескольких ветвях информационной магистрали. Частично данная задача решается за счет наличия в фирме референта.

Частичность решения заключается в том, что один референт может просмотреть только часть из поступающего потока информации и выделить из него наиболее важные моменты, другая же часть информационного потока остается невостребованной. О каком-либо оперативном получении дополнительных сведений, разнообразном анализе, планировании и прогнозировании здесь не может быть и речи. Кроме этого референт ориентирован только на высшее руководство, и при этом совершенно не учитывается заинтересованность рядового сотрудника в оперативном получении необходимой ему информации.

В качестве улучшенных фильтров выступает информационная служба. Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические задачи, в третьих - отдел коммерческой разведки.

Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры 18 . Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия.

Задача информационной службы - квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, то есть обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов, в производителя информации, осуществляющего маркетинг информационной продукции и услуг. Основная цель - это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений.

Наличие качественной информации у руководства помогает не только при принятии каких-либо решений, но может сыграть в его пользу при проведении переговоров или дискуссий 9 . В качестве основных аспектов информационной деятельности и новых задач информационной службы предприятия могут быть представлены - проведение исследований рынка сбыта продукции предприятия или участие в такой работе - проведение и организация рекламной кампании - проведение маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии в интересах маркетинга его продукции.

Как и в маркетинге любых товаров, важным является повышение качества информационной продукции и услуг и снижение издержек информационного производства, предоставление специалистам предприятия возможности выгодного сотрудничества с информационной службой, предпочтительного по сравнению с другими каналами коммуникации.

Поэтому маркетинг информационной продукции и услуг на предприятии должен преследовать, как минимум, две цели 1 реализация задач маркетинга продукции предприятия в части его информационных аспектов 2 обеспечение эффективной деятельности информационной службы предприятия в условиях рыночной экономики. Для достижения первой цели необходимо - создать и вести информационную базу, включающую информацию о сильных и слабых сторонах своего предприятия и его продукции, а также сведения о конкурентах - обеспечить поступление на предприятие необходимой научно-технической и конъюктурно-экономической информации - обеспечить переработку и распределение этой информации по принадлежности между подразделениями предприятия - создать коммуникации для свободной циркуляции идей всех участников маркетинга до потребителя с целью координации усилий в создании продукции, удовлетворяющей потребности данного сегмента рынка.

Для достижения второй цели необходимо провести - определение возможностей информационной службы и номенклатуры выполняемых работ и услуг - исследование и сегментацию рынка информационной продукции и услуг на предприятии - рекламу информационных работ и услуг, мероприятия по стимулированию сбыта - мероприятия по уменьшению издержек информационного производства - оценку эффективности мероприятий маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии с последующей корректировкой плана маркетинга.

Весьма важно, чтобы наряду с количественными оценками в информации содержались также качественные характеристики.

Особенно ценны сведения прогнозного характера, дающие представление о намечающихся структурных изменениях и новых тенденциях и имеющие принципиальное значение для выработки стратегий маркетинга. Участие информационной службы в маркетинговых исследованиях может осуществляться посредством решения двух равнозначных задач - создания и ведения фактографических баз данных, содержащих количественную информацию списки поставщиков, данные о фирмах, продукции и т.д проведение на этой базе обзорно-аналитической деятельности, результатом которой является получение прогнозных оценок состояния рынка продукции предприятия.

Решение данных задач возможно на основе создания автоматизированных банков данных в рамках информационной службы предприятия. Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается.

Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции предприятия является создание и поддержание системы информации, обеспечивающее оперативное поступление достоверных сведений, необходимых для успешной маркетинговой деятельности предприятия. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т.д. 12 . Т.О целесообразно рекомендовать хозяйствующим объектам иметь в своей структуре специальное подразделение, ответственное за подготовку условий успешного развития предприятия - информационную службу.

Предприятие, стремящееся к успешному выходу на рынок, закреплению на нем, усилению конкурентных позиций, а в перспективе - к лидерству, должно в первую очередь обладать как можно более полной информацией о состоянии и динамике внешней среды - о конъюнктуре, объеме и структуре рынков, а также о состоянии внутрифирменной среды - о производственных и интеллектуальных возможностях реализации практических и стратегических задач.

II.