Функция контроля. Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.Виды контроля: 1.По времени: предварительный, текущий, итоговый. 2.По стадии жизненного цикла: финансовый, маркетинговый, управленческий, контроль качества. 3.По типу отношений: формальный, неформальный. и т.д. Предварительный контроль – контроль, который осуществляется перед выполнением операций.
Его основными средствами осуществления является реализация определенных правил, процедур и линии поведения. В организациях предварительный контроль используется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых и профильных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора подготовленных и квалифицированных людей.
Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить поручения или обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень стажа работы в данной области и проверить документы и рекомендации.Предварительный контроль – это проведение психологических тестов, собеседований в период принятия на работу.
Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма в ходе курса обучения. Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов допустимого уровня качества и проведения проверок поступающих материалов.Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности в поставке материала и его соответствие техническим условиям.
К методам предварительного контроля материальных ресурсов относят создание в организации их запасов на уровне для того, чтобы избежать дефицита. Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа бюджета, который позволяет осуществить функцию планирования.Бюджет служит механизмом предварительного контроля поскольку дает уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства – эти средства у нее будут.
Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.Проверка работы подчиненных, обсуждение проблем, предложений по усовершенствованию работы. Текущий контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов, которые могут перерасти в серьезные трудности для организации.
Текущий контроль базируется на результатах полученных от проведения работы. Для того, чтобы осуществить текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь, то есть данные о полученных результатах. Система обратной связи помогает руководителю решить множество непредвиденных проблем, скорректировать свою линию поведения так, чтобы организация наиболее эффективно достигала поставленных задач. Итоговый контроль.В процессе итогового контроля обратная связь осуществляется после того, как работа выполнена: либо сразу по завершению деятельности, либо по истечению определенного заранее периода времени.
Фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Положительные стороны итогового контроля: Дает руководителю организации информацию необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы будут проводиться в будущем. Сравнивая полученные результаты руководители оценивают насколько реалистично были составлены их планы.Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформировать новые планы.
Итоговый контроль поддерживает мотивацию. Руководитель организации определяет вознаграждение по итогам работы, т.к. это необходимо для того, чтобы сформировать будущие тесные связи между фактическими результатами и вознаграждением. Эффективный контроль не только позволяет выявить проблемы, но и позволяет вносить рациональные изменения в деятельность организации.Методы осуществления контроля. 1.Метод сбора и анализа информации. Принимается при выполнении функций анализа: опрос, интервьюирование, эксперимент, наблюдение, анкетирование и т.д. 2.Методы, обеспечивающие ежедневные данные о движении финансовых средств, продукции. 3.Методы бюджетирования, анализа рентабельности, анализа составления смет, анализа относительных показателей. 4.Ревизия и аудиторские проверки. Использование этих методов контроля будет эффективнее при соблюдении ряда положений: Минимизация числа контрольных процедур.
Включение контрольных процедур в план работы заранее.
Выверенность процедур. Учет себестоимости процедур. Таким образом, контроль представляет собой процесс, обеспечивающий достижения организацией поставленных целей. Он уменьшает неопределенность и поддерживает сильные стороны организации.