Конфиденциальность и защита коммерческой информации

Конфиденциальность и защита коммерческой информации. Реально функционирование системы коммерческой информации на предприятии проявляется в создании информационной среды, поддерживаемой упорядоченным движением потоков информации.

В модели предусмотрено, что все информационные массивы данных по основным видам коммерческой деятельности формируются на основе - данных маркетинговых исследований - данных внутрифирменного управленческого учета сведений об объемах товарооборота, величине производственных и товарных запасов, единовременных и текущих затратах, прибыли предприятия и др данных внешней статистики, конъюнктурных обзоров рынков, публикуемых в специальных изданиях и средствах массовой информации - экспертных оценок.

Важнейшим элементом построения системы информирования является обеспечение границ доступа к информации. Мера доступности определяется степенью конфиденциальности - доверительности или секретности сведений. На практике границы доступа обеспечиваются защитой информации в режиме коммерческой тайны - принятия мер по ее секретному использованию.

Понятием коммерческой тайны обобщаются преднамеренно скрываемые по коммерческим соображениям экономические интересы предприятия, сведения о различных сферах его предпринимательской деятельности производственной, коммерческой, инновационной и т.д. и относительно организации управления, необходимость защиты которых обусловливается задачами конкуренции и угрозами потери экономической безопасности.

По общим правилам коммерческая тайна вводится относительно тех сведений, который представляют интерес для коммерции. Режим коммерческой тайны определяется законодательным путем. В России он устанавливается ст.139 Гражданского кодекса РФ, согласно которой информация составляет коммерческую тайну, если имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель информации принимает необходимые меры к охране ее конфиденциальности.

Гражданским кодексом ст.139 , наряду с коммерческой тайной вводится понятие служебной тайны. Однако какие-либо различия между ними не проводятся. Служебная тайна по законодательству так же, как и коммерческая тайна, должна иметь коммерческую ценность, и меры по их охране должны быть одинаковы. Перечень сведений, которые составляют предмет коммерческой тайны, и порядок обеспечения их сохранности определяются руководством предприятия. Наиболее общие правила состоят в следующем.

Основополагающим является принцип равновесия между обеспечением экономической выгоды и поддержанием экономической безопасности. Предельно допустимые границы устанавливаются с учетом того, что часть коммерческой информации должна оставаться открытой. В основном это информация рекламного характера, касающаяся производимой продукции и услуг, товарных знаков и т.д. Сокрытие ее противоестественно, так как привести к потере рынков, потребителей, а значит, и прибылей. С другой стороны, излишне подробные сведения относительно выпускаемой продукции, особенно в части описания технико-экономических особенностей, вполне могут стать объектом наживы для конкурентов, активно использующих методы производственного шпионажа. В безусловном порядке засекречиванию подлежат сведения из области коммерческих ноу-хау. Они касаются в основном организации материально-технического обеспечения и сбыта, поскольку именно эта функция в управлении коммерческой деятельностью предприятия является наименее формализованной среди прочих функций и с точки зрения процедур принятия решений, и сточки зрения самого содержания управленческих решений.

К категории коммерческих ноу-хау относятся сведения по организации каналов сбыта дилерских, дистрибьюторских сетей предприятия, методов продвижения товаров на рынок, ведение коммерческих переговоров и т.д. Особую часть коммерческих ноу-хау составляют методики выполнения маркетинговых исследований.

Все эти сведения интересны для конкурентов и по аналогии с производственным шпионажем вполне могут стать объектом шпионажа коммерческого.

Особой защите подлежат договоры, заключаемые предприятием при организации материально-технического обеспечения и сбыта. Более того, в определенных ситуациях конфиденциальными считаются не только сведенья, относящиеся к содержанию договора, но и сам факт его заключения. Логика этой позиции достаточно ясна вся коммерческая деятельность представляется в виде совокупности логических цепочек, построенных на хозяйственных связях между поставщиками, потребителями и посредниками, правовым основанием для осуществления которых служит договор. Именно договор является тем цементирующим звеном, знание которого и основанные на этом знании активные действия со стороны конкурентов подорвать коммерческую деятельность предприятия.

Масштабы применения режима коммерческой тайны в России регулируются постановлением Правительства РСФСР О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну от 15 Декабря 1991 года 35. В составе этого ограничительного перечня предусмотрены следующие документы и сведения, прямо или косвенно относящиеся к сфере коммерческой деятельности предприятия - учредительные документы решения о создании предприятия или договор учредителей и устав - документы, дающие право на занятие предпринимательской деятельностью регистрационное удостоверение, патенты, лицензии - сведенья по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и иные сведенья, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в бюджет России - документы о платежеспособности - информация о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест - справки об уплате налогов и обязательных платежах - данные о нарушениях антимонопольного законодательства, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также о других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба - сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Из соотношения целесообразного и допустимого определяется следующий примерный перечень сведений из сферы коммерческой деятельности, которые должны составлять коммерческую тайну предприятия - организация и размеры товарного оборота, включая данные об издержках производства и обращения, цене продукции и услуг - состоянии рынков сбыта и рынков закупок - планы сбыта материально-технического обеспечения - сведения о поставщиках потребителях и посредниках - сведения о финансовых операциях - списки персонала коммерческих служб, организационные схемы управления - информационное обеспечение, схемы документооборота и др. Конкретный содержательный состав сведений, подлежащих защите в режиме коммерческой тайны, определяется каждым предприятием самостоятельно.

При установлении режима коммерческой тайны, помимо самого состава сведений и срока жизни секретов, выявляются источники и места накопления информации, реальные пользователи и те, кто потенциально заинтересован в ее получении, в том числе среди партнеров по коммерческой деятельности и конкурентов, определяются возможные каналы утечки информации, прорабатываются способы перекрытия каналов утечки.

Защита строится комплексно, путем создания специальной системы обеспечения безопасности, в рамках которой проводятся следующие мероприятия - защита коммерческой тайны при заключении контрактов и трудовых соглашений, работа с персоналом - соответствующие беседы при приеме, инструктаж вновь принятых по правилам секретного использования информации, обучение сохранению конфиденциальности сведений, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, пропаганда мер административной и экономической ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, а также форм материального и морального поощрения за работу с секретной информацией и т.п организация работы с конфиденциальными документами, представленными на бумажных носителях ведение порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов по маршруту пользования информацией, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов партнеров по коммерческой деятельности.

Конфиденциальные документы, составленные на бумажных носителях, наделяются обычно тем или иным грифом секретности - конфиденциально, строго конфиденциально, конфиденциально, только адресату которым, по существу, и определяются границы доступа к информации для отдельных категорий лиц. Правило состоит в том, что каждый сотрудник службы сбыта или материально- технического обеспечения гистической службы предприятия должен иметь доступ только к той информации, которая необходима ему для выполнения прямых должностных обязанностей - организация работы с конфиденциальными документами, представленными на машинных носителях, то есть в электронной форме.

Порядок, в принципе, аналогичен тому, что применяется в работе с документами на бумажных носителях, с той лишь разницей, что гриф секретности заменяется электронными паролями, известными ограниченному кругу лиц, допущенных к пользованию информацией - контроль помещения и оборудования - обеспечение безопасности служебных помещений, охрана множительной техники, контроль за посетителями, применение средств сигнализации в случае обнаружения несанкционированного доступа и т.п. Ответственность за сохранность коммерческой тайны на предприятии в целом несет его руководитель.

Он должен предусмотреть условия конфиденциальности в коллективном договоре, правила внутреннего трудового распорядка, контрактах и трудовых соглашениях с работниками, договорах с партнерами.

С лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, целесообразно взять специальные обязательства о ее неразглашении.

Для практического осуществления режима коммерческой тайны на предприятии считается целесообразным назначение специального уполномоченного, а на крупных - создание специального подразделения безопасности 37 . 3.5. Источники информации Наиболее важной информацией для предпринимательской деятельности является - оперативная информация об общей экономической конъюнктуре в виде биржевых котировок, курсов валют, кредитных ставок - экономическая и демографическая статистическая информация, которая пока выступает единственной основой для объективного экономического анализа и прогнозирования долгосрочных тенденций - коммерческая информация об участниках рынка - предприятиях и о продукции - деловые новости о событиях, происходящих на рынке - информация о перспективах развития науки и техники и их возможных результатах - информация о правовых условиях хозяйственной деятельности.

Существуют внутренние и внешние источники информации.

Внутренними источниками служат отчеты компании, беседы с сотрудниками отдела сбыта и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая информационная система, бухгалтерские и финансовые отчеты, отчеты руководителей на собраниях акционеров, сообщения торгового персонала, отчеты о командировках, обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы производства, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция фирмы и т.д. Внешними источниками являются данные международных организаций Международный валютный фонд, Европейская организация по сотрудничеству и развитию, ООН , законы, указы, постановления государственных органов, выступления государственных, политических и общественных деятелей, данные официальной статистики, периодической печати, результаты научных исследований и т.п. Если об этом говорить более конкретно, то здесь в первую очередь следует выделить статистические ежегодники, каталоги различных фирм, годовые финансовые отчеты фирм, информация отраслей, бирж, банков, таблицы курсов акций, судебные решения.

Кардинальные изменения в экономике страны 90-х годов существенно повлияли на развитие и использование ее документальных потоков.

Документальный поток стал мобильно отвечать на текущий спрос в области экономического знания, но вместе с тем возросла степень его хаотичности - дублирования, фрагментарности и рассеивания полезной информации.

Одновременно в потоке формируются новые подструктуры, вводятся новые каналы доведения и средства хранения больших массивов значимой для экономистов информации - сетевой доступ к удаленным источникам данных, электронные версии изданий, компактные оптические диски CD-ROM, DVD-ROM , полнотекстовые базы данных с гипертекстовой технологией и др. В мире все шире распространяется тенденция комплексного представления информации об экономических объектах.

Как правило, основу базы данных составляют полные тексты и рефераты публикаций из периодики, полные тексты других материалов открытой печати.

В результате в рамках одной программной оболочки аккумулируются полнотекстовые, библиографические, фактографические и прогнозно-аналитические ресурсы экономики.

Наиболее известной из них является база данных PROMT. В России комплексные БД создаются в отдельных информационных фирмах.

Примером может быть БД о Северо-Западном регионе России компании Nsинформ. В целом развитие средств связи, формирование глобальных компьютерных сетей привели к появлению целой группы источников оперативной информации об экономической жизни в стране и в мире. Значительный поток информации распространяется только через компьютерные сети без выхода печатного аналога их текстов.

Интенсивно наращивалась в этот период авторская, организационно-фирменная структура потока. Круг создателей новой информации расширился кроме академических и отраслевых научных учреждений и вузов, профессионально-значимые источники информации формируют органы управления государством и регионами, редакции газет и журналов деловые новости, фактографическая, аналитическая информация, специализированные информационные службы библиографическая, фактографическая, аналитическая информация конъюнктурного характера и др коммерческие фирмы отчетно-финансовая, кредитная информация, ассоциации и союзы, независимые аналитические центры, унитарные предприятия, организации непроизводственной сферы.

В 90-е годы созданы и активно работают агентство деловой информации Бизнес-карта, агентство Бизнес-информ. Их основной профиль - многотомные товарно-фирменные справочники.

Издательский дом Инфра-М , Приор, издающие организации Дело , Центр, пополняют документальный поток нормативно-правовой, учебной и профессиональной литературой. Т.о. вторичные данные в России можно получить из таких информационных источников, как - изданий общей экономической ориентации газеты Экономика и жизнь , Финансовая газета, периодические печатные издания Коммерсант , Финансовые известия, журналы Бизнес , Эко и др периодических печатных изданий торгового характера Экстра-М , Из рук в руки , Центр плюс и др ежедневных газет - газет бесплатных объявлений - электронных средств массовой информации телевидение, радио - публикаций Торгово-промышленной палаты - информационно-аналитических бюллетеней различных исследовательских центров, правительственных организаций - публикации внешторговых организаций - специальных книг и журналов - публикаций международных консалтинговых фирм типа Бизнес Интернэшнл и Мак-Кинзи - словарей, энциклопедий - публикаций различных общественных организаций защиты прав потребителей, общества зеленых и др публикаций специализированных экономических и маркетинговых организаций - наружной рекламы С начала 90-х годов в России свыше десяти организаций предоставляют телекоммуникационные услуги для доступа к отечественным и зарубежным автоматизированным базам данных.

Одной из них является СП Совам телепорт, созданное в структуре Института автоматизированных систем, выполнявшего функции отечественного национального центра автоматизированного обмена информацией.

Кроме того, были созданы такие глобальные компьютерные телекоммуникационные сети, как Релком, Ситек, SEDAB, REMART. Отечественная индустрия интерактивных услуг первоначально развивалась как система некоммерческих информационных ресурсов, часто объединенных в сети ЭВМ и автоматизированные базы данных по ведомственному принципу, например, информационно-вычислительные сети Госкомстата и Академии наук Российской Федерации.

Коммерческая информация, которая приобрела ключевое значение после распада административной системы, стала первой остродефицитной на российском рынке, так как сразу начала использоваться предпринимателями всех направлений в их практической деятельности.

В России важнейшим источником коммерческой информации по предприятиям всех форм собственности по-прежнему являются государственные организации, например, Госкомимущество, ГИВЦ Роскомстата с базой данных Государственный регистр предприятий РФ , другие федеральные ведомства, их институты, а также сохранившиеся отраслевые институты научно-технической информации и технико-экономических исследований.

Некоторая часть коммерческой информации в России также обеспечивается информационными службами общественных организаций. Основными поставщиками коммерческой информации служат информационные службы, работающие на коммерческой основе. В последнее время базы данных готовятся не непосредственно государственными организациями, а через коммерческие структуры, так как при этом государство экономит бюджетные средства, и такой подход полностью соответствует мировой практике.

Среди основных российских деловых справочников универсального назначения в печатной форме, подготавливаемых на коммерческой основе, можно назвать такие, как Регистр РАУ-Пресс , Бизнес карта , Партнер , ИнформСистема-Резерв. К сожалению, на российском рынке до сих пор представлены в основном базы данных и справочники универсального характера, общего назначения, тогда как полная информация о предприятиях определенной отрасли часто недоступна.

На российском рынке мало справочников и баз данных, которые содержат детальную информацию о финансовом состоянии предприятий, их капиталах, объемах реализации в динамике. Важными источниками деловой и коммерческой информации в печатной форме служат также информационно-коммерческие и рекламные каталоги, например, Кто, есть кто в России - каталог фирм, выпускаемый рекламным агентством Бизнес-пресс. Следует отметить, что практически вся справочная коммерческая информация может быть получена не только в печатной, но и в машиночитаемой форме, как в виде справочных и тексто-числовых баз данных, так и баз данных полного текста, предоставляемых на дискетах и компакт-дисках, и в виде баз данных, доступных по электронной почте в режимах off-line или on-line через диалоговые службы.

В условиях постоянно меняющегося законодательства предприятие должно владеть правовой информацией.

Существует множество источников получения специальной правовой информации в печатной форме - Киоск издательского дома КоммерсантЪ - Экономико-правовой бюллетень АКДИ приложение к еженедельнику Экономика и жизнь Очень популярны из электронных баз данных КонсультантПлюс , Гарант-Сервис , Кодекс 18 . С 1992 года торгово-промышленная палата России приступила к созданию Единой информационной системы ЕИС ТПП РФ . ЕИС ТПП РФ обеспечивает доступ к базам и банкам данных, содержащим следующую информацию - о российском и зарубежном законодательствах законы, указы, постановления, нормативные документы, положения и т.д справочные и финансовые сведения об отечественных и зарубежных предприятиях местонахождение, почтовые и банковские реквизиты, справки о кредитоспособности и надежности - о потенциальных партнерах поиск и подбор возможных партнеров по заданным критериям, предоставление о них - об экспортных и перспективах рынков товаров и услуг ценовая информация, экономические прогнозы и т.д аналитические обзоры анализ и обработка информации из различных источников, выполнение запросов пользователей - о других аспектах предпринимательской деятельности.

Базы данных ТПП РФ - Справочно-информационная система ТПП РФ руководящие органы, руководство, подразделения, Комитеты и Советы, подразделения, региональные ТПП, предприятия системы, представительства за рубежом, зарубежные и смешанные ТПП, инофирмы, аккредитованные при ТПП - Восточноевропейский бизнес более 50000 восточноевропейских фирм и компаний - Деловая панорама 36000 организаций - Деловое сотрудничество подробная информация о предприятиях, поиск по классификатору товаров и услуг на бумажном и магнитном носителях - Предложения инофирм взаимовыгодное сотрудничество с иностранными коммерческими структурами - Выставки и выставочные организации информация о выставочных мероприятиях - Коммерческие банки 1500 зарегистрированных на территории России банков - Биржи и брокерские конторы - Законодательство Российской Федерации информация по нормативным актам и документам, международному праву, ценообразованию и торговле, по вопросам налогообложения, собственности, внешнеэкономической и хозяйственной деятельности, а также банковскому делу 16 .