Планирование подготовки выставки

Планирование выставки конспектсоотвествующей главы книги Л.Ю. Гермогеновой Эффективная реклама в России.Практика и рекомендации. Москва 1994 Планирование подготовки выставкиСоставление перечнявыставляемой продукцииНеобходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут должны будут взяты на выставку.Наличие данного документа резко упорядочиваетхранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение стратегических запасов фирмы на стенде еды, листовок , облегчаетих поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом являетсяанкета для учета опроса посетителей стенда. Для накопления достоверной статистическойинформации, руководство компании должно определить перечень интересующихвопросов и порядок их следования.Составление планавыставочного стендаСуществует несколько базовых конструкций стендов боксов предлагаемыхучастникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции.Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда цена и размерэкспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугамипрофессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой,единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейсясимволом уверенности, солидности, качества, спокойствия.Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее направлениедвижения основного потока посетителей поясняющиенадписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатомНа стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон 1. Место дляодежды2. Место дляотдыха3. Место дляпосуды, приготовления напитков4. Склад5. Место для переговоров6. Место длярекламных и информационных материаловОформление стенда надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатамидолжны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы,фотографии.

Их количество, однако, не должно быть чрезмерным.

Большоеколичество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочномустенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочномстенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.Заключение договора соргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование иуслугиЗа определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставкизаполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. Вней указываются все реквизиты фирмы страна, адрес телефон, номер расч. счета,etc Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочнойплощади.

Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями даннойвыставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами.По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы вкаталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты.Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждениегарантирует получение базового набора услуг.Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считаетнеобходимым и указывает количество. аренда имонтаж выставочного оборудования предоставлениедополнительных услуг или оборудования вешалок, шкафов, мойки, паласа,телефона, столов, стульев надпись нафризе публикациясведений в каталоге другие услугиИзготовление рекламныхматериалов информационныхлистов плакатов буклетов проспектов Кромевышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение.

Онорассылается напрямую на фирмы лично by direct mail и является универсальнымметодом привлечения возможных клиентов.

Подготовкаинформационных материалов техническихописаний прайс-листов папокстендистовПодготовка стендистов иперсоналаПерсонал долженобладать следующими качествами умениеобщаться с людьми знаниемпродукции фирмы и ее истории, направлений деятельности желаниемобщаться с людьми выносливостью привлекательнойвнешностью.Помимо основногонамечают запасной состав стендистов, предусматривают возможностьвзаимозаменяемости.Составлени е сметы затратПодсчитываются всезатраты, связанные с выставкой, составляется смета.

Планирование проведения выставкиСоставление расписанияработы персоналаНа период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенддолжен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциальногопартнера в потоке посетителей из-за отсутствия перегруженности,невнимательности стендиста велика.

Следует обратить особое внимание на одежду.Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседнихстендов для сбора информации.Инструктаж персоналаДо начала выставкинеобходимо провести инструктаж тематикавыставки цели участияв выставке переченьпродукции, представляемой на выставке основныеновинки задачи,стоящие перед стендистами план стенда закреплениемест на стенде за каждым стендистом распорядокработы в какие дни ичасы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде основныекатегории предполагаемых посетителей моделиповедения с каждой категорией посетителей формырегистрации посетителей формырегистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работывыставки.

Закрепление экспонатовза сотрудникамиЭтот пункт особенноважен, если экспонаты достаточно сложные.Необходимо, чтобы хотя бы двоестендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональныепояснения для специалистов в данной области.

Остальные стендисты должны уметьрассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия отаналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.Завоз и вывозоборудованияОдной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка иразмещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО,КОГДА и КУДА ввозить.Для доставки всех необходимых выставочных материалов,оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусковна автомашины и разрешения на провоз вывоз груза.

Это письмо должно бытьадресовано фирме-организатору на имя директора и содержать подробный списокввозимых предметовНеобходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕвыставки можно ввозить вывозить груз.Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.Организация переговоровили заключения договоров, продажи продукцииНа стендеорганизуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личнаяпродажа предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой.

Можнопредложить бесплатную установку на предприятии заказчика .Также на стендеможно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта стимулирование сбыта , ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками,контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. см. пункт 6 Организация учетапосетителей, интересующихся продукциейВо время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты ипроявлять интерес к любому потенциальному клиенту партнеру . Для этого лучшевсего использовать специальную анкету.

Она не должна быть большой по объему.Внее должны быть включены следующие пункты ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - гдеон, ТЕЛЕФОН ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРАДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается почему здесь , ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с нимговорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.Планирование работы после окончания выставкиРегистрация посетителей,покупателей, интересующихся продукциейПо отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в которомподробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей настенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

Ваналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.Подведение итоговвыставки затрат, дохода Коммерческие успехиможно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу илипоставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то поколичеству посетителей, и их категориям.Если все жеконечная цель продажа продукции, то косвенным показателем может служитьколичество розданных прайс-листов, информационных материалов.

Однако следуетпомнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.Разбор допущенных ошибокпри планировании и стенда, анализ оригинальных решений своих, а такжеувиденных на стендах других фирм По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце всепроблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие урокиследует извлечь в будущем.

Обобщая результаты конкретной выставки можно погорячим следам зафиксировать все и понять своислабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.