Информационное обеспечение логистики

Введение. Важнейшим компонентом логистической системы является информационная подсистема, без которой невозможно осуществить идеи и принципы логистики. В настоящее время доказано, что между функциями, структурой и информацией системы (например, предприятия) существуют определенные связи. Это положение системного анализа исходит из того, что совокупность всех потоков информации связывает все функции в единую систему.Если в логистической цепи канал, по которому движется материальный поток, можно представить своеобразной артерией, то телекоммуникационную информационную сеть можно представить в качестве центральной нервной системы’’. Информационные потоки имеют решающее значения для функционирования всей логистической цепи, и принципы изучающей их информационной логистики являются основой для построения всех логистических систем.

В постиндустриальной экономике, определяемой еще как информационное общество, особое значение информации состоит в том, что она - прежде всего средство производства, столь же необходимое для функционирования фирмы, как сырье, материалы, рабочая сила, капитал, а не только предмет потребления.

Гл.1 Информационные потоки. 1.1 Виды и особенности информационных потоков. Логистическая информационная система - это размещение информации и средств обработки информационных потоков между собой и по отношению к другим предметам логистики с целью выполнения задач планирования, управления и контроля в системах.Информационный поток может быть обеспечен следующими средствами: · техникой сбора данных; · техникой передачи данных; · техникой выдачи данных; · техникой обработки данных и расшифровки. [8] Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемые чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения.

Такие сообщения называются документальными.В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю. В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов на складе, процесс внутризаводского и внутрискладского перемещения материальных ресурсов.Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль. Потоки документов, используемые в логистике, разнообразны по форме, содержанию, назначению, периодичности заполнения, пути движения, методам и срокам хранения и другим признакам.

В каждой логистической системе они подбираются в соответствии с установленными в ней правилами учета, планирования и контроля приемки расхода материальных ресурсов и их запасов на складах.Документальное обеспечение логистического процесса - важная задача логистики. Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально- технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков капиталоемкий и длительный процесс. 1.2Взаимодействие информационных потоков с материальными. Чаще всего логистический процесс начинается с информационного обеспечения и формирования информационных потоков, предопределяю­щих создание и перемещение материальных потоков. Нередко первые информационные потоки складываются из протоколов о намерениях сто­рон (называемых также рамочными контрактами) стать партнерами в процессе купли-продажи какой-либо продукции.

Второй информационный поток, следующий за названными согласованный сторонами контракт-договор о торговой сделке.

Такой информационный поток в рыночной экономике предваряет материальный поток и является юридическим основанием для формирования потока матери­альных ресурсов. После этого информационного потока в согласованные сторонами сроки формируется и отгружается материальный поток либо несколько потоков, предусмотренных контрактом, в соответствии с условиями сделки.

Когда материальный поток отгружен, информация об этом отсылается партнеру. После приемки материального потока его покупателем информация о поступлении передается поставщику материальных ресурсов.Подобный обмен информацией между ними осуществляется также в течение всего времени движения потока. [11] Управление информационными потоками при логистике не самоцель, а средство управления материальными потоками, их формированием, перемещением, приемкой.

При умелом управлении информационными потоками снижаются затраты на их формирование, передачу, приемку и хранение информаци­онных массивов, ускоряется информационный обмен, скорость их приемки, не допускается несоответствие скорости работ передатчика и приемника, учитывается пропускная способность средств связи на каждом участке информационного пути и квалификация операторов, занятых на них. Планирование информационных потоков позволяет заранее определить пропускную способность средств связи, потребную для обслуживания данных потоков в пунктах передачи, координации, приемки информации.

При проектировании информационных потоков выбирается их рациональный путь и режим обслуживания средствами свези.В результате обеспечивается надежность материально-технического обеспечения ин­формационных потоков. Без этого надлежащее информационное обеспечение материальных потоков создать не удается. [11] 1.3 Внешние и внутренние информационные потоки. Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия.

Примеры внутренних информационных потоков Документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия Документы об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому Документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей Как видно из таблицы, внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы логистического процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Особенности внутренних информационных потоков Обычно оформляются упрощенно Меньше штампов и печатей, заверяются подписями должностных лиц Внутри отдельных производственных подразделений(цехов и участков) как правило, мало документированы, часто состоят из устных сообщений Количество внутренних информационных потоков должно быть оптимальным.Ниже перечислены основные данные, образующие внутренние потоки информации.

По закупкам: По производству продукции: По маркетингу: Пофинансам и учету: заказы на закупку продукции условия поставки и крайний срок поставки цены поставщиков и ценовые скидки альтернативные источники поставок и цены альтернативных поставщиков информация об общих издержках материально-технического обеспечения при осуществлении закупок у альтернативных поставщиков требования по выбору маршрута траспортировки груза вид транспортировки продукции от поставщиков требования, предъявляемые к поставщикам в отношении условий доставки продукции покупателям производственные мощности альтернативные издержки производства, основанные на различных планах производства требования отгрузки нововведения в производстве новые или пересмотренные планы упаковки продукции нововведения в системе материально-технического обеспечения требования системы оптового распределения мощность складских помещений планирование производства складская система по обработке материалов альтернативные издержки материально-технического обеспечения, основанные на различных производственных программах вид движения сырья и материалов уровень обслуживания покупателей ценовые скидки и планируемые пересмотры цен требования специального обслуживания покупателей положения, регулирующие продажи и специфические регионы продажа нового продукта и реклама прогнозы объема продаж показатели деятельности фирмы по соблюдению стандартов обслуживания покупателей издержки материально-технического обеспечения, относящиеся к альтернативным уровням обслуживания покупателей жалобы и претензии покупателей потенциальные изменения в уровне издержек материально-технического обеспечения, которые могут повлиять на выполнение будущих программ по увеличению объема сбыта продукции издержки материально-технического обеспечения у фирм-конкурентов оценка кредитоспособности покупателя ведение счетов смета издержек материально-технического обеспечения планируемые инвестиции капитала определение финансового положения предприятия, оценка его деятельности осуществление кредитных операций определение размеров наличия капитала установление статуса потребностей в капитале ведение операций по контролю за счетами по транспортировке грузов система обработки заказов(для обеспечения согласованности между счетами на закупленную продукцию и кредитом) Внешние информационные потоки – это потоки информации между данным предприятием и объектами, находящимися вне его пределов.

Особенности внешних информационных потоков Чаще всего позволяют отслеживать и направлять, координировать, исправлять, улучшать логистический процесс В ряде случаев имеют нескольких адресатов Отличаются от внутренних по тщательности оформления носителей информации, заверяются подписью и печатью Потоки внешней информации и материально-техническом обеспечении включают в себя заказы покупателей на продукцию фирмы, данные о конкурентах, инструкции предприятиям оптовой торговли, информацию о технологических новинках, изменениях в законодательстве, а также об условиях рынка труда и продукции.

Ниже приведена структура внешних информационных потоков на предприятии.

По финансам и учету: По производству: По материально- техническому обеспечению: По маркетингу: По финансам и учету: эксплуатаци- онные характерис- тики продукции приобретаемой предприятием требования покупателей по замене некачествен-ных компонентов руководство по закупкам. информация о характе- ристиках продукта предприятия информация о характери-стиках продукта конкурентов рекоменда-ции по совершен- ствованию продукта или его упаковки объяснение неудовлетво-рительных характерис- тик продукта руководство по производ- ству(когда требуется осуществле- ние дополнитель- ной сборки продукта) данные о продажах система контроля за уровнем запасов место нахождения и мощность склада система оформления повторных заказов система обращения с материалами разбивка про- дукции на конкурентно- способную и не конкурен- тноспособную предпочитае- мые транспортные агенты характерис- тика специального обслуживания покупателей рекомендации по улучшению качества обслуживания покупателей показатели деятельности транспортных агентств. данные о продажах последствия мер по повышению уровня продаж приспособле- ние к рыночным требованиям финансовые возможности покупателей, рыночная деятельность конкурентов требования предъявляе- мые к обслужива- нию покупа- телей стандарты обслужива- ния покупателей, рыночные цели компа- ний внедрение новой продукции планы стиму- лирования продаж и рекламной деятельности цены и ценовые скидки программа сбыта и её цели планы по пополнению уровня кон- курентноспо- собности продукции. данные о продажах финансовое положение предприятия, оценка кредитоспо- собности ведение счетов, опре- деление кре- дитного сос- тояния фирмы 1.4 Основные информационные системы и подсистемы.

В таблице показаны основные виды информационных систем, обеспечивающих представление плановой, оперативной и контрольной информации лицам, ответственным за принятие решений.

Но информационные системы не являются отдельными или самостоятельными.

Они объединяют, обеспечивают взаимодействие, связывают вместе подсистемы фирмы с помощью информационных потоков.

Основные информационные системы и подсистемы предназначены для интеграции главных функций планирования, оперативного управления и контроля и большинство из них построены и применяются преимущественно для выполнения одной или двух из указанных выше функций.

Системы и подсистемы Основная сфера применения Планиро-вание Оператив-ное управле-ние Контроль Финансовая Кассовый баланс   Баланс капитальных средств   Учет издержек производства   Планирование прибыли    Учет заказов    Учет прибыльности   Производственная/оперативная Планирование производства    Материально-производственные запасы    Закупки    Распределение    Рыночная Планирование сбыта  Сбыт и выписка накладных  Анализ сбыта   Контроль кредитов  Изучение рынка  Кадровая Личные дела работающих на фирме   Заработная плата  Занятость  Расстановка кадров  Профессионально-техническая подготовка  Материалы и содержание  Руководство осуществлением проектов Затраты, время и т.д.    Прочие системы Научные исследования и разработки  Стратегическое планирование   Моделирование  1.5 Интеграция подсистем с помощью потоков информации в систему оперативного управления производством.

Значение системы оперативного управления производством и ее воздействие на другие системы в рамках фирмы можно увидеть на следующей схеме: Рис 1. На схеме показано, каким образом подсистема оперативного управления производством взаимодействует со всеми главными функциями, выполняемыми фирмами обрабатывающей промышленности. 1- Анализ сбыта продукции. 2- Решение технических проблем. 3- Контроль материально-производственных запасов и оперативное производственное планирование 4- средства производства и оперативного управления. 5- Закупка. 6- Финансовая служба. 7- Реализация продукции.

Производственная/оперативная система является наиболее важным типом систем с точки зрения оперативного управлении. Она пересекает границы всех подсистем и оказывает воздействие на все подразделения фирмы. 1.6 Анализ информационных потоков на промышленных предприятиях.

При создании и совершенствовании информационной системы должны быть обеспечены как более рациональная организация информационных потоков, так и существенное повышение их интенсивности, то есть ускорение передачи и обработки информации, поступающей от ее источника к потребителю. Для решения этих задач при проектировании информационных систем прежде всего проводиться анализ информационных потоков, который позволяет: [18] Рассмотреть все цепочки в системе обработки данных, начиная с получения исходных сведений, постепенное преобразование и формирование конечных данных, которые направляются управляемой системе в качестве команд и внешним организациям в качестве отчетной и прочей информации.

При этом определяемся роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления предприятием и зафиксированных в схеме обработки данных, уточняется их структура и функции. n Построить схему информационных связей подразделений предприятия между собой и с внешней средой.

В схеме могут содержаться сведения о конкретных формах информационных связей и указываются их количественные и временные характеристики. n Выявить первичные (исходные) для предприятия данные.

Первичными данными считаются такие, которые поступают в систему управления из внешнего мира, возникают в управляемой среде или хранятся в памяти системы управления предприятием.

Все эти сведения объединяются тем свойством, что они используются в работе системы управления предприятием, поступая в нее в готовом виде. n Выявить результаты работы системы управления предприятием (как информационной), а именно, перечень всех производных данных, возникающих в результате обработки первичных (исходных) документов и показателей.

Таким образом, анализ информационных потоков позволяет изучить существующую систему организации внесистемного информационного обеспечения, создает основу для последующего совершенствования информационных связей, оптимизации информационных потоков.

Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа: первый- обследование, второй- построение и анализ информационной структуры рассматриваемой организационной или производственной системы.

Основу для проектирования информационной системы составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота данного предприятия.

Программа обследования должна включать в себя следующие основные разделы: определение функций и содержания работ, для выполнения которых предназначена данная информационная система. анализ форм производственной документации, организации ее подготовки, хранения и предоставления пользователям. изучение используемых номенклатур ресурсов всех видов (трудовых, материальных, вычислительных, информационных и т.д.), применяемых классификаторов и кодификаторов, локальных и глобальных шифров. анализ достигнутого уровня автоматизации на отдельных стадиях, определение узких мест’’ в организации внесистемного информационного обеспечения. маршрутизацию движения информационных потоков внутри данной системы и ее внешние информационные связи. [18] Гл.2 Информационно-управленческие технологии. 2.1Основные элементы информационно-управленческих технологий.

На предприятиях имеют место два вида систем: информации и управления. Между указанными системами не может быть четкого разграничения, так как часто в информационных системах могут присутствовать задачи управления, а в системах управления - задачи информации.

При решении оперативных задач движения материального потока преобладают классические системы управления, в то время как в сфере логистики и административного управления используются больше информационные системы для обработки стратегических, правовых и административных задач. [8] Любая технологическая система может существовать только как единое целое, она принципиально неразложима, но для анализа эту технологическую информационно-управленческую систему можно с определенной условностью расчленить на 7 основных элементов: 1. аппаратная часть (оборудование); 2. алгоритмическое или программное обеспечение; 3. организационное обеспечение; 4. лингвистическое обеспечение; 5. кадровое обеспечение; 6. информационное обеспечение; 7. социально-экономическое обеспечение.

Последний элемент особенно важно учитывать, поскольку информационно-управленческие технологии становятся элементом конкретной социальной среды и они органически "встраиваются" в эту среду.

Внешняя сторона информационно-управленческих технологий определяется возможностями электроники, но только совершенствование оборудования не даст никаких результатов, если не будет совершенствоваться планирование, прогнозирование, хозяйственный механизм, рационализироваться производство и т.д Информационно-управленческие технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и динамичной наукоемкой техники.

Их введение должно начиняться не с монтажа и освоения оборудования (это, скорее, заключительный этап), а с подготовки математического обеспечения, формирования информационных потоков, подготовки широкого контингента специалистов и пользователей. [7] Следовательно, нужен комплексный подход к формированию новой информационной технологии и всех ее элементов.

Для употребления и контроля за логистическими процессами на промышленных предприятиях должны использоваться информационные логистические системы.

Однако, в настоящее время на предприятиях реальное использование информационных систем, опирающихся на расчетные вычисления с помощью ЭВМ, носит еще, как правило, островной характер, вследствие чего системы информации не охватывают всего предприятия.Но даже с помощью информационных систем, которые лишь в отдельных подразделениях опираются на вычисления с использованием ЭВМ, могут быть достигнуты значительные успехи в деле повышения производительности труда. [8] 2.2 Виды информационно управленческих технологий.

В зависимости от степени развития возможностей и назначения информационно-управленческие технологии принято разделять на три уровня: 1. сберегающие; 2. рационализирующие; 3. творческие (создающие). Сберегающие - информационно-управленческие технологии экономят трудовые, материальные, финансовые ресурсы, время, но заметно не меняют состояние и уровни функционирования самого объекта управления.

К сожалению, многие созданные за последние десятилетия автоматизированные системы управления реализуют в сущности лишь сберегающие информационные технологии, т.е. работают на уровне систем связи: "сообщают" людям различные сведения - нужные, а иногда и ненужные. Информационно-управленческие технологии данного уровня необходимы, а дальнейшее развитие связи без них вообще немыслимо, но следует понимать, что это лишь простейшая форма информатизации - информатизация на техническом уровне.

Здесь пока еще нет информатики в полном смысле слова, поскольку речь идет об информационно-управленческих технологиях неполного цикла, охватывающих лишь одну стадию информационного процесса (связь). Рационализующие информационно-управленческие технологии отличаются большой сложностью и разнообразием функций и охватывают не только стадию связи, но и в определенной мере стадии использования сообщений в системе пользователя.

К такого рода технологиям относятся информационно-управленческие технологии, обеспечивающие управление различными технологическими процессами (особенно, системы диспетчеризации), а также микросоциальными процессами (например, продажа билетов на транс­порт, обеспечение денежно-кассовых операций и т.д.). В эту группу информационно-управленческих технологий принято включать АСУТП и АСУП. Однако последние пока не реализуют целостные информационно-управленческие технологии, поскольку в них органически не объединены воедино процессы машинных вычислений и процессы принятия и реализации управленческих решений.

Высшим уровнем информационно-управленческих технологий выступают творческие информационно-управленческие технологии.Этот вид информационных технологий охватывает полный информационный цикл - выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых, более высоких целей.

Эти технологии можно считать динамическими, поскольку они обеспечивают динамику (перестройку) управляемых объектов. В этом случае человек с его творческими возможностями органически включен в машинизированную систему переработки и использования информации.Можно назвать две важнейшие особенности компьютеризированных систем, реализующих творческие информационно-управленческие технологии. Во-первых, эти технологии перерабатывают и используют семантическую (содержательную) информацию, т.е. значение имеет не только количество сообщений, но и смысл (семантика) содержащихся в них знаний.

Именно в творческих технологиях удается задействовать ЭВМ в творческом процессе обоснования и принятия решений, соединить силу человеческого ума и мощь ЭВМ. В этих системах (технологиях) информация появляется в новом, более многомерном понимании - как специально обработанное и обобщенное человеческое знание.Творческие информационно-управленческие технологии содержательно взаимодействуют с рассматриваемым объектом и социальной средой.

Во-вторых, важная особенность творческих информационно-управленческих технологий состоит в том, что они охватывают весь информационный цикл - от материально-энергетических и трудовых затрат на выработку информационных ресурсов до окончания их использования в целях перевода объекта в новое целевое состояние.Если сберегающие и рационализирующие информационно-управленческие технологии представляют собой лишь управляющую часть кибернетической системы, оставляя в стороне объект управления, то творческие информационно-управленческие технологии охватывают всю рассматриваемую кибернетическую систему, будь то предприятие, учреждение и т.п. или национальная экономика в целом.

В творческих информационно-управленческих системах информация рассматривается как законченный процесс получения, переработки, передачи знаний, начинающийся с получения наблюдателем первичных сведений и заканчивающийся настройкой каждого элемента самоорганизующейся системы (каждого участника программируемого действия) на достижение цели и переводам объекта в новое целевое состояние.

Эффективность информационно-управленческих технологий определяется совершенством ЭВМ и степенью их включения в мысли­тельный процесс человека. При этом необходимы замена "баз данных" "базой знаний", т.е. не "энциклопедия" знаний, а думающий, развивающийся "мозг" ЭВМ. В этом случае связи между явлениями, идеями, понятиями и т.п. являются подвижными и могут изменяться при решении каждой конкретной управленческой задачи.

ЭВМ выбирает из базы знаний необходимую информацию, "осмысливает" ее в соответствии с заданным вопросом (человеческой потребностью), делает логические выводы и отвечает на поставленный вопрос. [7] При построении информационно-управленческих систем для руководителей необходимо решить следующие проблемы: - определение действительных информационных потребностей и адаптация к стилю и методам конкретного руководителя; - учет и отражение в проектируемой управленческой информационной системе особенностей структур и функций реальной управленческой системы; - организация элективного взаимодействия менаду пользователем и управленческой информационной системой; - создание базы данных и СУБД, обеспечивающих реализацию возможных запросов пользователя; - обеспечение повышенной надежности технических средств и программно-математического обеспечения по сравнению с традиционными подсистемами АСУ; - достижение понимания руководителями возможностей управленческой информационной системы, а также ее недостатков и ограничений в применении; - подготовка работников управления предприятия к работе в условиях функционирования управленческой информационной системы; - достижение информационной независимости руководителей от нижестоящих при условии равных информационных возможностей.

Управленческая информационная система является "открытой" системой, достаточно легко настраиваемой на конкретные условия применения.

Адаптивность управленческой информационной системы обеспечивают ее следующие составные компоненты: - автономная внутренняя база данных; - интерфейс между базой данных управленческой информационной системы и базой данных АСУП; - развитый язык пользователя; - гибкие средства по ведению базы данных системы как в пакетном, так и в диалоговом режимах; системные программные средства, обеспечивающие настраиваемость на специфические условия применения; - диалоговый генератор новых, ранее не определенных в системе, выходных форм. Управленческая информационная система ориентирована на широкое использование стандартных средств вычислительной техники, программных средств и пакетов прикладных программ. [15] 2.3 Принципы управления с информационных позиций.

Широкое использование информационно-управленческих систем требует систематизации информационных потоков по единой программе.

В основу такой систематизации можно положить определенные принципы, вытекающие из подхода к управлению с информационных позиций в строго кибернетическом смысле: · обеспечение полноты и достоверности учета всех имеющих значение (с позиций выбранной цели) сторон хозяйственной практики; · минимизация информационного шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности; · обеспечение неразрывной связи между комплексным первичным учетом и принятием решений на всех уровнях иерархии управления; · рационализация системы прогнозных и плановых показателей в соответствии с целевой функцией управления; · четкое разграничение контуров управления, минимизация их пересечений и совмещений; · отделение рутинной обработки, массовых данных от творчес­кой части анализа и выработки решений, перевод обработки массовых данных на налаженную технологию.

Меры по реализации указанных принципов должны разрабатывать­ся с учетом введения в управленческие процессы методов и средств информатики.

Реализация этих принципов, отличающихся систематичностью и строгостью, позволит обнаружить структурные слабости того или иного звена.

Ранее такого рода недостатки маскировались очень гибкой природой " человеко-бумажных" процедур, что вело чаще все­го к увеличению новых процедур и "разбуханию" численности аппа­рата управления.Только систематизация информационных потоков, переход к комплексным методам обработки информации открывает эффективные пути применения в управлении ЭВМ. Но она важна и сама по себе даже там, где не предусматривается использование ЭВМ, так как составляет современную основу научного подхода в управлении. Речь идет о повышении "информационной проницаемости" управляющей системы и ее подсистем, об актуализации информации (с позиций цели и подцелей управления), разгрузки системы от неактуальной (неуправляющей) информации.

Как показывает опыт промышленно развитых стран, усложнение управления может приводить к появлению органов, подразделений, процедур и документов, отличающихся полной бессмысленностью, ес­ли не "взвешивать" их полезность с общественных позиций. Более того, ясно и то, что неупорядоченную систему трудно, а то и во­обще нет смысла автоматизировать.

Кроме того, необходимо представлять, что управление как информационная система представляет собой целостный организм. Все виды учета, отчетности, планов, прогнозов, показателей, цен, нормативов и т.п. представляют собой связанные элементы одной информационно-организационной системы.Это элементы целостной системы управления, настраивающей экономику на лучшие режимы функционирования. Вследствие этого главное значение состоит в упорядочении информационных потоков и их автоматизации на базе сетей ЭВМ. [7] Гл.3 Логистика сбора и хранения информации. 3.1 Причины неадекватности информационной модели.

Построение информационно-технических баз на логистических основах требует особого отношения к формированию и отбору информации, необходимой для стратегических и тактических ( оперативных ) задач управления. Характер и качество отбора информации оказывает существенное влияние на результативность процессов принятия решений.

Это связано с тем, что отбор требуемой информации включает не только оценку. Например, состояния самого предмета ( или звена ) управления материальными и денежными потоками, но и оценку сильных и слабых сторон организации, конкурентов, а также наличие тех или иных возможностей решения задач и оценку риска.Таким образом, в данном случае речь идет не только о количестве информации, необходимой для выработки стратегических и тактических решений, а также о качестве информации и способах ее рационального отбора.

Практика построения логистических систем показало, что подбору такой информации должен предшествовать соответствующий анализ факторов, определяющих ценность информации, слабые и сильные стороны организации сбора и подготовки информации, определяющие ее показатели.Такой анализ должен проводиться компетентными заинтересованными специалистами, способными непредвзято оценивать состояние дел и тем самым обеспечить структуризацию ( разбиение ) информации, имеющую стратегический ( либо тактический ) характер. [5] Накапливаемая в автоматизированной информационной системе информация представляет собой модель некоторой области реального мира. Отсюда требования адекватности модели.

Причинами ее неадекватности могут быть: старение информации. наличие неверных сведений (в обоих этих случаях количественный критерий - частота выдачи неверных сведений). неполнота информации (количественный критерий - частота отказов) молчание (отказы из-за особенностей алгоритмов поиска при фактическом наличии необходимой информации в системе). шум информационной системы (неверные ответы из-за особенностей алгоритмов обработки и поиска при фактическом наличии точно информации в системе). [6] Анализ информационных потоков позволяет выявить не только зоны перекатов’’(критические или узкие’’, с точки зрения обработки информации, узлы), но и тихие заводи’’(в которых образовался переизбыток персонала при малой востребованности перерабатываемой им информации). На основании такого анализа становится возможным дать немедленные рекомендации по оптимизации документооборота, загрузке операционных работников, техническому перевооружению.

Применение современных методик позволит сформулировать предложения по изменению форм носителей информации.

Необходимо с самого начала ориентироваться на создание гибкой информационной модели в условиях частичной неопределенности.Гибкость и легкость перестраивания модели согласно ежедневно выявляющимся требованиям производственной системы - свидетельства высокого качества разработки, залог ее успешного внедрения и долгой жизни. 3.2 Эффективность дополнительной информации.

Для рационального решения экономических проблем требуется дополнительная информация.Часто необходимая информация недоступна или ее получение стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включать время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например, связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т. п. Выгоды и издержки по получению дополнительной информации по большей части субъективно оцениваются руководителем.

Возможны три варианта обстоятельств, с которыми может столкнуться коммерсант, оценивая затраты и выгоду от дополнительной информации. Вариант 1- выгода от каждой дополнительной единицы информации равна затратам на ее получение.

Вариант 2 - расходы на получение дополнительной информации перекрываются выгодами до определенной точки, за которой не следует стремиться к получению дополнительной информации, так как даже при улучшении решения расходы превысят выгоду. Вариант 3- выгоды на получение дополнительной информации явно превосходят затраты на нее, получение информации очень желательно, сложность состоит во временных и интеллектуальных ограничениях.Руководители часто некорректно полагают, что чем больше информации, тем лучше.

Увеличение количества информации не всегда повышает качество решения. Часто лица, принимающее решение, страдает от избытка не относящейся к делу информации. Применяется термин - релевантная информация - данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели периода времени. [2] Вариант1 Вариант2 Вариант3 Результат Результат Результат Затраты Затраты Затраты Рис2. Варианты эффективности дополнительной информации.Проблему оптимизации состава и количества дополнительной информации можно также решить, используя математические методы.

Так как рассматриваемая экстремальная задача обладает большой степенью стратегический неопределенности, то модель задачи удобно построить как игру против природы’’, под которой понимается время руководителя, которое может быть использовано для восприятия дополнительной производственной информации.Критерием оптимальности в задаче определения оптимального состава дополнительной информации выбирается минимум суммы затрат (руб.): С=С1+С2, где (1) С1- потери, возникающие в результате отсутствия рассматриваемого сочетания (набора) видов дополнительной информации (руб.); С2- затраты на сбор и обработку рассматриваемого набора дополнительной информации. Формулу (1) можно представить более подробно: p r С=S S {Sij·max(gij-zij·ti;0) + Sобр.j·Zj·Tj} (2) j=1 i=1 p r С1= S S Sij·max(gij-zij·ti;0) (3) j=1 i=1 p r С2=S S Sобр.j·Zj·Tj (4) j=1 i=1 p- количество рассматриваемых видов дополнительной информации(j=1,2 p) r- количество рассматриваемых работ руководителя по управлению производственным подразделением (i=1,2 r) Sij- удельные (в единицу времени) потери, вызванные отказом из-за отсутствия дополнительной информации j-го вида при выполнении руководителем i-й работы, руб./час. Tj- время на восприятие информации j-го вида при одном обрацении к ней, ч. Sобр.j- удельные (в рассматриваемую оценку времени) затраты на сбор и обработку информации j-го вида. Стратегия руководителя (второго игрока) Zij- количества при заполнении i-й работы - определяется при ограничениях: Zij=0,1,2 (целые числа) (5) Стратегия природа’’ (первого игрока)- выбор gij- времени, предназначенного на восприятие и переработку j-го вида информации i-й работы (ч.) при ограничениях: mij£gij£ni (6) p r S S gij=Q (7) j=1 i=1 Здесь mi- минимально допустимое время, которое руководитель может выделить на восприятие дополнительной информации при выполнении i-й работы, ч. Ni- максимально допустимое время, которое руководитель может выделить на восприятие дополнительной информации при выполнении i-й работы, ч. Q- время, которое руководитель может выделить на восприятие дополнительной информации за рассматриваемый период времени, ч. Т.к. задача выбора оптимального состава информации для принятия производственных решений является задачей распределения нескольких (p) видов информации по выполняемым руководителем (r) работам, то методом ее решения может быть метод распределения ресурсов нескольких типов между несколькими участниками.

Он строится на основе метода решения матричных игр и является модификацией симплекс-метода. [12] 3.3Обеспечение надежности информации.

Проблема надежности информационной системы имеет особое значение.

Неполнота или недостоверность информации, несвоевременность и ошибки при ее обработке или передаче сразу оборачиваются немедленными финансовыми потерями для всей логистической системы.

Очевидной является необходимость подбора максимально надежных элементов системы. Если та или иная операция предусматривает вовлеченность последовательности элементов, то надежность каждого из них влияет на надежность системы в целом.

Значит, для такого рода систем следует исходить из принципа равной надежности элементов.

Гарантией высокой надежности элементов логистической информационной системы являются объем и качество тестирования.Тестирование может быть организовано как самим создателем системы, так и поставщиком элементов. Во втором случае желательно не ограничиваться только гарантийными обязательствами поставщика, но и постараться получить информацию по составу, продолжительности, интенсивности и результатам тестирования.

Обычно, большая часть отказов возникает в начальный период эксплуатации элемента. Поэтому весьма эффективным является тестирование в режимов, близких к предельным для данного элемента.Сбои в работе отдельных элементов по-разному влияют на характеристики надежности системы в целом. Как правило, система содержит ограниченное количество критических’’ элементов, сбой в работе которых в решающей степени влияет на ее функционирование.

Поэтому резкого уменьшения сбоев в работе информационной системы логистики можно добиться с помощью выявления критических элементов и повышения их надежности. Одним из самых распространенных методов повышения надежности информационных систем является резервирование критических элементов.Надежность группы резервирующих друг друга элементов растет с числом этих элементов. Резервирование делится на горячее’’ и холодное’’. В первом случае переключение с основного элемента на резервный происходит практически мгновенно ( ЗА ВРЕМЯ, МЕНЬШЕЕ ДОПУСТИМОГО ВРЕМЕНИ ПОТЕРИ РАБОТОСПОСОБНОСТИ СИСТЕМЫ) во втором для этого требуется более значительное время.

Мера резервирования и замены вышедших из строя элементов понимается как ремонтопригодность системы. Поскольку применение каждого из методов повышения надежности информационной системы приводит к ее удорожанию, необходимо наряду с чисто техническими аспектами постоянно держать в поле зрения и финансовые.

Реализация мер по обеспечению надежности должна сохранять финансовую эффективность проекта. [6] 3.4 Принцип открытости. Мировая практика разработки и эксплуатации программных комплексов подсказала необходимость выполнения ряда принципов и соглашений, что значительно повышает качество разработок, снижает издержки эксплуатации и модернизации систем.Системы, отвечающие таким принципам, принято называть открытыми.

Эти принципы следующие: - СООТВЕТСТВИЕ СТАНДАРТАМ, в том числе: · международным и государственным; · промышленным; · фактически действующим; - СОВМЕСТИМОСТЬ с другими системами; - ПЕРЕНОСИМОСТЬ (возможность с минимальными издержками перенести работающий программный продукт на иную техническую платформу и в иную операционную среду). - МАСШТАБИРУЕМОСТЬ (возможность только за счет использования более мощных технических средств повышать производительность системы без существенных ее доработок). В области выбора технических решений выполнение этих правил должно быть обеспечено с точки зрения: программных приложений пользователей; графического пользовательского интерфейса; прикладных средств разработки; выполнения операций (трансакций); работы в сетях; совместной работы с другими базами данных; используемых операционных систем; используемых технических платформ. [6] Гл.4 Информационные технологии. 4.1Основные направления развития информационной технологии.

Ход развития научно-технического прогресса привел к созданию информационной технологии - использования вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

Сложные сочетания рыночных взаимоотношений, существующей инфраструктуры и стратегического управления сформировали следующие доминирующие направления развития информационной технологии: формирование и развитие новой категории - информационного продукта, существующего в виде программных средств, баз данных и служб экспертного обеспечения.

Хорошо выполненный информационный продукт сохраняет свою ценность дольше, чем конкретные носители информации. способность к взаимодействию логических элементов информационной технологии, то есть возможность для двух или более сторон, представленных машиной или человеком, провести идеальный обмен информационным продуктом (без смыслового искажения или непредусмотренной задержки между созданием, обработкой и использованием информационного продукта). Решение этой проблемы требует, чтобы все элементы традиционной телефонии, обработки данных, разнообразных аппаратных средств и форматы для ввода- вывода , передачи, хранения и обработки информационного продукта находились в полном соответствии. ликвидация промежуточных звеньев, обусловленная внедрением новых технологий, которые обеспечивают преобразование информации в формы, доступные и удобные для немедленного использования потребителем; использование новых информационных технологий ведет к созданию более совершенного рынка, под которым понимается рынок с минимальным количеством промежуточных звеньев между покупателем и продавцом.

Новые системы - в снабжении, разработке, производстве, учете, продаже - порождают существенные изменения в архитектонике производственных, административных и других элементов крупнейших предприятий. глобализация на базе транспьютерных систем и нейрокомпьютеров позволяет фирмам и транснациональным корпорациям успешно вести дела в мировая масштабе, проводить выгодные операции на периферии, покупать и продавать более эффективно, используя знания о состоянии рынка. конвергенция- результат совместного развития четырех вышеназванных тенденций; она проявляется в исчезновении различия между изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами, использованием информации в быту и в производственных целях. [1,17] Постепенно эти тенденции начинают оказывать влияние на информационную составляющую коммерческой сделки.

Эффективность обращений к системам обеспечения информационной технологии при осуществлении торговых операций но 30% выше, чем при использовании традиционного подхода.

В таблице показана применимость систем обеспечения информационной технологии при совершении коммерческих сделок. [1] Использование систем обеспечения информационной технологии в коммерческий деятельности.

Системы обеспечения Функции коммерции Информа-ционной технологии сегментация рынка продажи заказы обслужива-ние отчетность Базы данных      Подвижная связь      Электронные каталоги      Система подготовки документов      Электронная система заказов      Электронная система передачи сообщений      4.2 Факторы, способствующие созданию принципиально новых информационных технологий.

Использование вычислительной техники оказало огромное воздействие на все сферы материально-технического обеспечения, включая ведение складского хозяйства, транспортировку, контроль над уровнем запасов товарно-материальных и учет поступления заказов.

Перспектива в конструировании ЭВМ - это создание более мощных процессов и более емких систем памяти.

В области программного обеспечения ЭВМ стратегическим направлением является разработка более совершенных программ и распространение их на больший круг явлений и процессов. Совершенствование средств технического обеспечения ЭВМ по­зволит объединять компьютеры в различные сети с иерархической структурой.Вычислительная техника позволяет организовать информационный поток таким образом, чтобы информация была в нужном количестве, в определенном месте, в определенное время и с соответствующим информационным содержанием.

Созданию принципиально новых информационных технологий способствуют следующие факторы: многопроцессорные ЭВМ, мини микроЭВМ пятого поколения, транснейрокомпьютеры, способные выполнять сотни миллионов и миллиарды операций в секунду, обладающие широкими функциональными возможностями и работающие в мультипрограммном режиме обработки информации, располагающие развитой периферией и сетью интеллектуальных терминалов.На базе таких ЭВМ строится многоуровневая иерархическая система управления производственным процессом, обеспечивающая постоянный обмен информацией между всеми уровнями этой системы. каналы связи, построенные с использованием лазеров, световодов, средств космической связи, обладающие пропускными способностями, не ограничивающими передачу любого количества информации. технические средства учета, автоматического считывания и съема информации, имеющие связь с интеллектуальными терминалами. оснащение соответствующих должностных лиц персональными компьютерами, имеющими интерфейс с ЭВМ смежных уровней управления [1] 4.3 Бездокументные технологии. В результате перехода на бездокументную технологию упраздняется рутинная работа по оформлению документов, канцелярских отчетов и бумажного учета, отпадает множество операций и формальностей.

Безбумажные технологии имеют следующие преимущества: практически мгновенная пересылка данных. уникальность хранения ( а значит, и повышенная достоверность и надежность). улучшенная защищенность (гораздо легче закрыть доступ к электронным данным, чем спрятать документ от случайного’’ взгляда) резкое снижение трудоемкости обработки документов. [6] К сожалению, на многих Российских предприятиях компьютерные системы - не более чем попытка придания компьютерного глянца укоренившейся ручной технологии.

Для осуществления принципов бездокументной технологии необходимо решить следующие задачи: реконструировать существующие правовые нормы, связанные с перевозочными и другими бумажными документами, имеющими в настоящее время важное юридическое значение. выполнить эргономические и психологические исследования деятельности должностных лиц, которые были традиционно связаны с работой с документами и будут работать в условиях полной автоматизации и постоянного диалога с ЭВМ. 4.4 Технологии идентификации объектов.

Бесперебойное наблюдение за потоком материалов и наличием является важнейшим методом сокращения потребных оборотных средств.

Внедрение автоматизации связано с необходимостью определения наличия с помощью современной информационной техники.

Возможности автоматизировать и идентифицировать каждую деталь и каждую сборочную единицу, собрать и обработать эти сведения с помощью ЭВМ ведут к повышению уровня управления. Однозначное определение объектов обеспечивает в производстве необходимую гибкость, поскольку от клиентов могут поступать заказы небольших партий и требования краткосрочного выполнения заказов.Применяемые для идентификации объектов определители данных могут быть в основном разделены на две группы: определители, которые нужны в относительно редких случаях (например, сообщения о ходе изготовления или сборки) определители, которые требуются постоянно, так как имеют высокую частоту применения.

Они обычно более стабильны и дорогостоящи. Дальнейшее характерное отличие определителей основано на виде кодирования: механические кодировщики. Они обычно дешевы, просты и надежны.Это, например, механические и индуктивные устройства, а также оптические и световые приборы, которые позволяют прочитывать код. Считывание происходит, например, с помощью механического или индуктивного переключателя, а также с помощью оптического фотоэлектрическо­го устройства, использующего принцип прерывания светового потока. магнитные кодировщики, которые мало восприимчивы к загрязнению и обеспечивают надежность считывания.

Их недостаток - относительно высокая цена. Магнитная карта может вместить большое количество данных. электронные кодировщики, обычно программируемые, являются технически сложными и поэтому дорогостоящими.

Электронное кодирование используется в программируемых носителях данных. оптические кодировщики специально для штриховых кодов.Имеют в настоящее время наибольшее распространение ( ~75% ), что объясняется относительно небольшой стоимостью кодировщика и высокой надежностью считывания кода ( ошибка считывания штрихового кода 1: 10^6 ) 4.5 Технология автоматизированной идентификации штриховых кодов. Для того, что бы эффективно управлять динамичными логистическими системами, при осуществлении логистических операций с материальным потоком используют микропроцессорную технику, способную идентифицировать ( опознать ) отдельную грузовую единицу с помощью сканирования ( считывания ) штриховых кодов.

Таким образом информацию о логистической операции получают сразу в момент и в месте ее совершения - на складах промышленных предприятий, оптовых баз, магазинов, на транспорте. Полученная информация обрабатывается в режиме реального масштаба времени, что позволяет управляющей системе реагировать на нее в оптимальные сроки.

Автоматизированный сбор информации основан на использовании штриховых кодов разных видов, каждый из которых имеет свои технологические преимущества. Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины, построенных в соответствии с определенными правилами.Изображение штрихового кода наносится на предмет, который является объектом управления в системе.

Для регистрации этого предмета проводят операцию сканирования. Уникальное двенадцати значное число , как правило, информации о свойствах товара не несет, оно является лишь адресом ячейки памяти в ЭВМ, которая содержит все сведения об этом товаре.Совокупность этих сведений образует базу данных о товаре, которая в дальнейшем передается по цепи товародвижения с помощью сети электронной связи или на машиночитаемых носителях. Проведенные исследования показывают, что введенные с клавиатуры компьютера вручную данные о товаре содержат, в среднем, одну ошибку на каждые 300 введенных знаков.

При использовании штриховых кодов этот показатель снижается до одной ошибки на 3 миллиона знаков. В области внешней торговли наличие штрихового кода на товаре является обязательным требованием при поставке товаров на экспорт.Отсутствие кода в значительной степени влияет на конкурентоспособность продукции о порой делает ее реализацию невозможной.

Сегодня свыше 200 тысяч магазинов в различных странах мира оборудованы системами для считывания кодов. Использование в логистике технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов позволяет существенно улучшить управление материальными потоками на всех этапах логистического процесса. Отметим ее основные преимущества.На производстве: создание единой системы учета и контроля за движением изделий и комплектующих его частей на каждом участке, а также за состоянием логистического процесса на предприятии в целом. сокращение численности вспомогательного персонала и отчетной документации, исключение ошибок.

В складском хозяйстве: автоматизация учета и контроля за движением материального потока. автоматизация процесса инвентаризации материальных запасов. сокращение времени на логистические операции с материальным и информационным потоком.В торговле: создание единой системы учета материального потока. автоматизация заказа и инвентаризации товаров. сокращение времени обслуживания покупателей. [3] Гл5.Правовое обеспечение информационной системы.

Внедрение автоматизированных систем различного назначения в определенной степени воздействует на виды, формы и характер функциональных взаимоотношений между существующими структурными подразделениями.Поэтому четкая правовая регламентация прав, обязанностей и ответственности пользователей при автоматизации определенных видов работ является одним из самых сложных, ответственных и обязательных условий, которые необходима учитывать при проектировании, использовании и развитии новых методов обработки информации.

Структура правового обеспечения информационной системы дана в следующей таблице.[10] Правовое обеспечения информационной системы. Разработка проекта Функционирование системы Приказы министра о начале работ по созданию и организации информационной службы.Положение о службах, обеспечивающих функционирование автоматизированных систем. Общеотраслевые нормативные акты, регламентирующие отношения разработчика и заказчика.

Должностные инструкции. Государственные и отраслевые стандарты на разработку информационного обеспечения. Нормативные акты о порядке создания и использования информации. Государственные стандарты на разработку проектной документации. Нормативные акты, регламентирующие технологический процесс автоматизированной обработки информации Нормативные акты на получение и использование комплекса технических средств.Правовое положение отдельных видов автоматизированных систем управления и проектирования.

Правовое положение службы АСУ ИПК. Нормативные акты на использование вычислительной техники. Стабильность данных, содержащихся в нормативной документации, относительна, то есть практически все данные с разной периодичностью корректируются, уточняются и обновляются. [18] Заключение.Применение различных логистических схем при оптимизации внутризаводских потоков документов, циркулирующих в аппарате управления предприятием позволяет достичь большей эконимической эффективности.

Можно сделать следующие основные выводы: 1) Первоочередной проблемой комплексной механизации и автоматизации управления производством на промышленных предприятиях является проблема рационализации существующих потоков внутризаводской информации на уровне функциональных результатов деятельности органов управления ими. 2) Внутризаводские потоки документов, циркулирующие. в процессе управления предприятием, предназначены для регистрации информации о ходе производства и носят детерминированный характер.

Поэтому анализ документопотоков может служить основой для определения количества и содержания информации, необходимой для успешного осуществления специальных функций управления производством. 3) необходимо рассчитывать оптимальный вариант движения потоков информации внутри предприятий на уровне документов с целью наилучшей их организации 4) Оптимизация потоков информации на уровне функци­ональных результатов управления производством в общем случае ведет к сокращению совокупных затрат, необходимых для обработки информации в процессе принятия и реализации управляющих решений.

Наиболее резкое сокращение этого вида затрат происходит при такой организации потоков документов, поступающих на предприятие и исходящих от него, которая предусматривает максимальную обработку вто­ростепенной информации на нижестоящих уровнях управления. 5) Для сокращения общей длительности цикла обработки информации внутри предприятия наиболее эффективна организация структуры подразделений аппарата управления предусматривающая комплектованию их должностного и профессионального состава не по формальному принципу когда работники относятся к тем или иным структурным звеньям субъективно), а по предметному принципу заключающемуся в отходе от традиционного деления подразделений (исполнителей) исключительно по признаку их узкой специализации вне зависимости от содержания выполняемых ими функциональных обязанностей. 6) Методика исследования потоков информации создает расчетную основу для разработки экономичной структуры аппарата управления предприятием, соответствующей конечной цели функционирования любого аппарата управления- обеспечение всех структурных звеньев руководства необходимыми исходными данными для принятия решений в минимально возможные сроки (при сложившемся или заданном уровне механизации- обработки данных). 7) Разработанная методика исследования документопотоков хорошо согласуется с рядом других методических руководств, основанных на сокращении количества обращающихся в процессе управления документов, уменьшении числа их наименований (видов, форм) и упрощении внутреннего содержания документов.

Это достигается простым пересчетом исходных данных модели и ее повторным решением любым из известных алгоритмов при измененных ограничениях. [Федотов] Это означает, что информационные потоки требуется хорошо организовать, продумать и рассчитать, таким образом обной из важнейших задач информационной логистики является обеспечение эффективного формирования и использования информации.[Ханенко] Реализация намеченных коренных преобразований в политической, социальной и духовной жизни общества неразрывно связана с системой управления, производственными отношениями, с качественными изменениями в содержании условий труда и быта трудящихся.

На современном этапе информационная технология- одно из наиболее значимых направлений научно-технического прогресса, непосредственно влияющего на динамизм развития общества.

Рассмотренные в контрольной работе вопросы информационной логистики далеко не исчерпывают проблематику эффективного использования информационных ресурсов в различных сферах производственной и управленческой деятельности.