Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей. (О порядке и условиях проведения инвентаризаций см.: Тема 5, вопрос 5.2.)
Инвентаризация производится инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии материально ответственного лица и всех членов комиссии.
Излишки запасов, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится в коммерческих организациях на финансовые результаты в дебет счета 10 «Материалы» и кредит счета 91-1 «Прочие доходы».
Недостачи и порча запасов списываются по их фактической себестоимости в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 10 «Материалы», соответствующий субсчет (в части договорной (учетной) цены запаса), кредиту счета 10, субсчет «Транспортно-заготовительные расходы» или счета 16 «Отклонение в стоимости материалов» (в части доли транспортно-заготовительных расходов).
Испорченные запасы, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния (с уменьшением на эту сумму потерь от порчи) по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 94.
Недостача и порча в пределах норм естественной убыли списывается с кредита счета 94 в дебет счетов: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. Недостача сверх норм естественной убыли относится за счет виновных лиц с кредита счета 94 в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба».
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи и порчи запасов списываются у коммерческой организации на финансовые результаты в дебет счета 91-2 с кредита счета 94.
Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются по фактической себестоимости с кредита счета 94 в дебет счета 99 «Прибыли и убытки», субсчет «Чрезвычайные расходы».
Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации по дебету счета 51 «Расчетные счета» и кредиту счета 99.