Організаційна підготовка до переговорів

Організаційна підготовка до переговорів Згідно з бізнесовим етикетом, перш ніж розпочати переговорний процес його треба детально опрацювати, щоб елімінувати по можливості стихійність, різного роду несподіванки.Фахівці вважають, що організаційна підготовка складає: формування групи для переговорів визначення місця і дати зустрічі розроблення програми перебування делегації гостей, порядку денного кожної зустрічі узгодження всіх питань із зацікавленими організаціями чи відділами підприємства, культурну програму, відпочинок тощо. Коли переговори вже заплановані, визначення їх учасники і т.ін слід вже на початку суворо дотримуватися загальних правил поведінки на переговорах. Ігнорування їх, переконливо наголошують фахівці, може негативно позначитись на вашому іміджу, завдати шкоди самому процесові переговорів, іноді інша сторона може навіть відмовитись від проведення зустрічі. Якщо зустріч призначена у вашому офісі, а ви затримуєтесь, то простежте за тим, щоб перед тими, хто зібрався, обов’язково вибачились від вашого імені, запропонували випити кави або чаю, переглянути матеріал про діяльність фірми, свіжі газети та журнали.

За затримку на зустріч необхідно ще раз особисто вибачитися перед членами делегації, які на вас чекали.

У жодному разі не допускайте, щоб на вас чекали тільки тому, що ви думаєте, що цим жестом ви підкреслите свою важливість та значимість. Як вітчизняні, так і зарубіжні фахівців царині етики бізнесу одностайні в думці, що це прояв зневаги до інших, примітивно прикре хамство.

Не рекомендується приймати ваших колег до переговорного процесу сидячи за столом. Правила етикету вимагають вийти з-за столу, зробивши декілька кроків назустріч гостям, або принаймні зустріти їх при вході до кабінету чи кімнати для переговорів. Коли переговори за плановано провести в офісі одного із учасників, його співробітник зустрічає гостей при вході у приміщення.Першим рекомендується глава делегації, який приймає, потім – глава делегації, що прибула.

Після цього глави делегацій рекомендують свої співробітників. Зауважимо,що право першості належить делегації, яка приймає. Необхідно мати на увазі, що членів делегації представляють з урахуванням рангів, починаючи з тих, хто займаю більш високе становище, при цьому можна обмінятися візитними картками, але коли делегація численна за складом, детальне знайомство не потрібне. У такому випадку до початку переговорів кожному учаснику надається список делегації, по можливості із вказівкою повних імен, титулів і посад.

Перед початком переговорів їх учасники розсаджують так, щоб кожен із членів делегації, відповідно до посади, по можливості сидів один навпроти одного. За етикетом першим за стіл переговорів сідає глава сторони, що приймає. Саме йому належить ініціатива ведення переговорів. Він робить короткий дво-трихвилинний вступ і відразу ж надає слово іншим членам делегації, експертам, стежить щоб у переговорному процесі не було довгих пауз. Відповідно о етикету промовців не можна перебивати, а запитання слід ставити після закінчення виступу. Правда, іноді необхідно у процесі виступу промовця щось уточнити.

Але в такому випадку слід обов’язково вибачитись, а запитання бавити максимально коротко. Коли влаштовується коротка перерва, подається чай або кава, бажано з тістечками. Ні каву, ні чай не подають солодкими. Якщо хтось хоче підсолодити, то для цього разом з цими напоями подають дві-три грудочки цукру.У процес перегорів може виникнути необхідність створення експертних робочих груп з фахівців, які входять до складу обох делегацій. Для цього слід передбачити одну вільну кімнату для погодження можливого рішення або пункту у підсумковому документі і викласти результат роботи глава делегації. Треба мати на увазі, що всі ділові контакти фірми, в тому числі і переговори, здійснюються тільки з дозволу чи прямої вказівки керівництва даної фірми. Заявку на переговори оформляють завчасно, в ній зазначають: з ким і з якою метою планується ділова зустріч. У раз коли з ініціативою ділових переговорів виступає партнер, необхідно передусім попередити про це керівництво підприємства чи організації та отримати його дозвіл на подальші дії з цього приводу.

Польський вчений Зигмунд Ненцкі в праці «Переговорив бізнесі» наголошує, що основною метою переговорів у бізнесі є сукупність заходів, завдяки яким кожна з сторін намагається вирішити проблему з користю для себе, пам’ятаючи при цьому, що успішність цього вирішення буде значною мірою залежить від того, наскільки ми зможемо потупитися і своїм інтересами.

Переговори зрештою проводяться для того, щоб мати якийсь позитивний результат, щоб досягти порозуміння в конкретній ситуації. Американські вчені Роджер Фішер, Ульям Юрі і Брусе Патон особливо наголошують, що переговори - це процес, у якому дві сторони намагаються знайти щось спільне, відсторонюючи питання, які можуть завести переговори в глухий кут.