Документация предприятия. Для правильного руководства деятельностью торгового предприятия необходимо располагать полной, точной и объективной, своевременной и достаточно детальной информацией. В основе хозяйственной деятельности торгового предприятия лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров. Документация используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними.[ 2, стр. 54] При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работников за полученные ценности.
Сразу по завершении операции должен быть составлен первичный документ, обязательно содержащий следующие реквизиты:[1стр, 8] - наименование предприятия, - наименование документа, - его номер, дату, - краткое содержание хозяйственной операции, - ее количественное и денежное выражение, - подписи лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию.
Первоочередные требования к документам – своевременность составления, полнота и достоверность информации, обеспечивающие возможность предварительного и текущего контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и активного воздействия на результат его работы. 2.1. Первичные учетные документы Рассмотрим основные положения документального учета на предприятии: [4,стр. 52] 1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Эти документы служат пер¬вичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтер¬ский учет. 2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они состав¬лены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первич¬ной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном вы¬ражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйст¬венной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. 3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен¬тов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух¬галтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж¬ными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. 4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент со¬вершения операции, а если это не представляется возможным - непосредст¬венно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку¬ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. 5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не до¬пускается.
В остальные первичные учетные документы исправления мо¬гут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных опе¬раций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлении. 6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хо¬зяйственных операциях на основе первичных учетных документов состав¬ляются сводные учетные документы. 7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумаж¬ных и машинных носителях информации.
В последнем случае организация обя¬зана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию орга¬нов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. 8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответ¬ствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Юридическим основанием отношений, устанавливаемых при реализации предприятием продукции (работ, услуг), является гражданско-правовой договор купли-продажи. Суть договора купли-продажи: продавец (предприятие) обязуется передать имущество в собственность покупателю (гражданам, предприятиям, организациям), а покупатель - принять это имущество и уплатить за него определенную денежную сумму. Для совершения большей части операций купли-продажи не требуется письменное оформление договоренности, кроме случаев, когда работа выполняется в присутствии заказчика. [5,стр. 37] При розничной торговле товарами документы основываются на переходе из сферы обращения в сферу потребления, и движение товаров и документов завершается у потребителя. 2.2.