рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

Организация делопроизводственной службы

Организация делопроизводственной службы - раздел Экономика, Содержание 1. Организация Делопроизводственной Службы В Учреждении....

Содержание 1. Организация делопроизводственной службы в учреждении. Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним 2. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор 3. Оформите несколько видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и направлении его в дело Список использованной литературы 1. Организация делопроизводственной службы в учреждении.Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации.

Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений.Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным.

При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.Существует три формы организации делопроизводства: цент¬рализованная, децентрализованная и смешанная . При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизу¬ются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структур¬ными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы¬полняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.Не следует смешивать децентрализованную форму орга¬низации делопроизводства, при которой делопроизводственные опе¬рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж¬дения, с организационной структурой службы делопроизводства, име¬ющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполня¬ют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение до¬кументов) и децентрализованно (справочно-информационное обслужи¬вание, хранение документов, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом раз¬мера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений.

В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в тер¬риториально разобщенных (расположенных, например, в различ¬ных районах большого города) выбирают централизованную фор¬му. В большинстве же учреждений и организаций используют сме¬шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных дело¬производственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: • снизить стоимость делопроизводственных операций; • улучшить организацию труда делопроизводственного персо¬нала и, в частности, внедрить его нормирование; • обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; • использовать прогрессивные и производительные техничес¬кие средства; • обеспечить единство организационного и методического ру¬ководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроиз¬водственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях.В крупных учреждениях следует стремиться к целесо¬образной централизации отдельных функций делопроизводства, та¬ких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль ис¬полнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отде¬лов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осу¬ществляет секретарь-референт руководителя. Если организация или учреждение имеют большой объем доку¬ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де¬лопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, оп¬ределения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководите¬ля учреждения.Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения.

Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; • местонахождение (почтовый адрес); • предмет и цель деятельности; • порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.); • порядок распределения прибыли; • порядок образования учреждения (организации, предприятия); • порядок управления и прекращения деятельности; • органы управления (внутренняя организационная структура). Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных.

Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст положения включает следующие разделы: • Общие положения; • Цели и задачи; • Функции; • Права и обязанности; • Руководство; • Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель.Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.). Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования.

Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: • Общие положения; • Должностные обязанности; • Права; • Ответственность; • Взаимоотношения.Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать.

Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы.

Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью. Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: • статус коллегиального или совещательного органа; • порядок планирования работы; • порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; • внесение материалов на рассмотрение; • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; • ведение протокола заседания; • оформление решений коллегиального или совещательного органа; • порядок доведения решений до исполнителей; • материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. 2. Виды документов по личному составу, особенности их оформления.

Трудовой договор Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, трудовые договора, трудовые контракты и др . Трудовые контракты.

Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия: • место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес); • конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник; • дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт; • оплату труда; • обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работников: • на постоянных работников; • на временных работников; • работающих на основном месте работы; • работающих по совместительству.В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у работника. Резюме.

В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.Реквизиты резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон). Текст может состоять из разделов: • цель резюме – место, на которое претендует составитель; • образование; • трудовая деятельность; • специальные знания; • семейное положение.

Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу.Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации, но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись.Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника (например, приказ о назначении). Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны.

Приказ составляется в одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики Беларусь, соответствующая причине увольнения.

Все приказы визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку.Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет. Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год. Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении.С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет. Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет. Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.В состав личного дела должны входить следующие документы: 1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. 2. Анкета или личный листок по учету кадров.Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия. 3. Автобиография или резюме.

На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме. 4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов. 5. Копии документов об утверждении в должности.Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы). 6. Характеристики или рекомендательные письма.

Подшиваются в личное дело работника, в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности. 7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. 8. Дополнение к личному листу по учету кадров.Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты). 9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.) Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника.

Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам.Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет. Таким образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных документов по оформлению кадровой документации. 3. Оформите несколько видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и направлении его в дело Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления. Пример: Исакова 234557 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: • краткие сведения об исполнении или, при наличии соответ¬ствующего документа, ссылку на его дату и номер; • слова «В дело»; • номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс от 09.09.2004 № 12 В дело № 05-10 Личная подпись Дата Список использованной литературы 1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М.: Высш. шк 1999 2. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия.

М.: ПРИОР, 1995 3. Кузнецова Т.В Делопроизводство. М.: «Инфра-М», 2003 4. Кушнаренко Н.Н. Документоведение.

М.: Знание, 2000 5. Москалев В.А. Современное делопроизводство. М.: Инфра–М, 2000 6. Писенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие.М 2002 7. Стенюков М.В. Документы.

Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1998 8. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М.: ПРИОР, 1998.

– Конец работы –

Используемые теги: Организация, делопроизводственной, службы0.07

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: Организация делопроизводственной службы

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Еще рефераты, курсовые, дипломные работы на эту тему:

Тема: Учёт в обслуживающих организациях 1. Учёт в организациях службы быта
Учет в автотранспортных организациях... З Учет в подрядных строительных... З Учет в подрядных строительных организациях Бухучет при выполнении...

Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации
На сайте allrefs.net читайте: "Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации"

Лекции по курсу Теория организации. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК СИСТЕМА
Составитель к т н доц каф Управление строительством... Шевченко Л В... ЛЕКЦИЯ...

Организация службы внутреннего аудита на предприятии
Для проверки правильности финансовой информации и подтверждения финансовой отчетности собственники стали приглашать людей со стороны которым по их… С усложнением ведения бухгалтерского учета необходимым условием стало -… В России впервые звание аудитора было введено Петром Первым.

Особенности организации и проведения PR-кампании для некоммерческой молодежной организации
С их помощью у граждан появляется возможность отстаивать свои интересы и проявлять жизненную позицию. Умело и эффективно выстраивать отношения с… При этом до сих пор далеко не все НКО готовы заниматься PR-деятельность… Для реализации цели необходимо решить следующие задачи: · Проанализировать современное положение некоммерческого…

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях
На сайте allrefs.net читайте: "Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях"

Организация пенсионной службы в РФ
Так например в 1996 году бюджет Пенсионного фонда РФ составил около 40 % доходов федерального бюджета.Государственная пенсионная система в РФ имеет… С одной стороны, предусматриваются все виды пенсий, которые в соответствии с… Граждане, которые по разным причинам не приобрели права на указанные пенсии, устанавливаются социальные пенсии.…

Организация государственной службы в РФ
Общепризнанно, что в нынешних условиях российский госаппарат явно не справляется с возложенными на него обязанностями, часто не способен действовать… В своем Послании Федеральному Собранию РФ Президент России В.В. Путин в 2002… К слову, из почти 500 тысяч обращений во время телевизионного интервью почти три четверти это жалобы граждан на разные…

Контрольные задания по дисциплине «Организация службы и подготовки»
по дисциплине Организация службы и подготовки... Задание... Права и обязанности работника и работодателя...

Организация хозяйственных связей торговой организации с поставщиками товаров
Расширилась и укрепилась сфера действия товарно-денежных отношений, усиливая роль торговли. Процессы формирования многоукладного хозяйства на… В настоящее время благополучие и коммерческий успех торгового предприятия… Организация хозяйственных связей с поставщиками товаров занимает особое место среди инструментов коммерческой…

0.039
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • По категориям
  • По работам
  • Понятие организации, ее черты и признаки. Организация как система. Лекция Структура организации Основные подходы к формированию структуры организации... Лекция Управление... Лекция...
  • Организация и несение караульной службы Для несениякараульной службы назначаются караулы.Караулом называется вооруженное подразделение,назначенное для выполнения боевой задачи по охране и… Внутренний корабельный караулназначается для охраны обороны объектов одной… Временные караулы в расписание караулов не включаются ониназначаются приказом начальника гарнизона или командира…
  • Определение организации. Виды организации Организация это группа людей деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели... Виды... Неформальная организация спонтанно возникающая группа людей достаточно регулярно вступающих во взаимодействие друг...
  • Дисциплина: Организация службы и подготовки Дисциплина Организация службы и подготовки... ФЕФЕЛОВ В В...
  • Система организации службы маркетинга. Торговые агенты живут на обслуживаемой территории, а значит могут эффективно работать с клиентами, с min издержками времени и средств на разъезды. Структура: -Вице-президент по м. -Служба планирования м. -Служба м.… Эффективна для фирм, реализующих товары на разных по характеру рынках. 5. Товарно-рыночная (матричная) организационная…