Подготовительные операции при работе с программой "1С Бухгалтерия"

В программах, основанных на платформе «1C:Предприятие», под­чиненные окна открываются внутри основного окна программы. В на­стоящий момент открыто два окна — окно сервисного режима «Спра­вочник функций» и окно сообщений.

Последнее предназначено для вывода различных сообщений пользо­вателю, возникающих в процессе выполнения тех или иных функций программы.

Для начинающего пользователя они обычно не представляют само­стоятельного интереса, однако специалисту выводимые в нем сообще­ния могут сказать многое.

Кнопка закрытия окна сообщений содержится в его левом верхнем углу. Закройте его. Пока оно нам не потребуется.

РАБОТА СО СПРАВОЧНИКОМ ФУНКЦИЙ

Каждый раз при создании новой пустой информационной базы про­грамма начинает работу в режиме справочника функций. Он предназ­начен для быстрого ознакомления с ее возможностями и выполнения типовых операций ее настройки.

Например, если дважды щелкнуть мышью по изображению папки «Описание конфигурации», далее папке «Справочники», а в открыв­шемся списке справочников по папке «Финансовые показатели», то откроется текст, содержащий описание понятия «Финансовые показа­тели» (рис. 9).

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Подготовительные операции

Несмотря на то, что в дальнейшем мы будем подробно рассматри­вать все используемые понятия, автор рекомендует читателям хотя бы бегло ознакомиться со всеми разделами пункта «Описание конфи­гурации».

Сделав это, закройте «Описание конфигурации» и откройте раздел «Начало работы с конфигурацией» (рис. 10).

РИС. 10

В начале работы информационная база программы пуста и нужно сделать определенные настройки, заполнив справочники, определяю­щие модель ведения управленческого учета на предприятии. Справоч­ник функций дает возможность создать такие настройки в автомати­ческом, полуавтоматическом и ручном режимах.

Если дважды щелкнуть мышью по тексту «Создание структуры спра­вочников» управленческого учета, то будет выдан запрос на создание структуры справочников автоматически (рис. 11).

Рис. 11

Если дать утвердительный ответ, то программа автоматически создаст множество объектов во всех основных справочниках. Мы не

будем использовать эту возможность, поскольку в этом случае будет со­здано много лишних для нашего примера элементов справочников. К тому же, в целях обучения основам использования программы целесо­образнее часть операций по ее настройке выполнить вручную, парал­лельно с рассмотрением назначения конкретных элементов конкрет­ных справочников применительно к решаемым в примере задачам. Поэтому в ответ на этот запрос следует ответить отрицательно, нажав кнопку Нет.

Отказавшись от автоматического создания справочников, раскрой­те их список, дважды щелкнув мышью на изображении папки рядом с текстом «Создание структуры справочников управленческого учета» (рис. 12).

Рис. 12

СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ ФИНАНСОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ

Сначала заполним справочник «Финансовые показатели».

Финансовые показатели — это совокупность определенным обра­зом сгруппированных показателей, описывающих состояние предпри­ятия в каждый момент времени.

Как правило, эти показатели характеризуют состояние отдельных активов и пассивов предприятия — сумму денежных средств на рас­четных счетах и в кассе, остаточную стоимость основных средств, стоимость товаров, материалов, готовой продукции, задолженность

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Подготовительные операции

дебиторов, задолженность поставщикам, кредитным организациям, бюджету и внебюджетным фондам, сотрудникам по заработной плате и т.д.

Значения этих показателей могут фиксироваться на каждый момент времени и контролируются при планировании и анализе.

Начиная пользоваться программой, справочник финансовых пока­зателей целесообразно создать автоматически. Для этого дважды щел­кните мышью по тексту «Заполнение справочника Финансовые пока­затели».

На экран будет выведено меню из двух пунктов:

• Открыть справочник Финансовые показатели

• Сформировать структуру оборотных средств автоматически.
Выберите второй пункт (Сформировать структуру оборотных средств

автоматически) и дайте утвердительный ответ на запрос «Очистить спи­сок финансовых показателей перед загрузкой?». После этого програм­ма автоматически заполнит справочник финансовых показателей их наиболее типовыми значениями и откроет его для возможности про­смотра и ручного редактирования (рис. 13).

Рис. 13

Справочник — это определенным образом организованный, струк­турированный и упорядоченный массив, хранящий однородную инфор­мацию.

В программе «1С:Финансовое планирование» ведется несколько справочников. Принципы работы с ними единообразны и различают­ся лишь отдельными деталями.

Перед нами типичная для системы программ «1С:Предприятие» форма справочника.

В заголовке окна приводится наименование справочника. В данном случае — это «Финансовые показатели». Ниже заголовка приводится панель инструментов.

Окно может состоять из одной или двух частей. В первом случае спра­вочник отображается в виде обычного линейного списка. В нем каждая запись представлена одной строкой таблицы. Окно представления спра­вочника финансовых показателей состоит из двух частей. Это — более общий способ представления справочной информации.

В левой части окна справочника размещается список групп (под­групп) элементов, входящих в справочник. Справа в виде таблицы при­водится содержимое конкретной группы, выбранной в левой части.

Что такое группы и элементы справочника?

В системе программ «1C:Предприятие» справочники могут быть определенным образом структурированы. Близкие по смыслу (в том или ином понимании) элементы можно объединить в одной группе, чтобы не путать их с элементами другого содержания.

В общем случае справочники могут быть иерархическими. Это оз­начает, что в справочнике может быть несколько групп, каждая из ко­торых может содержать несколько элементов и другие группы и т.д.

Схематически это можно представить в виде дерева. Справочник — это ствол, группы — ветви, а элементы — листья дерева. Для того чтобы добраться до конкретного листка, нужно пройти строго определенную последовательность ветвей. И как ни один лист не может расти одно­временно на двух ветвях, так и каждый элемент справочника может при­надлежать только одной группе.

Здесь очень много общего со структурой представления файловой системы Windows в виде папок и файлов.

Пользователь волен выбирать то структурирование, которое пред­ставляется ему наиболее удобным: создавать, переименовывать и уда­лять группы, заносить в них нужные элементы, перемещать элементы из одной группы в другую и т.д.

В левой стороне справочника имеется единственная корневая запись «Финансовые показатели». Слева от надписи размещено изображение раскрытой папки, а еще левее квадратик со знаком «+».

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Подготовительные операции

Текст «Финансовые показатели» показывает папку верхнего уров­ня, которая ассоциирована с самим справочником. Это тот ствол, от которого «растут» ветви — группы справочника. В таблице, разме­щенной в правой части окна, заполнены две строки — «Активы» и «Пас­сивы».

Слева от этих строк таблицы на сером фоне приведены изображе­ния папок желтого цвета, на которых имеется символ «+». Это означа­ет, что данная группа (папка) может быть раскрыта. Если дважды щел­кнуть мышью по изображению папки с плюсом или одновременно нажать клавишу Ctrl и «стрелка вниз» на клавиатуре, то папка раскро­ется (рис. 14).

Отчеты

Рис. 14

Теперь в первой строке таблицы отображается название выбранной группы. В данном случае это группа «Активы». Слева от нее размеща­ется значок с изображением открытой папки. Это означает, что в данный момент открыта именно эта папка и, начиная со следующей строки, мы можем видеть ее содержимое. В данном случае — это папки «Внеоборотные активы» и «Оборотные активы».

Откроем папку «Оборотные активы» (рис. 15).

Внутри нее находятся три папки («Дебиторская задолженность», «Денежные средства» и «Товарно-материальные ценности»), а также два элемента справочника — «НДС в бюджете» и «Прочие оборотные

активы». Последние помечены изображением папок голубого цвета. Та­ким образом, папка желтого цвета обозначает группу, а голубого — от­дельный элемент справочника.

Рис. 15

Вернуться на уровень выше можно разными способами.

Первый способ — дважды щелкнуть мышью по изображению лю­бой раскрытой папки в правой части окна справочника.

Второй — одновременно нажать клавиши Ctrl и «стрелка вверх» на клавиатуре.

Кроме этого существует возможность быстрого перемещения по пап­кам справочника с помощью левой части его представления.

Слева от корневой записи (папки) справочника изображен знак «+». Эту папку можно раскрыть, дважды щелкнув мышью по его изображе­нию. Корневая группа развернется, и на экране будет представлен со­став подчиненных ей групп (рис. 16).

Теперь левее группы «Финансовые показатели» изображен символ «-». Это означает, что в данный момент перечень подчиненных ей групп отображен на экране. Но теперь знак «+» указан левее изображения папок «Активы» и «Пассивы». Значит можно раскрыть каждую из этих папок. Раскройте все папки в левой части окна справочника «Финан­совые показатели» (рис. 17).

Если теперь сделать двойной щелчок мышью по любой папке в ле­вой стороне окна справочника, то в правой части будет отражено ее со­держимое (рис. 18).

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Рис. 17

Таким образом, за счет «двустороннего» представления справочни­ка на экране можно быстро перемещаться из одной папки в другую.

Разберемся теперь с содержанием справочника «Финансовые пока­затели».

Рис. 18

Самостоятельно «пройдите» по папкам справочника и просмотрите элементы каждой группы. Каждый элемент справочника является ве­личиной остаточного характера, выраженной в стоимостном измере­нии. Каждый из автоматически созданных показателей имеет опреде­ленное значение в любой конкретный момент времени. Совокупность этих показателей характеризует состояние предприятия на определен­ный момент времени, а их изменение за период — тенденции развития предприятия.

Состав автоматически сформированных показателей в значитель­ной степени совпадает с классификацией имущества предприятия и источников его формирования, определяемой системой счетов бухгал­терского учета. Это связано с тем, что именно система счетов дает наи­более типовую, обобщенную классификацию средств предприятия и их источников.

Программа «1C:Финансовое планирование» — тиражный продукт, рассчитанный на применение предприятиями различной отраслевой принадлежности и форм собственности. Каждое из этих предприятий может иметь свою, уникальную систему финансово-хозяйственных индикаторов. Однако все они ведут бухгалтерский учет, и для всех из них может быть полезно применение классических методов экономи­ческого анализа, реализованных в программе и основанных на обще­принятой бухгалтерской классификации средств и источников их фор­мирования. Именно поэтому изначально пользователю предлагается

20         Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

набор наиболее типовых показателей, которые он вправе дополнить и изменить в дальнейшем.

Совпадение состава финансовых показателей с планом счетов бух­галтерского учета неполное. Номенклатура показателей существенно уже той, которая предлагается планом счетов. Некоторые показатели отражают информацию, «растворенную» в нескольких бухгалтерских счетах, представляют ее в более обобщенной форме.

Это объясняется тем, что стандартные финансовые показатели в большей степени привязаны к структуре аналитического, а не бухгал­терского баланса. Аналитический баланс широко используется в прак­тике финансового анализа и имеет иную структуру, чем бухгалтерский баланс. В нем средства предприятия группируются по степени их лик­видности, а источники финансирования — по степени срочности ис­пользования.

Пользователь может изменить состав показателей справочника «Фи­нансовые показатели», но каждый из них должен быть привязан к той или иной статье аналитического баланса. Эта привязка указывается при описании показателя.

Откройте, например, описание показателя «Покупатели», который размещен в папке «Дебиторская задолженность» (Активы —>- Оборот­ные активы —>- Дебиторская задолженность). Для этого нужно найти показатель, позиционировать на него курсор таблицы и нажать кнопку Enter или дважды щелкнуть мышью (рис. 19).

плпгптовительные операции

В экранной форме описания показателя имеется три поля ручного ввода (Код, Наименование, Описание) и поле, в котором задается тип показателя, используемый для финансового анализа.

Легко догадаться, что ввод данных в поля ручного ввода осуществ­ляется с клавиатуры. Ввод типа показателя производится из заранее определенного списка.

Обратите внимание, что справа от поля ввода типа показателя раз­мещена небольшая кнопка с изображением многоточия. Такие кноп­ки имеются во многих экранных формах программы. Наличие кнопки Многоточие рядом с полем ввода означает, что его значение должно выбираться из предопределенного списка (перечисления) или из спра­вочника. Это могут быть списки самых разнообразных данных. Вызов списка для выбора нужного значения осуществляется либо одинарным щелчком мыши по изображению кнопки Многоточие, либо нажатием клавиши F4 на клавиатуре.

При заполнении поля «Тип показателя» вызывается справочник «Аналитический баланс». Приемы работы с ним идентичны рассмот­ренным выше приемам работы со справочником «Финансовые показа­тели». Раскройте ветви его групп и ознакомьтесь с содержимым каждой из них (рис. 20).

Можно видеть, что состав его элементов очень похож на состав эле­ментов справочника «Финансовые показатели». Отличие состоит в том, что в справочнике «Аналитический баланс» ничего нельзя изменить -его структура предопределена при создании программы и от нее зави­сят многие выполняемые ей расчеты. Это классическая структура ана­литического баланса, широко применяемого при решении задач эко­номического анализа. Здесь нечего прибавить или убавить.

Закройте окно справочника аналитического баланса и экранную форму определения показателя «Покупатели», ничего в ней не меняя.

В дальнейшем изложении мы будем оперировать ровно тем набо­ром показателей, которые автоматически создала программа, ничего в нем не меняя. Начинающим пользователям программы при решении своих конкретных задач мы также рекомендуем поначалу не отступать от предлагаемого перечня финансовых показателей. В этом случае мож­но будет в полной мере воспользоваться имеющимися у программы типовыми функциями. В дальнейшем, по мере накопления опыта, мож­но создать свой справочник финансовых показателей, включив в него иной набор элементов, способов их группировки и привязки к статьям аналитического баланса.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

р^гптовительные операции

Рис. 20

Дополнительные сведения о манипуляциях с данными справоч­ников можно получить, ознакомившись с Приложением 1 к данной книге.

Однако на данном этапе освоения программы выполнять рассмот­ренный в нем пример не рекомендуется. Мы вернемся к нему позже.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТАТЕЙ ОБОРОТОВ

После заполнения справочника финансовых показателей необходи­мо определить статьи оборотов.

Статьи оборотов — это величины, характеризующие отдельные стороны финансово-хозяйственных операций и определяющие поря­док взаимосвязанного изменения финансовых показателей в течение определенного периода.

Например, статья оборотов «Поступления от покупателей» может ис­пользоваться для отражения операции перечисления денежных средств покупателями за отгруженную продукцию. Обороты по данной ста­тье показывают, сколько денег поступило от покупателей за определен­ный период, и изменяют состояние показателей, характеризующих де­биторскую задолженность покупателей и сумму средств на расчетном

счете.

Таким образом, если финансовые показатели отражают состояние средств предприятия и их источников на тот или иной момент време­ни, то статьи оборотов характеризуют изменения показателей за опре­деленный период.

При использовании программы «1C:Финансовое планирование» для составления и контроля исполнения финансовых планов предприятия планируются и контролируются именно статьи оборотов, то есть дея­тельность предприятия за тот или иной период, стоимостное содержа­ние осуществляемых им финансово-хозяйственных операций. А уже статьи оборотов изменяют характеризующую его состояние систему показателей.

Типовой набор статей оборотов также можно создать с помощью справочника функций. Если он закрыт, то его можно вызвать с помо­щью меню (Сервис —>• Справочник функций).

Точно также как и при формировании справочника финансовых по­казателей, следует дважды щелкнуть мышью по тексту «Заполнение справочника «Статьи оборотов»» и из открывшегося меню выбрать пункт «Сформировать структуру оборотов автоматически» и положи­тельно ответить на запрос «Перед загрузкой статей оборотов настоя­тельно рекомендуется загрузить справочник финансовых показателей. Продолжить?».

Утвердительно следует ответить и на последующий запрос: «Очис­тить список статей оборотов перед загрузкой?».

После того, как справочник будет заполнен стандартными опреде­лениями статей оборотов, он будет автоматически выведен на экран (рис. 21).

Окно справочника статей оборотов выглядит почти так же, как и у справочника финансовых показателей. Только здесь содержание папок справочника размещается в нижней части окна, а область навигации по ним размещена сверху. Правила же работы со справочником те же.

Самостоятельно «пройдите» по папкам справочника и просмотрите списки входящих в них статей.

24          Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Подготовительные операции

Рис. 21

Знакомство с «устройством» справочника начнем со статьи «Реали­зация оптом» (Прибыли и убытки —^ Доходы, код 11200). Откройте этот элемент, дважды щелкнув по соответствующей строке в нижней части окна справочника. На экран будет выведена форма определения элемента справочника статей оборотов (рис. 22).

Здесь ручному вводу подлежат поля «Код», «Наименование» и «Опи­сание». Их назначение понятно без дополнительных комментариев.

Значения полей «Дебетуемый показатель» и «Кредитуемый показа­тель» выбираются из справочника финансовых показателей. В опреде­лении статьи оборотов фигурируют два показателя — дебетуемый и кре­дитуемый.

Опять очевидна аналогия с бухгалтерским учетом. Смысл задания двух показателей в определении статьи оборотов состоит в том, что обо­роты по ней «увеличивают» значение дебетуемого показателя и «умень­шают» значение кредитуемого.

В данном случае в качестве дебетуемого, «увеличиваемого» показа­теля указан показатель «Покупатели», характеризующий дебиторскую задолженность покупателей, а в качестве кредитуемого, «уменьшаемо­го» — показатель «Финансовый результат», отражающий прибыли и убытки предприятия.

С показателем «Покупатели» более-менее понятно: реализация оп­том действительно увеличивает дебиторскую задолженность покупате­лей. А что, если ими ранее была произведена предоплата, и они на те­кущий момент являются кредиторами? В этом случае отгрузка умень­шает кредиторскую задолженность, а может быть даже превращает кредиторов в дебиторов, если отгрузка произведена на сумму, превы­шающую предоплату.

Если открыть описание статьи «Поступление от покупателей б/н» (Денежные средства —>- Поступление денежных средств, код 21200), то можно увидеть, что в ней показатель «Покупатели» кредитуется, а показатель «Денежные средства безналичные» дебетуется. Это означа­ет, что в соответствии с этой операцией денег «прибыло», а кредиторс­кая задолженность покупателям увеличилась.

Здесь следует отметить, что финансовые показатели, характеризую­щие средства предприятия фигурируют в программе со знаком «плюс», а источники средств со знаком «минус». В бухгалтерском учете счета, характеризующие средства предприятия (активы), имеют дебетовое сальдо, а счета, отражающие источники формирования средств (пас­сивы) — кредитовое. Денежные средства, дебиторская задолженность и другие средства отражаются в активе баланса, а представляющие их счета имеют дебетовое сальдо. В противоположность этому, источники средств — кредиторская задолженность, кредиты и займы, собствен­ный капитал — отражаются в пассиве, а представляющие их счета име­ют кредитовое сальдо.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа   I      Подготовительные операции

Как мы уже выяснили ранее, стандартный набор показателей про­граммы «Финансовое планирование» по своей сути весьма близок к системе счетов бухгалтерского учета. Запись в «дебет» показателя уве­личивает его «дебетовое» «сальдо» или уменьшает «кредитовое», если оно было таковым. Отличие состоит в том, что в программе «1С:Фи-нансовое планирование» не используются понятие «сальдо». Соответ­ственно, здесь не имеет смысла и тип сальдо — дебетовое или кредито­вое. Показатели не имеют сальдо, а имеют значения, которые могут быть положительными или отрицательными.

Если предприятие преимущественно работает по схеме предопла­ты, то сначала «работает» статья «Поступление от покупателей б/н». Поскольку в этой статье показатель «Покупатели» кредитуется, то его значение становится меньше нуля. То есть покупатели отражаются как кредиторы. Далее, после выполнения отгрузки и отражения оборотов по статье «Реализация оптом» показатель «Покупатели» дебетуется, к его отрицательному значению прибавляется положительное число. В итоге значение показателя становится больше в привычном математи­ческом смысле. То есть кредиторская задолженность покупателям уменьшается, полностью гасится или вообще превращается в дебитор­скую задолженность.

Таким образом, кредитование показателя в какой-либо статье озна­чает вычитание суммы оборота по ней из его текущего значения, а де­бетование — прибавление этой суммы. Для понимания почему в конк­ретных статьях один показатель дебетуется, а другой кредитуется, сле­дует исходить именно из этого принципа.

В силу этих рассуждений должно быть понятным и то, почему в ста­тье «Реализация оптом» и в аналогичных ей, показатель «Финансовый результат», характеризующий прибыли и убытки предприятия, креди­туется. Если предприятие имеет прибыль, то это означает, что его иму­щество (в той или иной форме) увеличилось не за счет долгов, а за счет собственной продуктивной работы. То есть источник увеличения иму­щества — собственные средства. А показатели, характеризующие ис­точники средств, отражаются в программе со знаком минус. Значит, чем меньше показатель «Финансовый результат» в математическом смысле (больше по абсолютной величине, но со знаком минус), тем больше прибыль.

Таким образом, в статье «Реализация» оптом сумма увеличения деби­торской задолженности покупателей (или уменьшения кредиторской за­долженности им) увеличивает прибыль (уменьшает в математическом

смысле показатель «Финансовый результат») на сумму оборота. В про­тивоположность этому статьи оборотов, отражающие затраты предпри­ятия, дебетуют показатель «Финансовый результат» и кредитуют дру­гие показатели.

Откройте, например, элемент справочника статей оборотов «Зара­ботная плата по сдельным расценкам» (Прибыли и убытки —>- Расхо­ды —^ Расходы условно-переменные, код 12103) (рис. 23).

Рис. 23

Обороты по этой статье уменьшают прибыль, увеличивая в матема­тическом смысле показатель «Финансовый результат», и увеличивают кредиторскую задолженность, уменьшая значение показателя «Сотруд­ники-кредиторы» .

Таким образом, отражение оборотов по совокупности статей фор­мирует итоговое значение конкретных показателей.

Разберем теперь назначение поля «Тип статьи» в описании статьи

оборота.

Поскольку рядом с полем размещена кнопка Многоточие можно предположить, что соответствующее значение должно выбираться из заранее заданного списка. Это действительно так. Однако, этот спи­сок — не справочник, а так называемое перечисление.

Перечисление — это список с заранее предопределенным набором значений. В отличие от справочников, они не могут быть изменены при непосредственной работе с информационной базой и допускают вы­бор только из заранее включенного в них набора значений.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Точно также, как привязка финансовых показателей к тем или иным статьям аналитического баланса, привязка статьи к определенному типу необходима для возможности применения встроенных в программу типовых инструментов экономического анализа. В дальнейшем мы под­робнее остановимся на их применении.

В первом приближении отметим лишь то, что в типовой настройке программы затраты разделены на две группы: условно-переменные и условно т постоянные. К условно-переменным относятся те затраты, которые сильно зависят от объема реализации. Например, чем больше реализация, тем больше отгрузка товаров со склада. Поэтому затраты товаров в результате их продажи относятся к условно-переменным зат­ратам. Если зарплата или премия менеджерам выплачивается строго в зависимости от объема реализации, то ее также следует относить к пе­ременным затратам.

В противоположность этому фиксированные оклады работников являются условно-постоянными затратами: ведь какой бы объем реа­лизации ни был эти оклады все равно придется выплачивать. Тоже ка­сается и затрат на аренду: обычно арендная плата установлена в фикси­рованном размере и ее нужно выплачивать вне зависимости от резуль­татов реализации.

Разделение затрат на условно-переменные и условно-постоянные имеет большое значение для анализа прибыльности работы и запаса финансовой устойчивости предприятия. Поэтому к установке типа ста­тьи оборотов следует относиться очень внимательно. В большинстве случаев, из всех имеющихся в списке типов наиболее важны типы «Ре­ализация», «Переменные затраты» и «Постоянные затраты». Если вы создаете свой список статей, то для большинства целей достаточно при­менять только их. В то же время, использование всей номенклатуры типов статей открывает дополнительные возможности анализа.

Помимо рассмотренных выше полей настройки статей оборотов и стандартных кнопок (Записать, ОК, Закрыть), в экранных формах имеются кнопки Влияющие статьи и Зависимые статьи. Их назна­чение будет рассмотрено позже.

Кроме этого, на экранной форме определения параметров статьи оборотов имеется возможность установки флажка «Служебная». Во всех стандартно созданных определениях статей оборотов эта отметка вык­лючена. Ее включение означает, что статья носит вспомогательный характер, и обороты по ней не изменяют значений финансовых по­казателей и не учитываются при анализе финансовой деятельности

предприятия. Тем не менее, такого рода статьи могут косвенно влиять на остальные показатели.

Служебные статьи оборотов используются для описания движения величин, измеряемых в натуральных показателях. Они применяются, главным образом, при использовании механизма взаимосвязи статей оборотов, который будет изучен позднее. В примере, который рассмат­ривается в книге, служебные статьи оборотов не применяются.

ФОРМИРОВАНИЕ СПРАВОЧНИКА ВАЛЮТ И УСТАНОВКА ИХ КУРСОВ

В программе «1C:Финансовое планирование» можно составлять и контролировать исполнение финансовых планов в различных валютах. Для этого необходимо заполнить справочник валют и определить ва­люту, которая должна рассматриваться в качестве национальной.

Формирование справочника валют проще всего осуществить, используя «Справочник функций». Выполните эти действия самостоя­тельно. После завершения операции на экран будет выведено окно спра­вочника валют (рис. 24).

и

Рис. 24

Если при создании справочника в него не было занесено определе­ние российского рубля и не было произведено определения националь­ной валюты, то эти действия придется выполнить вручную.

Начать ввод можно, нажав на клавиатуре клавишу Ins, выбрав пункт «Новый» из главного меню (Действия —>• Новый) или контекстного

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализ;

•отовительные операции

меню, вызываемого нажатием на правую кнопку мыши, а также нажав на пиктограмму «Новая строка» в окне справочника (крайняя слева). В результате открывается форма ввода описания новой валюты (рис. 25).

Рис. 25

Первые три поля желательно заполнять в соответствии с Обще­российским классификатором валют OK (MK (ИСО 4217) 003-97) 014—2000, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 25 де­кабря 2000 г. № 405—cm и введенным в действие с 1 июля 2001 г. В соответствии с ним код рубля РФ — 810, а краткое обозначение — R UR. Можно, конечно, использовать и другие коды, но в этом случае не уда­стся воспользоваться возможностью автоматической загрузки курсов с веб-сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг» при помощи специальной обработки из состава Интернет-поддержки системы программ «1C:Предприятие», использование которой описано в документации на программу.

Поскольку рубль мы в дальнейшем установим в качестве националь­ной валюты, а курсы всех остальных валют будут указываться относи­тельно рубля, для него самого следует задать курс, равный 1 (поле «Курс»).

В поле «Кратность» задается котировочная единица валюты. Крат­ность больше единицы следует указывать в тех случаях, когда курс дан­ной валюты по отношению к национальной (в данном случае к рублю) очень низкий и точность составляет менее 4 знаков дробной части.

Например, если курс итальянской лиры к рублю составляет 3,4756 руб. за 1 000 лир, то в поле «Кратность» следует задать 1 000, а в поле «Текущий курс» — 3,4756.

В противном случае следует задавать кратность, равную 1. Для руб­ля, естественно, здесь следует поставить единицу.

В поле «Норма дисконта» устанавливается процентная норма доход­ности по операциям в данной валюте. Использование этого параметра весьма актуально для сравнения эффективности альтернативных про­ектов, вызывающих распределенные во времени денежные потоки. Ведь понятно, что 1 000 руб. в начале года и 1 000 руб. в его конце — это не одно и тоже. Можно ведь положить их в банк и в конце года или иного периода получить на них проценты. Поэтому 1 000 руб. в начале года — это «больше», чем та же сумма в конце года. С помощью нормы дис­конта этот факт можно учесть, строя различные финансовые планы.

Забегая вперед, отметим, что большинство формируемых програм­мой отчетов можно построить с учетом и без учета дисконтирования. Норму дисконта можно установить индивидуально для каждой ва­люты. Однако пока мы не будем этого делать и оставим поле незапол­ненным.

Обратите внимание на маленькую кнопку, размещенную справа от каждого поля ввода числовых данных. Такую кнопку в программе мож­но видеть справа от многих полей, требующих ввода числовой инфор­мации. Если по ней щелкнуть мышью, то на экран будет выведен каль­кулятор (рис. 26).

[1

Рис. 26

В системе программ «1C:Предприятие» для выполнения несложных промежуточных расчетов предусмотрены два вида встроенных кальку­ляторов: формульный и числовой. Как ими пользоваться — догадаться не сложно. Интересующиеся деталями могут обратиться к документа­ции, где все это подробно изложено.

Перед нами числовой калькулятор, да к тому же еще и «временный». Его можно вызвать при заполнении полей, требующих ввода числовых Данных, нажав клавишу F4 или щелкнув мышью по изображению кноп­ки справа от них.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

пппглтовительные операции

Вопрос: зачем в программе калькулятор, когда есть свой настоль­ный? Да, просто это удобно. Ведь для того, чтобы выполнить какой-либо простой вспомогательный подсчет на настольном калькуляторе 1 нужно:

а)  набрать на нем число;

б) провести расчеты, набирая другие числа и знаки операций;

в)  переписать результат с индикатора калькулятора в поле ввода.
Действие «б» все равно где выполнять. Но действия «а» и «в» обычно!

проще выполнить при помощи встроенного калькулятора. Дело в том j что зачастую основой выполнения расчетов является именно число, уже) содержащееся в поле ввода, и оно автоматически попадает во встроен­ный временный калькулятор, а переписать результат расчета в поле вво­да также можно автоматически, щелкнув мышью по кнопке ОК каль­кулятора или нажав клавишу Enter. Цифры и знаки операций можно вводить мышью. Многим считают это удобным. Попробуйте порабо­тать со встроенным калькулятором — возможно, это понравится и вам. Итак, форма определения параметров рубля заполнена (рис. 27).

Рис. 27

Помимо стандартных кнопок на форме ввода данных о новой валю­те имеется кнопка История. Кроме того, в нижней части формы име­ется надпись «Значения периодических реквизитов указаны на 09.05.2003».

Это означает, что текущей рабочей датой в настоящий момент явля­ется 09.05.2003. Этому есть простое объяснение — программа берет те­кущую дату «из компьютера», а эти строки писались именно 09.05.2003. Поэтому и курс валюты указан именно на эту дату.

реквизиты «Курс», «Кратность» и «Норма дисконта» являются пе­риодическими. Это означает, что каждое их значение вводится на опре­деленную дату и распространяется на все последующие даты, пока не будет введено новое значение.

Курс рубля к рублю (как базовой, национальной валюты в нашем примере) и его кратность всегда будут неизменными, а вот норма дис­конта может меняться. Для других же валют актуально постоянное вне­сение изменений во все три поля. Для корректности выполняемых рас­четов необходимо своевременно обновлять их.

Закройте окно с сохранением изменений. Сведения о новой валюте добавлены в справочник (рис. 28).

Рис. 28

В нижней части окна справочника валют также можно видеть кноп­ку История и сообщение о том, что курсы валют указаны на 09.05.2003. Кроме того, видно, что курсы доллара США и Евро (кстати, они авто­матически заданы с кодами, соответствующими упомянутому выше классификатору валют Госстандарта) явно не соответствуют действи­тельности. Для нормальной работы их надо изменить, установив на нуж­ную дату.

Рассматриваемый далее пример использования программы весьма Условен и построен в предположении, что первые планы составляются

июнь 2003 года в последнюю неделю мая того же года. Предпо­ложим, что сегодня 26.05.2003 и курсы валют нужно ввести именно на ^эту дату.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализ

опе

рации

Рис. 29

При вводе оперативной информации система ориентируется на та] называемую рабочую дату, которая по умолчанию устанавливается рав ной текущей дате, показываемой на часах компьютера.

Однако можно ее установить и по своему усмотрению, указав нуж ное значение в поле «Рабочая дата» окна настройки параметров систе мы (Сервис —+• Параметры, закладка «Общие»). Установите рабочей датой 26.05.2003 (рис. 29).

Дату можно ввести вручную или исполь ™£<J_LJ Jr.      > J '        зуя встроенный в программу календарь.

Для его вызова справа от поля ввода ра бочей даты имеется маленькая кнопка вызо ва календаря.

Если щелкнуть по ней мышью, то на эк ран будет выведен календарь (рис. 30). |        С помощью календаря можно выбрат: I   нужную дату и. щелкнув по ней мышью, пе ренести ее в поле ввода.

Для поиска нужного года можно использовать кнопки _>2J (сле­дующий год) и _<<J (предыдущий год), а для поиска месяца — кнопки ">J (следующий месяц) и _j£j (предыдущий месяц).

После установки нужной рабочей даты можно вводить курсы ва-_лют __ они будут вводиться в привязке именно к ней.

Введем курс доллара СШАна 26.05.2003. В справочнике валют дваж­ды щелкните мышью на строке с описанием этой валюты. Откроется окно определения параметров валюты (рис. 31).

Рис. 31

Поскольку мы рассматриваем гипотетические примеры, то и курсы валют здесь приводятся гипотетические. Поэтому не надо строго судить автора за то, что они не совпадают с реальными котировками, имевши­ми место в действительности.

Так, на 26.05.2003 нами введен курс 30,00руб. за один доллар США. Этот текст пишется раньше указанной даты, и потому автору неизвес­тен реальный курс. То же касается и последующего изложения. При разборе на компьютере приводимых в книге примеров установленные курсы значения не имеют.

Задав новый курс, закройте окно ввода характеристик валюты. Сис­тема выведет запрос на изменение периодических реквизитов (рис. 32).

После нажатия на кнопку Изменить система запишет в информа­ционную базу новое значение курса и вернется к справочнику валют. Можно видеть, что курс доллара США изменен. Аналогично измените КУРС Евро, установив его равным 36,00 руб. за единицу (рис. 33).

Курсы валют изменены. Историю их изменения можно просмотреть, нажав на кнопку История (рис. 34).

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа I      пппготовительные операции

Рис. 33

Подытожим наши знания о периодических реквизитах.

Периодическими реквизитами в системе программ «1С:Предприя-| тие» называются такие реквизиты, значения которых могут меняться зависимости от времени. При этом все эти значения хранятся в инфо! мационной базе. Каждое их значение вводится на определенную дату распространяется на все последующие даты, пока не будет введено hoj вое значение.

J Дата: 26.05.2003

Сдача выручки в банк = 1 х Поступление от покупателей нал.

Товары со склада = 0,7 х Реализация в розницу

Поскольку в трех из четырех зависимостей в качестве влияющей ста­тьи выступает статья «Реализация в розницу», ввод соответствующих записей целесообразно производиться в режиме копирования (Дейст­вия —^ Копировать). Начнется операция ввода нового элемента, но в качестве значений полей будут подставлены значения из тех же полей копируемого элемента и нужно будет только внести исправления в поля зависимой статьи и коэффициента.

В результате заполнения справочника в нем должны оказаться 5 за­писей (рис. 61).

Коэффициенты первых трех зависимостей достаточно очевидны и соответствуют ставкам налогов.

Кроме того, мы предположили, что вся полученная в течение дека­ды наличность сдается в банк.

Информационные технологии финансового планирования и экономического

доставление и балансировка финансовых планов

РИС. 61

Выплата заработной платы = = 0,87 х Заработная плата по повременным расценкам.

Не выходя из обработки «Редактирование плана», вызовите спра­вочник «Связь статей оборотов» и введите в него указанные зависимо­сти. Если в стандартно сформированном справочнике статей оборотов нет статьи «Подоходный налог», введите ее описание в группу «Прочие финансовые операции», указав в качестве дебетуемого показатель «Со­трудники-кредиторы», а качестве кредитуемого — «Расчеты с бюдже­том» (рис. 76).

Определив зависимости статей оборотов, запланируйте начисление повременной заработной платы на третью декаду месяца в сумме 100000руб. (рис.77).

Рис. 76

Рис. 77

i

Составление и балансировка финансовых планов

Будем считать управленческие расходы прямыми выплатами постав­щикам, относящимися к конкретной декаде. Обороты по статье «Про­чие управленческие расходы» в бюджете доходов и расходов нужно пла­нировать без учета НДС.

Одновременно с этим нужно планировать перечисление безналич­ных денежных средств поставщикам с учетом НДС, отражаемым по ста­тье «Расчеты с поставщиками б/н».

В свою очередь, перечисление денег поставщикам дает основание для уменьшения задолженности бюджету на сумму НДС, входящую в состав этих платежей (статья «Возмещение НДС по приобретенным ценностям»).

Таким образом, в справочник связей статей оборотов нужно ввести следующие зависимости:

Расчеты с поставщиками б/н = = 1,2 х Прочие управленческие расходы

Возмещение НДС по приобретенным ценностям = = 0,1667 х Расчеты с поставщиками б/н

Дополните справочник связей статей оборотов и запланируйте еже­декадные управленческие расходы без НДС в сумме 30 000руб. (рис. 78).

На этом будем считать, что все затраты предприятия на июнь запла­нированы. Таким образом, бюджет доходов и расходов сформирован.

Если план по предусмотренным в нем доходам и расходам будет выполнен, валовая (операционная) прибыль на конец июня составит 22 400 руб., а операционная рентабельность — 14,69%.

ФОРМИРОВАНИЕ ГРАФИКА ПОСТАВОК ТОВАРА

Составленный бюджет доходов и расходов пока недостаточно увя­зан с денежными и товарными потоками. Прежде всего, проанализи­руем его обеспеченность товарными запасами.

Для этого следует построить бюджет остатков товарно-материаль­ных ценностей (рис. 79).

Рис. 79

Здесь отражаются показатели и статьи, связанные с движением то­вара и его остатками.

Анализ бюджета показывает, что план продаж на третью декаду не обеспечен необходимым запасом товаром, поскольку на конец месяца возникает их дефицит на сумму 50 000 руб.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Составление и балансировка финансовых планов

Предположим, что необходимым минимумом является запас това­ров на сумму 400 000 руб. Поэтому для того, чтобы обеспечить беспере­бойную торговлю в третьей декаде нужно запланировать поступление товаров во второй декаде, как минимум на 100 000 руб.

При поступлении товаров на предприятие они учитываются по цене поставщиков без учета НДС, который отражается по отдельной статье. Поэтому параллельно с отражением поступления товара по ценам по­ставщиков без НДС нужно отдельно учитывать НДС по полученным материальным ценностям. Получение товара на склад по стоимости без НДС отражается по статье «Приобретение товаров», а зачисление НДС по полученным материальным ценностям по статье «НДС по приобре­тенным ценностям». Поэтому внесите в справочник связей статей обо­ротов зависимость:

НДС по приобретенным ценностям = = 0,2 х Приобретение товаров

После этого запланируйте поступление товаров во второй декаде на сумму 100 000 руб. (рис. 80).

Рис. 80

В результате этой операции дефицит товара в третьей декаде пре­одолен и на конец месяца остается запас товара на 50 000 руб.

Однако для нормальной работы в первой декаде следующего месяца этого мало. Поэтому запланируйте поставки товара в третьей декаде июня на 350 000 руб.

Это позволит иметь необходимый запас товара к началу следующе­го месяца.

График поставок товара выверен, и можно пойти дальше.

РАСЧЕТЫ С ПОСТАВЩИКАМИ И БЮДЖЕТОМ

Теперь займемся планированием платежей поставщикам, в бюджет и внебюджетные фонды. Этот процесс, в общем случае, является ите­рационным, поскольку нужно будет делить имеющиеся денежные сред­ства между различными платежами. Задачу будем решать в упрощен­ной постановке и планировать налоговые платежи в целом, привязы­вая их к третьей декаде.

Постройте бюджет «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фонда­ми» (рис. 81).

Рис. 81

Общая задолженность по платежам в бюджет и внебюджетные фон­ды приведена в строке значений показателя «Расчеты с бюджетом». На конец июня она составит 420 596 руб. 40 коп. Сначала запланируем пол­ное погашение задолженности в третьей декаде июня.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализ

Составление и балансировка финансовых планов

Установите курсор в ячейку итогового значения показателя «Расче­ты с бюджетом» и скопируйте сумму задолженности в буфер промежу-j точного обмена Windows (Ctrl+Ins). Далее, начните ввод данных в ячейку! таблицы, отражающую обороты по статье «Расчеты с бюджетом и фон-] дами» за третью декаду. В открывшейся форме ввода данных скопируй-] те (Shift+Ins) значение в поле ввода суммы оборота (рис. 82).

Рис. 82

После нажатия на кнопку Записать значение отражено в плане.

Задолженность полностью погашена. Однако, забегая вперед, отме­тим, что на текущий момент запланировано больше налоговых плате­жей, чем это необходимо в действительности, поскольку не учтено по­гашение задолженности по НДС, возникающее при осуществлении платежей поставщикам, планированием которых мы сейчас займемся.

Перейдите в бюджет расчетов с контрагентами (рис. 83).

Здесь приводятся данные по изменениям показателей «Покупате­ли» и «Поставщики», а также множеству статей, так или иначе влияю­щих на их значения. К сожалению, в данную модель бюджета включе­ны лишь данные об оборотах по статьям денежных средств. А хотелось бы видеть еще и значения «денежных» показателей, чтобы планировать платежи не вслепую, а ориентируясь на текущие значения. Впрочем, это легко поправить.

Не выходя из обработки «Редактирование плана», вызовите спра­вочник бюджетов и откройте список показателей бюджета расчетов с контрагентами (рис. 84).

Рис. 84

Нажмите кнопку Подбор. Откроется справочник финансовых пока­зателей. В настоящий момент он открыт в режиме подбора, когда в нем можно выбрать сразу несколько элементов.

Войдите в группу «Денежные средства» (Активы —*• Оборотные активы) и дважды щелкните мышью по элементу «Денежные средства

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Составление и балансировка финансовых планов

безналичные». Элемент помечен. Так можно пометить сколько угодно элементов из любого числа групп (рис. 85).

Рис. 85

После нажатия на кнопку ОК система предложит автоматически до­полнить список статей бюджета статьями, влияющими на выбранные показатели (рис. 86).

Рис. 86

В данном случае все равно как ответить на этот запрос: в стандартно сформированном бюджете расчетов с контрагентами и так много ста­тей, которые нам практически не нужны. Поэтому будет их больше или

меньше — не важно. Все равно применительно к нашему примеру спис­ки статей и показателей стандартных моделей бюджетов надо капиталь­но чистить.

После включения в модель бюджета нового показателя, вернитесь к обработке «Редактирование плана» и обновите представление бюджета (рис. 87).

Рис. 87

Теперь в нем отображаются данные об остатках безналичных денеж­ных средств на начало и конец каждого периода планирования и мож­но планировать платежи поставщикам, сверяясь с имеющимися ресур­сами.

Исходя из наличия денежных средств на начало и конец первой де­кады, на ее конец можно запланировать уменьшение задолженности поставщикам на 500 000 руб. Запланируем этот оборот по статье «Рас­четы с поставщиками б/н».

В соответствующей ячейке таблицы уже есть данные. Если дважды щелкнуть по ней мышью, то откроется уже не привьмное нам окно ввода оборота по статье, а расшифровка оборота по статье (рис. 88).

В ней отображены все записи по формированию данной статьи обо­ротов. Назначение большинства кнопок ясно из их названия. Поэтому мы не будем их комментировать.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Составление и балансировка финансовых планов

Рис. 88

С помощью кнопки «Действия» можно просмотреть данные о зави­симых и зависящих оборотах по каждой строке расшифровки.

Добавьте в расшифровку новую запись о запланированной сумме оборота по статье «Расчеты с поставщиками б/н» на сумму 500 000 руб. (рис. 89).

Цовый     |   Кошфоадаь I     Щаяиг»^   |     Д^шггигь   |    Действие   |     Закрыть    )

Рис. 89

После закрытия расшифровки сумма оборота в ячейке таблицы обработки «Редактирование плана» изменится, а сама ячейка станет

красного цвета. Это означает, что ее значение образовано смешанным способом: часть оборотов сформированы автоматически, по результа­там изменения влияющих статей оборотов, а часть — записями, вве­денными вручную (рис. 90).

Рис. 90

Поскольку на конец второй декады остаток денежных средств со­ставит 780 000 руб., то можно запланировать погашение задолженнос­ти на 600 000 руб. (рис. 91).

На третью декаду уже был запланирован большой расход денег. По­этому здесь можно «выделить» поставщикам, например, 150 000 руб. (рис. 92).

Долг поставщикам все еще остается достаточно большим, хотя и со­кратился более чем вполовину по сравнению с началом периода.

Поскольку запланированы значительные платежи поставщикам, сопровождаемые погашением задолженности по НДС, вернемся к рас­четам с бюджетом и внебюджетными фондами (рис. 93).

Можно видеть, что из-за увеличения оборотов по статье «Возмеще­ние НДС по приобретенным ценностям» бюджет стал дебитором. За­чем планировать лишние перечисления в бюджет и фонды? Скоррек­тируйте обороты по статье «Расчеты с бюджетом и фондами», умень­шив ранее введенный оборот на сумму образовавшейся дебиторской задолженности бюджета.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Составление и балансировка финансовых планов

Рис. 93

Рис. 92

Подумайте, как для этой цели эффективнее использовать встроен­ный в программу калькулятор (рис. 94).

Рис. 94

Теперь все нормально: ни мы, ни государство друг другу не должны. А коль скоро заплатить нужно меньше, то и денег останется больше.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Если перейти в бюджет расчетов с контрагентами, то можно видеть, что это действительно так (рис. 95).

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПЛАНА

Рис. 95

Теперь можно было бы запланировать дополнительные платежи по­ставщикам. В результате зачета НДС бюджет и фонды опять стали бы дебиторами. Опять можно было бы скорректировать платежи государ­ству и т.д. Мы не будем этого делать. Оставим бюджет в том виде, в ко­тором он находится в настоящий момент.

Будем считать, что на этом составление финансового плана на июнь завершено и можно переходить к изучению инструментов программы по контролю исполнения планов.

В процессе реальной деятельности предприятия учетные службы фиксируют фактически данные по результатам финансово-хозяйствен­ной деятельности. Их необходимо сравнивать с запланированными ве­личинами, оперативно выявлять возникающие отклонения с тем, что­бы выявлять их причины и своевременно принимать соответствующие управленческие решения.

Программа «1C:Финансовое планирование» содержит все необхо­димые инструменты для сопоставления плановых и фактических данных.

Фактические данные можно вводить вручную или автоматически загружать из учетных программ. Все необходимое для настройки и осу­ществления обмена данными в программе имеется, а порядок выпол­нения автоматического переноса фактической информации подробно описан в документации на программу.

В нашем примере, однако, мы будем использовать только ручной ввод фактических данных.

Книга написана в предположении, что читатель имеет в своем рас­поряжении программу «1С:Финансовое планирование», но автору со­вершенно неизвестно какие именно учетные программы применяет конкретный читатель. Даже если на предприятии читателя использу­ются типовые конфигурации программ «1C:Бухгалтерия» и/или «1С:Торговля+Склад», организация обмена данных с которыми осуще­ствляется наиболее просто, описание соответствующих действий по­требовало бы создания новых информационных баз для этих программ и процедур ввода фактической информации, что предполагало бы зна­ние читателем особенностей их применения. А это создало бы пробле­мы для тех читателей, которые с ними не знакомы.

Исходя из сказанного, мы будем осуществлять ввод фактических данных только в ручном режиме. В любом случае — неважно, как фак­тические данные попадают в программу. Важно знать, что потом с ними делать.

ОПЕРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПЛАНА ПО ПЕРИОДАМ

Ввод фактических данных в программу «ЮФинансовое планирова­ние», независимо от того, производится он вручную или автоматически,

Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа

Контроль исполнения плана

требует создания и ведения отдельного плана, в котором эти данные накапливаются.

Для возможности сопоставления плановых и фактических данных последние должные накапливаться в разрезе тех же показателей и ста­тей оборотов, что и первые.

Поэтому первым шагом отражения фактических данных являет­ся создание нового варианта бюджета, в котором они будут накапли­ваться.

Войдите в справочник «Варианты бюджетов» и создайте новый ва­риант бюджета «План на месяц подекадно (факт)» с параметрами, иден­тичными имеющемуся варианту плана «План на месяц подекадно». Проще всего это сделать путем копирования (Действия —^ Копиро­вать) плана «План на месяц подекадно» и изменения названия вариан­та плана (рис. 96).

Рис. 96

После создания варианта бюджета для ввода фактических данных нужно задать для него значения показателей на начало периода.

Во избежание возможных коллизий при последующем сравнении по­казателей лучше ввести их с той же датой, как и документ ввода остат­ков для варианта бюджета «План на месяц подекадно», то есть 30.05.2003.

Поскольку значения показателей на начало июня одинаковы для обоих вариантов бюджета, достаточно скопировать документ «Ввод зна­чений показателей» и установить в создаваемом документе вариант бюджета «План на месяц подекадно (факт)» (рис. 97).

При проведении документа мы поместили его в конец дня.

Рис. 97

Предположим, что фактические обороты статей за первую декаду июня составили:

Введем фактические данные за первую декаду. Предположим, что они вводятся 11.06.2003 и эта дата является рабочей датой системы. Начните ввод документа «План по проекту» (рис. 98).

В качестве даты документа подставлена дата 21.06.03. Кроме того, в поле «Дата (Месяц)», значение которого определяет месяц планирова­ния, установлена уже июльская дата. То есть система предлагает вво­дить данные за июль.

Информационные технологии финансового планирования и экономического анал^

Контроль исполнения плана

Рис. 98

Это следствие того, что сейчас июнь, а раз так, то, поскольку вари-1 ант плана рассчитан на месяц, система полагает, что надо составлять! план на следующий месяц — июль.

При этом в определении варианта плана задано, что планирование! должно начинаться за декаду до начала цикла. В силу этого сдвинута и j дата документа.

Попробуйте изменить дату документа на текущую — ничего не по-] лучится. Будет выдано сообщение (рис. 99).

Что ж, попробуем переустановить дату плана — ведь мы вводим фак­тические данные за первую декаду июня. Сдвиньте дату плана (по­ле «Дата (Месяц)») назад кнопкой « |. Системе опять что-то не нра­вится (рис. 100).

Рис. 100

Разрешим системе сдвинуть дату документа. Далее, в поле «Вариант бюджета» нужно установить значение «План на месяц подекадно (факт)». Поскольку мы вводим фактические данные, то никаких автоматических расчетов система не должна производить. Факт — есть факт. Что написа­но пером — не вырубишь топором. Поэтому надо снять отметку с флаж­ка «Автозаполнение по справочнику "Связь статей"» (рис. 101).

Информационные технологии финансового планирования и экономического анал^

Контроль исполнения плана

Документ подготовлен к вводу фактических данных. Для их ввод лучше сразу войти в обработку «Редактирование плана». Действия п< вводу данных уже не нуждаются в комментариях. Самостоятельно вве­дите приведенные выше данные по фактическим оборотам статей, про­ведите и закройте документ.

Теперь нужно проанализировать соответствие плановых и фактичес­ких данных. Это можно сделать с помощью реализованных в системе отчетов «Сравнение оборотов по статьям» и «Сравнение значений по­казателей».

Займемся сравнением оборотов (Отчеты  —*-   Сравнение данных| —>• Сравнение оборотов по статьям) (рис. 102).

Рис. 102

В верхней части отчета можно задать параметры его настройки. От! них зависит не только то, какие данные и за какой период будут срав-1 ниваться, но и структура самого отчета.

Отчет позволяет сравнить обороты по статьям по двум вариантам бюджета за одинаковые или различные периоды времени. Поэтому па­раметры отчета задаются на двух формах, соответствующих закладкам «Вариант 1» и «Вариант 2».

В нашем случае первым вариантом является «План на месяц поде­кадно». Данные сравниваются за первую декаду. Поэтому следует огра­ничить диапазон времени для формирования отчета, сдвинув верхнюю' границу временного интервала так, чтобы диапазоном стала первая де­када июня.

В форме настройки, соответствующей второму варианту, следует ус­тановить «План на месяц подекадно (факт)» и тот же интервал времени (рис. 103).

Рис. 103

После нажатия на кнопку Сформировать отчет будет построен (рис. 104).

Сравнение статей____________________________________________________________

План на месяц подекадно 01.06.03-10.06.03

План на месяц подекадно (факт) 01.06.03 -10.06.03

План на месяц подекадно 01.06.03 -10.06.03

План на месяц подекадно (факт) 01.06.03 -10.06.03

АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО                            1

СОСТОЯНИЯ И ЭФФЕКТИВНОСТИ           I

А1>=П1 А2>=Ш АЗ>=ГО А4<=П4

Рис. 139

Поскольку этот документ сейчас будет удален, мы не ввели никаких других данных, кроме названия показателя.

После проведения документа он будет зафиксирован в журнале до­кументов (рис. 140).

Рис. 140

Справочник. Показатели: удалено объектов 1