Автоматизация конторского труда

Проект выполнен Руководитель проекта Всеволод Украинский, Профессор Разумов О.С. ИИ-102 Реферат тема Автоматизация конторского труда дисциплина Теория системного управления Москва, 1994 год Московский Международный Университет Бизнеса и Информационных Технологий Специальность Международный информационный бизнес Тема Автоматизация конторского труда Объект рассмотрения - процесс обработки документов в типовой фирме информационного бизнеса Основные вопросы для разработки 1. Особенности автоматизации конторского труда отличие от предприятий 2. Новая технология обработки данных комплексная 3. Оборудование для обработки данных ввод-процесс-вывод на базе ПЭВМ. Графические материалы 1. Основные маршруты документов в офисе фирмы 2. Технологический процесс обработки данных в конторе фирмы на базе ПЭВМ. Цель проекта Изучить особенности автоматизации документообработки в офисе конторе при комплексной обработке данных на базе ПЭВМ. 1. Что такое автоматизация параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования Термин автоматизация стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину было дано уни- версальное, на мой взгляд определение автоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств.

Эта характеристика охватывает автома- тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.

Этот термин был впервые употреблн в 1947 г. Д. С. Хардером из Форд мотор компани на заседании, посвящнном планировке и обо- рудованию нового завода. После этого термин автоматизация сразу же был признан в качестве удобного выражения для автоматических устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металло- обрабатывающей промышленности.

Далее этот термин стал употреб- ляться практически во всех сферах производства, а что касается при- менения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон Диболд из компании Джон Диболд.

В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютер- ной технологии, автоматизация производство используется практичес- ки всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах офисах.В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах и подчеркивается е отличие от автоматизации на промышленных предприятиях комплексная обработка информации КОИ, обработка данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных АОД и современные методы обработки данных СОД, степень авто- матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно- логии обработки данных. 2. Автоматизация в конторах и на предприятиях основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой контро- лируемое действие аппарата или машины.

Это значит, что для регу- лирования и контроля за действиями машины используются различ- ные электронные или механические устройства.

Автоматизированный завод вчерашнего дня становится ещ более автоматизированным. На фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись машинами, во главу угла ставится совершенствование оборудования или машин.Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации КОИ. Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем, потому что без предварительного анализа и наведения порядка в сис- темах и методах работы переход к автоматизации попросту привел бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.

Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы сис- тема - это серия функций, действий или операций, ведущих к жела- емому результату, в то время как метод представляет собой дейст- сия системы в е деталях.

Основная цель, которая привела к созда- нию системы комплексной обработки информации, состояла в том, чтобы найти эффективные и дешевые средстваили метод упрощения и контроля повторяющихся канцелярских операций.Это очень похоже на использование так называемых процедур во многих языках прог- раммирования, когда одна и та же процедура может использоваться по ходу программы неограниченное число раз и при этом е тело на- писанно только один раз. Используя наиболее краткое определение, комплексная обработка информации является средством упрощения и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых вручную.

Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой компании, которые в свою очередь определят по-требность в оборудовании или в различных комбинациях используемо- го оборудования.

Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет- ся той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны. Безус- ловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже- нии автоматичности.КОИ дат логическую основу для обработки по- тока коммерческих данных.

Благодаря этому появляется возможность установить в офисе ПЭВМ и нагрузить машину выполнением этой работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка информации есть первый шаг к автоматизации, без использования КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канце- лярской работы.Говоря попросту, в конторском труде обработке до- кументов, подсчету, распределению прибылей etc. используются пов-торяющиеся операции, для которых может быть найден общий мно- житель. При этом такой процесс может быть автоматизирован.

Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной машин или любого типа быстродействующего оборудования для обра- ботки данных.Вычислительная машина ПЭВМ представляет собой механизм или устройство, которое позволяет применить методы комп- лексной обработки информации в любой компании независимо от сло- жности и размеров е операций. 3. Новая технология обработки данных рассматривает новые достижения в процессе обработки данных Как было сказанно в 2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших техни- ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете- нию быстродействующих электронно-вычислительных машин.

Эти два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен- ных руководителей менеджеров фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину Комплексная обработка информации представляет собой эффек- тивный способ получения скоординированного и непрерывного потока важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию.

Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации как процедуру, с помощью которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте или карте с тем, чтобы она неоднократно могла воспроизводиться полностью или частично на различных машинах, пригодных для рабо- ты с лентами или картами, на которых находится информация.

Это определение очень похоже на данное в 2 определение процедуры функции алгоритмических языков. Это определение показывает существенное различие между КОИ и традиционными методами обработки . Это определение связанно с процессами выполнения рабо- ты, то есть с системой.Что касается первого определения, то оно представляет КОИ как идею, а не как систему.

Необходимо заметить, что этот термин является старейшим, возникшим в коммерческой терминологии до изобретения вычислительных машин, для обозначе- ния как идеи, так и системы, основанной на этой идее. Обработка данных с помощью ПЭВМ делает упор на один элемент, используемый для достижения целей КОИ реальную экономию времени и труда.Этот термин стал широко употребим лишь после того как деловой мир стал применять компьютеры, потому что нельзя вести обработку данных с помощью ЭВМ, не создав комплекс-ной системы, которая в свою очередь использует необходимое обору-дование, большинство компонентов которого является электронным Автоматизированная обработка данных и обработка данных современ-ными методами являются более широкими понятиями.

Коммерческие центры, которые оказывают услуги по обработке данных, используют первичные данные, либо данные внеснные в какое-нибудь запомина- ющее устройство - это могут быть накопители на гибких или жестс- ких магнитных дисках, ячейки в чипах электронной памяти ленты, В настоящее время вместо накопителей на магнитных лентах и перфокартах, используются накопители на дисках НМД и НГМД перфокарты и барабаны из-за невысокого быстродействия, громоздс-кости, неэффективности и неспособности хранить много информации, потихоньку отживают свой век. Эти центры по-видимому исполь- зуют термины автоматизированная обработка данных и обработ- ка данных современными методами.

Влияние новых достижений.

Введение автоматизации в конторах в некоторых отношениях предс- тавляет собой процесс роста промышленной стандартизации с пере- несением места действия из цеха в контору. В 1955, как отмечал журнал Duns Review, в котором были опуб- ликованны результаты научно-технического исследования, управляю-щие конторами шли в направлении электронной эры. При таком об-следовании эксперты обнеружили, что лишь немногие компании при-меняли эффективные методы конторской работы.Менее половины из них измеряли производительность канцелярского труда, 32 имели программу контроля методов записей и форм, 25 имели программу изучения методов работы конторы и только 4 применяли схемы по- следовательности операций.

Но начиная с 1954 происходит резкий рост автоматизации конторс-кого труда. 200 крупных вычислительных машин и более 800 средних стали применяться в коммерческом деле. В конце 1962 года использо- валось уже более 11 тысяч вычислительных машин и было заказанно еще 7 тысяч.

Из сводок, опубликованных компанией McKinsey, которая в нача- ле 1961 года занималась исследованием по вопросам применения ЭВМ фактически трудно найти крупную корпорацию, которая не имеет и не пользуется по крайней мере одной электронно-вычислительной ма-шиной, и также становится все трудней найти среднюю и мелкую корпорацию, которая не имеет хотя бы скромных собственных устано- вок или не пользуется время от времени услугами бюро электронно-вычислительных машин.Степень автоматизации.

В конторе, как и на промышленном предпри-ятии, существуют разные степени автоматизации. Среди систем по обработке данных можно выделить четыре вида, приведнные ниже Система Степень Материалы и используемое автоматизации оборудование Ручная низшая карандаш и бумага, пишущие канцелярская машинки. Машины, приводимые средняя клавишные, бухгалтерские в действие человеком машины, арифмометры и клавишные счетные машины.Машины, производящие средняя перфокарта и машина, выполняющие отдельные записи одну функцию.

Машины, выполняющие высокая Электронные машины, обрабатываю- многие функции. щие данные с магнитной ленты или магнитного барабана В настоящее время машины, использующие магнитные ленты и бара- баны не используются в конторах и оффисах ввиду низкого быстродей- ствия при считывании и записи информации. Эти накопители постепен-но отживают свой срок, уступая место более современным накопителям на ГМД и МД типа винчестер.Отношение конторского оборудования к рабочей силе и производитель-ность этого оборудования есть показатель степени автоматизации. 4. Машины в процессе автоматизации. какие компьютеры встречаются Электронно-вычислительные машины были созданны для того чтобы минимизировать ручной труд. Минимальное количество руч-ного трудавот одна из главных особенностей применения ЭВМ. Но все-таки машина есть машина, и она не может обрабатывать сырую информацию, в неизвесном формате.

Поэтому если компания пла-нирует покупку и установку вычислительной техники, то ответст-венный руководитель должен прежде всего определить зачем нужна эта машина - предварительно спланировать вид задач, который бу-дет решаться на на этом компьютере.

Планирование заключается программировании машины - составления специализированного па-кета программ, для работы компьютера в данной отрасли в конк-ретной деятельности компании.Я считаю, что также должен быть разработанно распоряжение ответственного руководителя о машин-ном времени, технике безопасности, уходом и проверкой машины.

К сожалению, среди российских бизнесменов по-прежнему немало таких, которые на рабочем месте используют машину для своих собственных целей и нужд отправить факс за счет фирмы, связы-ваться по модему с лицами, не имеющими отношения к деятель-ности фирмы, либо, что вообще удивительно, использовать ПЭВМ для развлечения, компьютерных игр. В этом случае менеджеру фир-мы необходимо пересмотреть вопрос о применении машины в офисе.Нужно добавить, что в современной деловом офисе обработка всех документов обязательно связанна с применением компьютерной тех-ники. Многими западными фирмами разработанно множество моде-лей ПЭВМ, благодаря которым предприниматель получает реальную возможность эффективно трудиться.

В часности фирмами Dell, IBM, Hewlett-Packard и другими лидерами в области производства ком-пьютеров, перефирийных устройств и другой вычислительной тех-ники были выпущены машины имеющие характеристики от которых у владельца конторы 60-х годов захватило бы дух. Машины на базе процессоров Intel и Cyrix 486DX2 с тактовой частотой 66Mhz имеющие огромное количество оперативной памяти, огромное коли-чество оперативной памяти до 32 Mb и огромный жесткий диск до 2 Gb с фантастическим быстродействием.

В марте 1993г. фирма Texas Instruments выпустила модель 486DX4-75Mhz. В целом, для более эффективного функционирования, компьютер должен иметь следующие характеристики большой объем ОЗУ, наличие большого жесткого диска и высокое быстродействие тактовая частота.