КАЛИНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Кафедра управления производством Контрольная работа по дисциплине: Информационные технологии в экономике. На тему: Движение информации на рабочем месте ООО «Покупай» Калининград 2005 г. Содержание : 1. Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение. Стр.2. Используемая литература Стр.8 Движение информации на рабочем месте. Информационное обеспечение.Издательство газеты ООО «Покупай» — юридическое лицо по организационно-правовой форме и форме собственности, осуществляющее подготовку и производство печатной продукции, то есть осуществляющие деятельность в сфере изготовления печатных изданий.
Эта организация зарегистрирована в виде издательства и редакции.Редакция, специализируется на выпуске однотипной печатной продукции — газеты «Покупай» Издательская деятельность осуществляется в совокупности с другими видами работ (в частности, тесно связана с деятельностью типографий, а нередко издательства имеют и свою полиграфическую базу), бухгалтерский и налоговый учет которых также имеет свои особенности.
Информация в организации формируется из внешних и внутренних источников. Внешняя информация состоит из: 1.Обязательной для использования, так как любая организация юридически ответственна.Это нормативно-законодательные акты, кодексы, указы, постановления и т.п. На предприятии имеется консультационно-правовая база «Консультант Плюс», в которой содержится вся необходимая правовая информация.
Мне, как главному бухгалтеру эта правовая база более чем необходима. 2. Используемой для эффективного управления производством. 3. Рекомендательного характера. Предложения о рекламе в нашей газете, оказания услуг, повышения квалификации сотрудников 4. Не используемой непосредственно в процессе управления производством. (Предложения участвовать в конференциях, совещаниях и других общественных мероприятиях и т.д.) Внутренняя информация освещает производственно-хозяйственную и экономическую деятельность организации.
В процессе управления производством различают также информацию: -условно-постоянную, т.е. справочно- нормативную, составляющую более половины всей необходимой информации для управления производством; -переменную, которая оперативно показывает состояние производства, изменения во внешней среде организации.Так как организация выпускает газету, она является распространителем информации.
В газете печатаются объявления различного характера: от продажи детских колясок до квартир и автомобилей. Также размещаются материалы рекламного характера, которые являются источником информации для потребителей. Я занимаю должность главного бухгалтера, поэтому нахожусь в курсе практически всей информации, которая, так или иначе, оказывает влияние на предприятие.Ко мне информация поступает от поставщиков рекламы, от типографии, которая печатает продукцию, от работающего персонала (листки нетрудоспособности) и т.д в виде первичных документов, которые в свою очередь, обрабатываю и заношу в различные ведомости или книги (книга покупок или продаж). На основе всей необходимой документации составляю отчетность в налоговые органы и отчеты директору и учредителям.
Для эффективного управления производством требуется оперативный сбор переменной информации и высокие темпы ее обработки и передачи.Информация, возникающая в ходе производства, является первичной.
Однако в процессе управления производством менеджерам нужна и вторичная информация, которая получается в результате переработки первичной информации по соответствующим алгоритмам и используется в процессе принятия управленческих решений. Вся информация, технические средства обработки и передачи ее, используемые в процессе управления производством, представляют собой информационную систему.Система информации и менеджмент на любом уровне управления образует функциональное единство, оставаясь при этом различными по своему назначению и структуре.
Система управления на предприятии может иметь различную структуру в зависимости от масштабов предприятия, его специфики, технического уровня производства и т.д. Информационная же система по структуре всегда будет одинаковой при любых объемах производства: сбор, передача, обработка, хранение информации.Изменение объема и содержания информации не повлияет на структуру системы информации, а только изменит ее количественную сторону (технические средства сбора, обработки и передачи информации). По форме отображения информацию можно подразделить на аудиоинформацию, визуальную и аудиовизуальную.
Форма отображения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления.Визуальная информация - графики, диаграммы, таблицы и т.п характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщать группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, показывая тенденции, характер, зависимости и т.д. Наглядные формы отображения информации способствуют совершенствованию информационного обеспечения управления. Аудиоинформация - информация, принимающаяся на слух. В настоящее вре¬мя в управлении используются следующие формы фиксирования и передачи аудиоинформации - использование звукозаписи, получаемой с помощью магнитофонов и диктофонов и т.п. с последующим воспроизведением.
Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информа¬цию в виде изображения и звука.
Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, получающей широкое распространение в процессе управле¬ния. По форме представления можно выделить информацию: буквенную, цифро¬вую и кодированную. Цифровая информация играет важную роль в процессе управ¬ления, так как цифры более емки в информационном отношении, так как вносят точ¬ность в представляемую информацию.Однако в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам представления информации.
Буквенная информация по¬могает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, со¬держательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. Кодированная информация предназначена для использования современ¬ных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, пере¬давать, обрабатывать информацию.По источникам получения можно выделить внешнюю и внутреннюю информацию, а также можно выделить: входящую и исходящую информацию, дифферен¬цируемую по уровням системы управления. Выделение информации по источникам ее возникновения играет важную роль в проектировании информационных систем.
По роли информации в разработке решения можно выделить: плановую, отчетную, статистическую, контрольную и т.д. Упорядоченность информации создаст благоприятные условия для ее поиска и использования при разработке управленче¬ских решений.Информация в процессе управления претерпевает различную обработку, в результате чего появляется новая информация.
По степени обработки информацию можно разделить на первичную и вторичную (производную). Эффективность управления существенно зависит от организации сбора и фиксирования первичной информации, так как она является основой всех информационных потоков, определяет дос¬товерность и ценность вторичной информации.В практике менеджмента нередки случаи, когда оформлению первичных документов, фиксированию первичной, исход¬ной информации уделяется недостаточно внимания.
Если нет строгого порядка в фиксировании первичной информации, то, как бы строго и точно не рассчитывалась (обрабатывалась) она, в дальнейшем все показатели (вторичная информация) будут давать искаженное представление о состоянии системы. По времени активного использования информации в процессе управления ее можно разделить на постоянную и переменную.Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр которую называют также условно постоянной, так как она через определенное время может измениться (пересматриваются нормативы, акты и т.п.). Переменная -это текущая информация, оперативная, используемая сравнительно небольшой про¬межуток времени.
Каждое звено (структурное подразделение) системы управления работает со своей, специфической для выполняемой функции информацией.Поэтому информа¬цию можно разделить по ее функциональной принадлежности, причем это деление можно произвести как по основным, так и по конкретным функциям управления.
Та¬кое деление информации имеет большое значение в проектировании систем управле¬ния, обеспечивая выравнивание трудоемкости работ по различным звеньям системы управления. По возможности продуктивного использования можно выделить информа¬цию: полезную, избыточную и ложную. В информационном обеспечении процесса управления присутствуют все эти виды информации.Избыточность информации п информационном обеспечении процесса управления создает дополнительные трудно¬сти его осуществления, обуславливая дополнительные затраты времени и средств, т.е. снижает эффективность менеджмента.
Необходимо стремиться сводить до минимума объем информации. В каждом конкретном случае информация должна быть релевантной. Ложная информация затрудняет разработку управленческих решений и оп¬ределение рационального объема необходимой информации.Ложная информация может формироваться в результате ошибок в процессе сбора, фиксации, хранения и обработки первичной информации. Искажение информации может носить случайный и преднамеренный (умышленный) характер, в этом случае она называется дезинформацией.
Ошибки при сборе первичной информации могут быть механическими, обу¬словленные неисправностью (недостаточной точностью) фиксирующих устройств и приборов, невнимательностью или низкой квалификацией соответствующих сотруд¬ников, низким уровнем технологии и организации сбора информации и т.п. По анало¬гичным причинам возможно искажение информации в процессах ее фиксирования, хранения, обработки и передачи.
Документационное обеспечение управления Деятельность организации характеризуется сведениями в документированном или ином виде. Документы являются основным носителем информации в организации.Документы можно классифицировать по разным признакам, прежде всего их можно разделить на: систематизированные и несистематизированные (деловая переписка). Систематизированные документы делятся на: - Типовые унифицированные, используемые на всех предприятиях.
Это счета-фактуры, акты выполненных работ, кассовые ордера и т.д. -индивидуальные, имеющиеся только в рассматриваемой организации. Это приказы, акты и т.д. По источникам формирования документы делятся на внешние и внутренние.Внешние документы разрабатываются вне данной организации и характеризуют ее деятельность (взаимоотношения с другими организациями: счета-фактуры, рекламации и т.п.). Внутренние документы составляются в организации и отражают внутренние операции (ведомости на оплату труда, приказы и т.д.). Документы, связанные с внешней средой, как правило, типовые и утверждаются соответствующими структурами (по форме, содержанию, срокам и т.д.), поэтому они изменяются только централизованно.
Внутренние документы могут быть изменены как по форме и содержанию, так и по маршрутам их движения. Документы, отражающие процессы функционирования структурных подразделений, различны по своему назначению и делятся на: учетно-отчетные, плановые, нормативные и пр. По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Примерами разовых документов являются счета, платежные требования, накладные, кассовые ордера, авансовые отчеты, приемные и сдаточные акты и т.д. Накопительные документы применяются для многократной записи данных о ряде однородных операций, выполняемых постепенно в течение некоторого периода времени.По способу охвата хозяйственных операций: Разовые документы применяют для оформления одной или нескольких хозяйственных операций, информацию о которых записывают одновременно.
Накопительные документы содержат информацию об однородных, периодически повторяющихся хозяйственных операциях за определенный промежуток времени (смену, сутки, неделю). Большое значение при изучении производственной информации имеет периодичность составления и обработки документов на предприятии.По периодичности разработки документы разделяются на текущие, ежемесячные, ежегодные, еженедельные, полумесячные, месячные, квартальные, полугодовые, годовые.
Используемая литература: Кафидов В.М. Информационное обеспечение менеджмента: Учебное пособие Калининград: Калининградский государственный технический университет, 2002, 152 с.