Функции и задачи информационной службы

Функции и задачи информационной службы. В условиях рыночной экономики существует взаимосвязь между службой информации и службой маркетинга, которая в состоянии взять на себя всю маркетинговую работу, включая планирование.

Если предприятие маленькое, то все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение, структура которого должна быть ориентирована на выполнение трех основных функций - сбор информации, анализ и прогнозирование - формирование производственной программы - осуществление рекламы и маркетинга. Это подразделение может называться службой маркетинга или информационно-аналитическим отделом. Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация.

То же справедливо и по отношению к внутренней информации, но с некоторыми оговорками. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном стандартные формы статической отчетности, подготовленном для анализа виде. Таким образом, обозначаются основные задачи, стоящие перед информационной службой 1 сбор, обработка и анализ внешней информации 2 сбор, обработка и анализ внутренней информации 3 на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений 4 оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций 5 долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе 6 решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы Иногда бытует мнение, что ИС и экономическая служба дублируют друг друга.

Экономическая служба ориентирована, прежде всего, на решение стандартных задач внутреннего учета.

Одной из основных задач ИС является сбор, обработка и анализ самой разнообразной внешней информации. Экономической службой решаются задачи анализа и планирования текущей деятельности фирмы и ее подразделений, а также стратегического планирования. Здесь находится первая точка пересечения интересов ИС и экономической службы.

ИС не решает стандартных задач учета - она является пользователем информации, полученной в результате решения данных задач другими подразделениями экономической службой. И, наоборот, другие подразделения, в частности экономическая служба, являются пользователями информации, предоставленной ИС. Здесь вторая точка пересечения интересов. Деятельность экономической службы строго ориентирована на руководство фирмы и контролирующие инстанции. Деятельность ИС ориентирована как на руководство, так и на рядового сотрудника.

Данные службы не дублируют, они взаимодополняют друг друга. Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления - аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными. Основные задачи аналитического - это пункты 1,2,3 и 6 из выше перечисленного списка.

Аналитическое подразделение разделяется на две составляющие. Одна из них ориентирована на решение стратегических задач выявление тенденций, прогнозирование, стратегическое планирование, вторая - мониторинг текущих событий и решение тактических задач. Основными задачами информационного направления являются 4 и 5, а также часть от задач 1 и 2 - сбор и обработка информации. Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов, связанных с пунктами 4 и 5, и оказывает соответствующую помощь при решении задач 1,2,3 и 6 18 . Систематизируем и обобщим основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы - информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников.

Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал - как правило, основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления.

Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку - на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации, что иногда может привести к искажению ситуации и выработки неверных рекомендаций - основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени - отдельно следует выделить проблему представления информации.

Информация, которая предлагается конечному пользователю, должна быть лаконичной, конкретной, легко читаемой. Предлагаются следующие шаги для их решения 1 разграничение обязанностей между специалистами службы 2 внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией. Это не что иное, как информационная система.

Создание ИС призвано решить следующий спектр задач - создание единого информационного пространства фирмы - повышение эффективности деятельности информационной службы - обеспечение оперативного доступа любого сотрудника со своего рабочего места к необходимой ему в данный момент информации - повысить уровень профессиональной подготовки каждого сотрудника фирмы. Информационным наполнением ИС служит самая разнообразная внешняя и внутренняя информация 18 . 2.2. Структура службы информации Руководителю, заинтересованному в развитии предприятия и завоевании новых рынков сбыта своей продукции с минимальным риском потерь, задавшемуся целью создать полноценную службу информации, необходимо ясно представить себе цели, которые следует поставить перед этой службой, и структуру, которая позволит их реализовать.

Лишь грамотно организованная, хорошо оснащенная, с квалифицированным персоналом служба сможет решить весь комплекс задач. Только для такой службы целесообразно разрабатывать и применять критерии эффективности при оценке ее функционирования.

Успешная деятельность службы информации предприятия возможна при условии ее опоры и ориентации на реальные интеллектуальные, научные, технические и производственные возможности предприятия, его финансовый потенциал и реальные перспективы развития 48 . Данная модель информационно-аналитической службы предприятия может быть полезной, в первую очередь, для крупных предприятий рыночной ориентации, имеющих обширную номенклатуру выполняемых работ Приложение 1 . Рассмотрим функции каждой группы.

Группа маркетинга - мониторинг динамики рынка и конъюнктуры - формирование модели потребительских ожиданий - формирование идеальной модели продукции - все о фирмах конкурентах и товарах-аналогах - разработка бизнес-планов - реклама - предложения по совершенствованию продукции и ее ассортимента - динамика объемов производства и организация системы товародвижения - предложения по сервисному обеспечению пользователей. Патентно-правовая группа - патентно-правовая защита промышленной и интеллектуальной собственности - рекомендации по организации конкурентной борьбы на рынках продукции услуг предприятия - рекомендации по безопасному вывозу новой продукции на рынок. Группа сбора и обработки информации - поиск, обработка, систематизация, классификация и первичное преобразование свертывание информации - формирование, ведение и совершенствование баз данных - подготовка дифференцированной информации для руководителей и лиц, принимающих решения.

Группа экспертов - поиск новых источников информации, потенциальных инвесторов - отбор нужной информации порог избыточности, достоверности - определение структуры и объема информации, необходимой и достаточной для информационного обеспечения деятельности и развития предприятия Группа анализа и синтеза информации - подготовка аналитической информации для обеспечения хозяйственной деятельности предприятия - подготовка информации о деятельности предприятия для передачи во внешнюю среду.

Следует отметить, что в данной работе модель информационной службы представлена в самом общем виде. В каждой конкретной области существует своя специфика 49 . Сотрудники информационной службы должны обладать следующими качествами - аналитическое, ассоциативное мышление - способность идентифицировать и концептуализировать проблемы темы, запросы - умение анализировать исходные документальные массивы информацию - обостренное чувство нового - мобильность сознания, восприимчивость к инновациям - целеустремленность и последовательность действий - коммуникабельность В круг профессиональных знаний сотрудников должны входить - теория и практика коммуникации, информатизации, библиотечно-информационной деятельности - менеджмент и маркетинг библиотечно-информационных ресурсов, услуг, продукции - экономика библиотечно-информационной деятельности - теория конъюнктуры - стандартизация библиотечно-информационной деятельности - авторское право смежные права на интеллектуальную собственность - хозяйственно-договорное контрактное право - порядок лицензирования видов деятельности - экспертные системы оценки потоков информации - логическое моделирование - справочно-информационное источниковедение бизнес-информ-ресурсы - характеристики и свойства нетрадиционных носителей информации - принципы подготовки и характерные особенности метаинформации - основы реферирования документной информации - информационные потребности малого и среднего бизнеса - поведение потребителей информации - методика социологических исследований - теория факторного анализа - технология автоматизированной обработки, организации систематизации, управления, поиска и передачи информации - методика работы с компьютером и современными средствами связи, копировально-множительной техникой - свободное владение минимум одним межгосударственным языком прежде всего английским как интернациональным языком бизнеса, дополнительными языками могут быть немецкий, французский и испанский. Основные практические навыки - экспертиза информационных потоков - целевой отбор документальных материалов - разноаспектный поиск первичных источников и информационный поиск, в том числе библиографический и фактографический поиск - организация и контроль сохранение зафиксированной информации - использование конкретных программно-методических продуктов - динамичное чтение скоротечное текстовой информации - многофакторный анализ библиографическое описание реферирование индексирование организация и ведение баз данных информационный мониторинг - применение машиночитаемых носителей информации кассеты, диски, дискеты - владение микропроцессорной техникой компьютерная грамотность, прогрессивными средствами связи электронная почта, телефакс, видеотекст, сотовая телефонная связь и др копировально- множительными аппаратами - маркетинг и бизнес планирование, оценка эффективности информационной деятельности - деловое общение - организационно-правовое оформление экономических отношений предприятия с партнерами юридическими и физическими лицами 65 . III. Методы работы информационной службы 3.1. Информационное обеспечение Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране.

Под информационным обеспечением понимают 1 Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения 2 Совокупность единой системы классификации и кодирования информации и единой системы документации, используемых в автоматизированной ИПС совокупность методов и средств организации машинных массивов информации Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы - материальные, денежные, кадровые.

Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства.

Согласно Федеральному закону Об информации, информатизации и защите информации от 22 февраля 1995 года Информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных 1 . Информационные ресурсы - множество профессионально-значимых источников информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в каждый конкретный период времени.

Информация - основное условие конкурентной способности организации 16 . Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п. Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее в удобную для выработки управляющих решений форму. Хотя приемников маркетинговой информации на предприятии может быть множество вплоть до отдельных сотрудников, получающих важную информацию в служебных командировках, на конференциях и т.п центр ее обработки и первичного анализа должен быть един, что исключит разрывы и дублирование в информационных потоках.

Логично представить таким центром службу информации, являющейся главным нервным узлом информационной системы предприятия 44 . Информационная служба должна обеспечивать информацией любую возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно, поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне специфична и зависит от многих мотивов.

Важнейшими являются пять признаков - организационно-правовая структура государственные и муниципальные предприятия бюджетные, смешанные предприятия, частные фирмы и кооперативы - функциональная деятельность фирм инновация, проектирование, конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование, консалтинг и т.д отраслевая направленность работы фирм комплекс отраслей лесохимический, топливно-энергетический, машиностроительный комплекс и т.д отрасли здравоохранения, культуры, сельского хозяйства и их узкоотраслевые направления - региональная направленность работы фирм район Санкт-Петербурга, весь город, весь Северо-Запад или другие области и республики России, СНГ, зарубежные страны - личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм базовое образование, профиль, специализация, стаж и опыт работы, уровень знания иностранных языков, компьютерной подготовки и т.д Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций - сбор данных - обработка данных и формирование информационных банков пользователей - хранение информации - поиск информации - преобразование информации - передача информации Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требование полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации.

Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи приема данных - модемов, факсов, телефонов и т.п. Возникающий в ходе разнообразной предпринимательской деятельности информационный дефицит недостаток или нехватка информации, перебои с информированием предопределяет необходимость поиска информации, которая была бы способна его удовлетворить.

Иными словами, поиску информации всегда предшествует появление информационного дефицита.

В наши дни, как и прежде, информационный дефицит необычайно разнообразен, но наиболее частыми являются три разновидности информационного дефицита - фактографический дефицит - концептографический дефицит - документальный дефицит.

Фактографический информационный дефицит предполагает нахождение и предоставление специалисту реально существующего факта сведения, события, максимально соответствующего потребности.

В настоящее время чаще других требуются факты адресные, статистические, ценовые и отраслевые тематические, касающиеся в первую очередь профессиональной деятельности предпринимателей. Обычно считается, что найти адрес просто.

Но на самом деле далеко не всегда удается установить точный, достоверный адрес организации, предприятия, объединения.

Даже в пределах нашего города поиск не всегда успешен по разным и подчас весьма неожиданным причинам.

Например, фирма не заинтересована в рекламе, нет необходимости сообщать свои адресные сведения в силу желания изменить свой профиль деятельности или предполагается поменять адресные сведения, закрыть фирму, открыть новую и т.д. И в такой ситуации даже простейший информационный дефицит остается неудовлетворенным.

Другой пример - поиск статистических сведений может оказаться еще более длительным, особенно если необходимы конкретные факты.

Выполнить и тем более оперативно такой поиск далеко не всегда удается, если и вообще возможно.

И не потому, что специалист не знает источников информирования или профессионально безграмотен, а по вполне объективным причинам - задержка выпуска статистических изданий и трудности доступа к компьютерной информации или простое отсутствие конкретных статистических данных в информационных сетях.

Совсем нелегко найти объективные сведения о цене продукта или услуги. Предприниматель многократно сталкивается с указанием цен прежних, не соответствующих определенному периоду, региону, продукту, и источники информации далеко не всегда удовлетворяют этот фактографический информационный дефицит.

Для удовлетворения четвертого направления фактографического информационного дефицита требуются весьма разнообразные источники отраслевого тематического профиля справочники и даже другие типы первичных документов монографии, практические пособия, имеющие в фирме официальные документы. Для удовлетворения этих видов фактографического информационного дефицита могут быть использованы разные пути и варианты фактических сведений.

Опытный менеджер информационной фирмы должен выбрать самый правильный вариант. Получить ответ на возникший концептографический информационный дефицит еще труднее, тем более что число источников информации, дающих ответ в виде готовой концепции весьма ограниченно особенно после 1991 года, а сами объекты концептографического дефицита являются всегда сложными.

Нередко подобный дефицит требует глубокого поиска источников, обеспечивающих обобщенными сведениями концептуального и конъюнктурного характера, или проведения собственных разработок. Документальный информационный дефицит - третий возникающий в настоящее время дефицит, для удовлетворения которого необходимы документ или комплекс документов. Необходим поиск и таких документов, которые по разным причинам далеко не сразу публикуются или вообще сообщения о них отсутствуют. В первую очередь это касается ведомственных, особенно внутренних документов.

Поэтому удовлетворение даже такого простейшего как документальный информационный дефицит требует достаточного знания путей поиска, времени на их нахождение и предоставление в реальном режиме. Предпринимательская идея - понимание, предчувствие, смутное знание предпринимателя о том, что он ощущает наметившиеся изменения в области своего профессионального интереса необычайно важны в условиях рыночной экономики. Для реализации идеи предприниматель собирает информацию и анализирует ее исходя их информационного дефицита.

Можно назвать 4 группы изменений, которые по существу являются их индикаторами в пределах фирм и даже отраслевых и региональных направоений деятельности - неожиданные события - несоответствия, несовпадение с тем, что должно быть и что реально происходит - насущная потребность, проявление негативных симптомов, которые могут быть и должны быть устранены внутри предприятий - внешнее давление на фирмы вследствие внезапных изменений в отрасли или регионе В сферах внешней деловой среды тоже проявляются и создаются условия для новых возможных изменений.

Таких ситуаций три - последствия демографических изменений - культурные изменения, вызывающие трансформации восприятий, настроений и ценностей жизни - научно-информационные изменения, связанные с расширением границ и результатов познания мира. Усилия информационной службы должны быть направлены на обеспечение и удовлетворение информационного дефицита.

Таким образом, цель информирования в фирме - полное и быстрое удовлетворение информационного дефицита фирмы в целом и конкретной предпринимательской идеи 17 . Специальным средством информационного обеспечения коммерческой деятельности выступает технология электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между различными участниками хозяйственных связей в сфере коммерческой деятельности - производственными предприятиями, торгово-посредническими организациями, банками, страховыми компаниями и т.д - принципов, выработанных на базе информационной логистики.

ЭДИФАКТ - это особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Технологию ЭДИФАКТ можно сравнить с кубиком Рубика. Постоянная сцепка его составляющих позволяет, не разрушая формы куба, создавать из одних и тех же элементов при вращении в разных плоскостях все новые и новые зрительские суть - аналитические комбинации.

По этим же принципам формируется ЭДИФАКТ-сообщение. Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений составлять описание любого распространенного в коммерческой практике документа, сформулировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации. При этом, будучи, например, составленным на русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для российских получателей, так и для зарубежных партнеров на всех основных европейских языках.

В месте получения закодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ-сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запоминающими устройствами - серверами, частично выполняет и роль автоматизированной системы делового администрирования, которая не позволяет какому- либо партнеру по обмену документами в ЭДИФАКТ уйти от ответственности за свои послания.

Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет - факт чрезвычайно важный в связи с переходом ЕвроСоюза с 1 января 1995 года на обязательное использование электронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информацией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском и немецком языках.

Промедление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появление нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Ведущими организациями по распространению технологии изначально выступили В О ИНФОРМВЭС , Роскоинформ, ЦБ России, Государственный таможенный комитет, Минтранс, Российская академия наук, Торгово-промышленная палата России. Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д. Существует множество наработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении информационных систем.

Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразным видится применение технологий INTERNET 36 . ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ удаленным пользователям.

Естественно, что подключение к ИС осуществляется строго в соответствии с правами доступа конкретного пользователя только к разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является конфиденциальный сегмент информации, доступ к которой имеет ограниченный круг пользователей и только внутри локальной сети фирмы. Пользователи внутри фирмы также имеют разграничения по доступу к информации. Вопросам безопасности необходимо уделить самое пристальное внимание. Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер.

Получается, как бы двойная работа - все печатные издания формируются на компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным является устранение лишнего звена в этой цепочке электронная форма - печатное издание - электронная форма, поэтому, по возможности, всю поступающую информацию необходимо получать в электронном виде хотя в некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях. Информация бывает представлена в самом разнообразном виде - цифровая табличная, текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные форматы.

Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия информации. Существуют технологии, позволяющие решить данные проблемы. Проблема оптимального хранения большого объема разнородных данных решается с помощью технологии Хранилищ Данных.

Технология OLTP обеспечивает ввод и оперативную обработку информации. Оптимальный доступ и получение данных обеспечивается применением технологий работы с многомерными структурами данных - OLAP. Вышеперечисленные технологии - это не конечный продукт, а только методы и рекомендации, применение которых помогает решить указанные задачи. Для анализа данных и прогнозирования ситуации перспективным является новые направления - нейросети, генетические алгоритмы, а также различные методы моделирования математическое моделирование. Очень важная задача, которую нельзя недооценивать предоставление результатов анализа.

Поскольку информация лучше воспринимается визуально, то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы. Следующим шагом в этом направлении являются Географические Информационные Системы ГИС , использующие оцифрованные географические карты в качестве основы, на которой потом накладываются самые разнообразные числовые данные и имеется возможность их дальнейшей обработки и анализа построение диаграмм, цветное выделение, различные отчеты по выбранным объектам, областям и т.д Очень интересным и перспективным является использование технологии VRML язык моделирования виртуальной реальности, который применяется в ГИС. Целесообразно также использование звукового сопровождения процесса предоставления информации 22 . 3.2.