Пример предпроектного обследования для 1С

У Т В Е Р Ж Д А Ю У Т В Е Р Ж Д А Ю

Директор фирмы Генеральный директор

 

____________ ­­­­­­­­­­______________

 

«___»___________2001 г. «___»_____________2001 г.

 

Результаты

ЗАО «...» на 82 листах  

Содержание

 

 

		Стр.
1.	Цель проведения обследования
2.	Организационная структура ЗАО «...»
3.	Описание функций подразделений и существующего документооборота
4.	Принятая учетная политика
5.	Описание текущего уровня автоматизации
5.1.	Автоматизированные функции
5.2.	Используемое программное обеспечение
5.3.	Обзор существующего компьютерного парка
6.	Выводы по результатам обследования ЗАО «...»

 

 

1. Цель проведения обследования

 

В процессе предпроектного обследования ЗАО «...» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура ЗАО «...». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот.

На основе анализа указанной информации разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации. При проектировании КИС закладываются решения, реализующие принципы однократного ввода.

Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разработанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизацией учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу подсистем КИС, уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по бухгалтерскому, оперативному и управленческому учету производственно-хозяйственной деятельности ЗАО «...», обеспечивающий принятие верного управленческого решения в режиме реального времени.

Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации и расширению компьютерного парка.

Исследуется используемая учетная политика с целью определения специфики бухгалтерского учета для ЗАО «...».

Осуществляется обследование существующих бизнес - процессов и бизнес –

процедур. Производится сравнительный анализ технологий управления предприятием, существующего документооборота с технологиями и документооборотом в рамках пакета программ 1С: Предприятие 7.7.

Формируется организационно-функциональная схема автоматизации и разрабатываются требования к проектируемой КИС ЗАО «...», которые отражаются в документах «Концепция КИС ЗАО «...»», «Техническое задание на разработку КИС ЗАО «...»».

2. Организационная структура ЗАО «...».

Назначение и информационные связи подразделений

Структурная схема ЗАО «...» представлена на рис. 1.

Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью ЗАО «...», неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные результаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции.

Главный инженер определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «...», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Обеспечивает техническую подготовку производства, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования, организует работу по увеличению ассортимента и улучшению качества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов.

Заместитель генерального директора по маркетингу и сбыту осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов и покупателями, готовой продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

Заместитель генерального директора по производству осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью ЗАО «...». Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества. Проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

Помощник директора осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности генерального директора ЗАО «...». Готовит документы и материалы, необходимые для работы. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы на письма. Выполняет работу в соответствии с указаниями и поручениями генерального директора.

Отдел делопроизводства обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Осуществляет

работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства. Печатает и размножает служебные документы. Организует техническое обслуживание заседаний, оформление командировочных документов.

Киясовский и Малопургинский цеха являются низовыми цехами ЗАО «...» и занимаются производством и реализацией молока, сливок, обрата, сыворотки. Малопургинский цех дополнительно производит сыр «Тулыс». Накладные по отгрузке готовой продукции передаются в отдел АСУ ЗАО «...» для учета.

Описание функций структурных подразделений и информационные взаимосвязи между ними приведены в разделе 3.

 

3. Описание функций подразделений и существующего документооборота

 

Бухгалтерия

3.3.3. Бухгалтер по материалам 3.3.3.1. Основные задачи: - отражение движения основных фондов и производственных запасов. Производственные запасы материалов пополняются за…

Таблица 3.3.3.2.

№ п/п	Перечень представляемых документов	Подразделение, должностное лицо или предприятие, которому представляют документы	Срок представления
	Накопительная ведомость по дебету и кредиту по расходу материалов	Главному бухгалтеру
2.	Оборотная ведомость по счетам 10-2, 10-3, 12, 10-6, 10-9, 10-10, 10-13	Зам. директора по сбыту и маркетингу Кузиной Т.Г., кладовщикам	Ежемесячно
3.	Проводка по 6 журналу	Главному бухгалтеру	Ежемесячно
4.	Акт сверки с поставщиками
5.	Инвентаризационная ведомость по складу и по каждому цеху	Главному бухгалтеру	1 раз в год
6.	Сальдо по складам и счетам		Ежемесячно
7.	Отчет по расходу материалов с указанием проводок		Ежемесячно
8.	Журнал 06 – учета расчетов с Поставщиками
9.	Книга покупок		Ежемесячно
10.	Накладная на передачу и отпуск товаров на сторону	Главному бухгалтеру	Ежемесячно
11.	Счет-фактура на отпуск товара на сторону	Покупателю
12.	Книга продаж	Главному бухгалтеру	Ежемесячно
13.	Ведомость кредиторской и дебиторской задолженности по поставщикам	Главному бухгалтеру	Ежемесячно
14.	Ведомость дебиторской и кредиторской задолженности по покупателям	Главному бухгалтеру	Ежемесячно
15.	Отчет по приходу и расходу спирта	Налоговой инспекции, Минсельхозу	Ежеквартально

 

3.3.3.3. Получает:

Таблица 3.3.3.3

№ п/п	Перечень получаемых документов	Подразделение, должностное лицо или предприятие, от которого получают документы	Срок получения
1.	Приходный ордер	Кладовщика	По мере поступления
2.	Требования-накладные	Кладовщика	По мере поступления
3.	Накладные на сторону	Кладовщика	По мере поступления
4.	Материальный отчет	Кладовщика	Ежемесячно, 3 числа
5.	Лимитно-заборные карты по цехам	Кладовщика	Ежемесячно, 1 числа

 

4. Принятая учетная политика

 

Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение бухгалтерского учета в ЗАО «...».

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия;

- обеспечение контроля наличия и движения имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

- своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности.

Согласно учетной политике предприятия, бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного взаимодействия.

Должен обеспечиваться контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, представление оперативной и результативной информации в установленные сроки.

Факт свершения хозяйственной операции фиксируется первичными документами, которые и являются основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с последующим заполнением Главной книги.

…

 

 

Описание текущего уровня автоматизации

 

Автоматизированные функции

Автоматизированные функции на отдельных участках учета реализуются с помощью автоматизированных рабочих мест (АРМ).   5.1.1. Сырье

Используемое программное обеспечение

Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, разработано отделом АСУ ЗАО «...». Программное обеспечение каждого рабочего…    

Административный блок (подчиняется Генеральному директору)

1.1.

 

Производственный блок (подчиняется зам. ген. Директора по производству)

2.1.

 

Блок технического обеспечения (подчиняется главному инженеру)

3.1.

 

Блок снабжения и сбыта (подчиняется зам. ген. Директора по маркетингу и сбыту)

4.1.

 

Вспомогательный блок (подчиняется генеральному директору)

5.1.

 

Во главе предприятия стоит Генеральный директор, руководящий всей производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью.

Структурные подразделения административного блока и вспомогательного производства подчинены непосредственно ему. Руководство деятельностью блока технического обеспечения, блока снабжения и сбыта, а также производственного блока осуществляется через главного инженера и заместителей директора.

 

1) Отдел по закупкам сырья и работе с с/х производителямиобеспечивает производственный блок сырьевой базой.

 

2) Транспортный цех обеспечивает услугами по перевозке все структурные подразделения предприятия. Документарно отчитывается перед бухгалтерией, отделом снабжения.

 

3) Блок снабжения и сбыта занимается материально-техническим обеспечением основного и вспомогательного производства и сбытом готовой продукции. Информацией по сбыту продукции пользуется отдел маркетинга, планово-экономический отдел. Блок снабжения и сбыта документарно отчитывается перед бухгалтерией (документы поступления материалов, отгрузки продукции, перемещения и производственного отпуска материалов). Управляется зам. ген. директора по маркетингу и сбыту, который непосредственно подчинен Генеральному директору и отчитывается ему.

 

4) Производственный блок Структурные подразделения данного блока обеспечивают производственно-хозяйственную деятельность ЗАО «...». Информация в производственный блок поступает из отдела снабжения (через складское хозяйство) – при обеспечении производства сырьем и материалами. Блок тесно связан с отделом кадров по вопросам обеспечения производственного процесса специалистами. Документарно отчитывается перед бухгалтерией документами по внутреннему перемещению и выпуску готовой продукции. Отчеты о производственной деятельности предоставляются в бухгалтерию, плановый отдел, в отдел кадров, зам. ген. директора по производству и непосредственно Генеральному директору. Деятельность производственного блока по качеству контролируется лабораторией и плановым отделом, который обеспечивает технико-экономическое планирование. Подчинен производственный блок непосредственно зам. ген. Директора по производству, который руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции требуемого ассортимента и качества, проводит работу по выявлению и освоению технических новшеств, передового опыта, способствующих улучшению технологии, организации производства и росту производительности труда.

 

5) Лаборатория входит в административный блок и непосредственно связана с производственным процессом (от поставки сырья до выпуска продукции). Она обеспечивает входной контроль сырья, материалов; производственный контроль; контроль готовой продукции; микробиологический контроль сырья, компонентов, производства, готовой продукции; контроль используемой тары и упаковки; контроль санитарно-гигиенического режима производства; контроль качества воды, используемой на предприятии, и т.д. Подчинена непосредственно Генеральному директору. Информацию получают с производства и отдела снабжения.

6) Отделы блока технического обеспечения организуют техническую подготовку производства, эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования.

Документарно отчитываются перед бухгалтерией документами по снабжению блока необходимыми материалами. Блок обеспечивает техническую работу всего предприятия. Подчиняется Главному инженеру, который определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «...», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства.

 

7) Управленческий блок. Подчинен непосредственно Генеральному директору. Структурные подразделения данного блока обеспечивают административную работу всего остального производства. Они передают и получают информацию из других отделов, анализирует ее, преобразуя в необходимую отчетность, как внутреннюю, так и внешнюю.

Юридический отделобеспечивает договорами службы сбыта и снабжения, обеспечивает соблюдение законности в деятельности ЗАО «...» и защиту его правовых интересов.

Бухгалтериясобирает всю документарную первичную информацию и на основании ее ведет бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности на предприятии.

Планово-экономический отделсобирает необходимую ему документарную первичную информацию по отделам, а также отчеты о деятельности подразделений и осуществляет экономическое планирование на предприятии.

Отдел делопроизводства обеспечивает документооборот на предприятии, информационно связывает между собой все подразделения предприятия.

Отдел кадровведет кадровый учет и распределение кадров по всему предприятию.

Отдел АСУразрабатывает, обслуживает и развивает систему автоматизированной обработки информации для единой информационной сети предприятия; разрабатывает программное обеспечение решения задач производственного характера.

Таким образом, практически все отделы ЗАО «...» тесно связаны друг с другом в производственных и хозяйственных процессах. Происходит непрерывный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более в производственном процессе, когда информацией пользуется большое количество подразделений и информационные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обепечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения необходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользователей формы.

Система автоматизированного ведения бухгалтерского учета на предприятии, существующая в настоящее время, построена грамотно, но не обеспечивает отражение информации в реальном масштабе времени – с непрерывным учетом. Ведение отдельных направлений бухгалтерского учета осуществляется в специализированных блоках автоматизированной системы, и при необходимости информация объединяется в один блок. Финансовая информация обрабатывается лишь по закрытию предыдущего периода, что затрудняет оперативный анализ финансово-хозяйственной деятельности.

В ЗАО «...» действует автоматизированная система управления, реализованная как совокупность функциональных подсистем, решающих основные задачи по учету движения сырья и материалов, производству и реализации продукции, реализации иных ТМЦ, расчету с поставщиками и получателями, расчету заработной платы, расчету плановой и фактической себестоимости и оптово-отпускных цен, учету транспортных услуг и т.д.

Каждая из подсистем имеет свою базу данных и реализована на одном или нескольких компьютерах, фактически между собой не связанных. Обмен информацией осуществляется через дискету. Базы данных подсистем являются автономными, отсутствует единая система классификации и кодирования информации, что исключает оперативный обмен между подсистемами.

Интегрированная информация по основным направлениям производственно-хозяйственной деятельности предприятия подготавливается утром за предыдущий день со всех основных подсистем и устанавливается на контрольное место директора.

Сбор информации осуществляется с помощью дискет. Отсутствие каналов связи и единой информационной базы значительно снижает оперативность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Программное обеспечение АРМ разработано в основном на Clipper и функционирует в операционной среде DOS. Вместе с тем, бурное развитие информационных технологий диктует необходимость перехода на современную технологию использования компьютерного парка и многопользовательскую систему обработку информации. Все компьютеры ЗАО «...» необходимо объединить в единую локальную вычислительную сеть, которая обеспечит возможность полной интеграции информации. ЛВС позволит объединить все производственные и административные корпуса в единую информационную систему.

Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении систем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС ЗАО «...». Использование технологии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого объема.

В качестве сетевой платформы предлагается использовать сетевую операционную систему Windows (на сервере – Windows 2000, на рабочих станциях – Windows 95.98) – мощную, удобную и простую систему для решения самых различных задач, созданную мировым лидером в области разработки программного обеспечения – корпорацией Microsoft. Система проста в использовании, гибка в настройке, содержит средства для работы в корпоративных сетях и в Интернете, отвечает всем современным требованиям к компьютерным системам. В качестве сервера баз данных предлагается использовать Microsoft SQL Server 7.0.

Анализ существующего компьютерного парка показал, что большая часть используемой техники морально устарела и по своим техническим характеристикам не удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня. Использование современных программных систем, работающих в среде Windows, предъявляет более высокие требования к компьютерам. В связи с изложенным необходимо провести работы по значительной модернизации компьютерного парка в плане полной замены устаревших моделей 386 серии, увеличения дисковой и оперативной памяти, повышения скорости, а также замены мониторов, не обеспечивающих режим высокого разрешения экрана моделей 486 серии и более ранних моделей Pentium.

Анализ состава автоматизированных подсистем показал, что в рамках проектируемой КИС этот состав целесообразно несколько расширить с тем, чтобы обеспечить полнофункциональность системы. Предлагается следующий состав подсистем:

 

1. Кадры

2. Зарплата

3. Снабжение и склад

4. Договора и взаиморасчеты

5. Технико-экономическое планирование

6. Техническая подготовка производства

7. Услуги и сервис

8. Производство

9. Бухгалтерский учет

10. Развитие бизнеса и маркетинг

11. Сбыт

12. Документооборот

13. Финансовый анализ

14. Система контроля качества

В рамках указанных подсистем предусмотреть разработку дополнительных автоматизированных рабочих мест приемщиков сырья, начальника отдела снабжения, начальника отдела по заготовкам сырья и работе с товаропроизводителями, начальника отдела маркетинга, секретаря директора, кладовщика склада, начальника лаборатории, бактериолога, химика, начальника маслоцеха, с тем, чтобы обеспечить полный объем учетных работ в режиме реального времени, а руководство ЗАО «...» - требуемой оперативной информацией.

Одной из основных задач проектируемой КИС является оценка прибыльности предприятия; разработка механизма финансового планирования.

Прибыльность напрямую зависит от того, как поставлен контроль и анализ товарных и финансовых потоков. Необходимо предусмотреть возможность динамически анализировать товарные и финансовые потоки в различных аспектах – по датам, по партнерам, статьям затрат, объемам реализации, используя для этого существующий на предприятии порядок ведения бухгалтерского учета – ввода первичной документации. Учет наличия и движения товарных потоков, которые включают в себя не только готовую продукцию, но и материалы, должен прослеживаться на уровне партий. При это полностью должна прослеживаться история каждой партии, начиная с момента ее поступления до полного расхода. Товарный учет должен быть тесно взаимосвязан с контролем качества и с производством, так как в этих подсистемах учет строго партионный. В настоящее время на предприятии учет качества выпускаемой продукции ведется практически вручную.

Для оперативного и правильного реагирования на любые возможные изменения состояния рынка, для получения исчерпывающих и обоснованных ответов на вопросы "что будет, если…", касающиеся развития производства, в информационную систему необходимо ввести блок финансового планирования, опирающегося на данные хозяйственного учета. Блок предназначен для составления финансовых планов (бюджетов) предприятия: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, баланс расчетов с поставщиками и т.д. Формируемые отчеты, диаграммы и графики позволят контролировать выполнение планов, сравнивать запланированные и фактически достигнутые показатели и выявлять причины их расхождений. Эта же информация будет использоваться вновь созданным на предприятии отделом маркетинга для анализа рыночной ситуации.

Учитывая характеристики функционирующей на предприятии автоматизированной системы бухгалтерского учета, корпоративная информационная система будет основываться на нижеследующем:

 

1. Учетная политика определяет основные задачи бухгалтерского учета на предприятии, и обеспечение решения этих задач обуславливает внедрение корпоративной информационной системы на предприятии. Оговоренные в учетной политике особенности ведения бухгалтерского учета должны найти отражение в проектируемой системе.

 

2. Система должна быть едина в информационном плане, она должна охватывать не только бухгалтерию, но и производство (и основное, и вспомогательное), административный учет.

Условно функционирование КИС по видам учета можно разделить на 5 основных направлений:

 

1. Оперативное управление:

- ведение базы договоров различного типа;

- документарная система управления взаиморасчетами;

- оперативный контроль текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами в разрезе первичных документов склада, кассы и банка в любой валюте без использования бухгалтерского учета.

 

2. Управленческий учет:

- учет и анализ доходов и расходов;

- отслеживание и анализ взаиморасчетов;

- анализ запасов;

- анализ движения товаров и готовой продукции;

- анализ дебиторов и кредиторов.

 

3. Бухгалтерский учет:

- многоуровневый аналитический учет;

- гибкая настройка под изменяющееся законодательство;

- баланс и налоговая отчетность;

- развитая система расчета зарплаты;

- динамический анализ учетных регистров.

 

4. Производственный учет:

- затраты в различных аспектах;

- расчет плановой себестоимости;

- фактическая себестоимость продукции;

- нормативные затраты и анализ отклонений.

 

5. Расчет заработной платы и кадровый учет:

- расчет начислений и удержаний по любым алгоритмам (по различным видам оплаты труда);

- проведение расчетов «задним числом»;

- стандартные отчеты для Налоговой инспекции и пенсионного фонда РФ;

- ведение штатного расписания предприятия;

- фиксация и отчеты по кадровым перемещениям сотрудников;

- статистическая информация по сотрудникам.

 

Основные характеристики системы (по направлениям учета):

- оперативный управленческий учет производства продукции, выполнения работ и оказания услуг ведется с высокой степенью детализации;

- учет складских запасов и движения материалов и товаров, готовой продукции;

- партионный учет стоимости материалов и товаров, а также гттовой продукции; списание по методам LIFO, FIFO, "по средней" (согласно учетной политики – по методу LIFO);

- учет трудовых затрат по технологическим операциям;

- учет взаиморасчетов с поставщиками в разрезе отдельных поставок и оплат;

- расчет зарплаты по индивидуальным и коллективным нарядам;

- ведение нормативов трудовых затрат и материалов на единицу выпускаемой продукции;

- учет выпуска готовой продукции на основании нормативных затрат;

- учет индивидуального выпуска продукции с произвольным составом затрат;

- учет использования продукции на собственные нужды;

- учет реализации готовой продукции и товаров ("по отгрузке" и "по оплате");

- учет выполненных работ и оказанных услуг;

- учет взаиморасчетов с покупателями в разрезе отдельных отгрузок и оплат;

- учет движения прямых и косвенных затрат на производство;

- учет дополнительных расходов на приобретение МПЗ, реализована возможность учета реализации материалов на сторону, а также учета произвольного списания и поступления МПЗ для отражения редких операций по движению товарно-материальных ценностей. Также реализована поддержка перемещения МПЗ между местами хранения и перераспределение МПЗ между учетными партиями;

- учет незавершенного производства;

- расчет себестоимости готовой продукции и оказанных услуг;

- учет себестоимости готовой продукции (работ, услуг) ведется в разрезе видов продукции (работ, услуг), подразделений, видов затрат, видов материалов и технологических операций;

- гибкие возможности по учету расчетов с контрагентами: система разделения расчетов по договорам, возможность выбора определенной стратегии оплаты договоров и отнесения авансов; отработка механизма оформления взаимозачетов с поставщиками и покупателями.

Основные положения и требования к КИС, перечню решаемых задач, программному, информационному, техническому и другим видам обеспечения будут изложены в документах «Концепция корпоративной информационной системы ЗАО «...» и «ТЗ на КИС ЗАО «...».