Розробка тендерної документації і проведення торгів.

Торги як спосіб закупівель. Найбільш розповсюдженою формою організації закупівель на конкурсній основі є торги.

В сьогоднішніх умовах торги застосовуються насамперед у відношенні державних закупівель як засіб боротьби з корупцією і зловживаннями, і завжди впливають на розвиток таких прямо або побічно одержавлених секторів економіки, як оборонна промисловість, енергетика, транспорт, зв'язок, охорона навколишнього середовища та ін.

При цьому державні закупівлі в самому загальному вигляді можна розділити на дві категорії:

- закупівлі товарів, робіт і послуг у рамках держзамовлення (наприклад, закупівля озброєнь і спорядження військовими відомствами);

- закупівлі у рамках реалізації проектів, фінансованих за рахунок державних засобів (у цьому випадку закупівлі здійснює не державне відомство, а організація (компанія), що одержала за визначених умов державні засоби для реалізації проекту).

Іншою важливою сферою застосування торгів сьогодні стають закупівлі здійснювані в рамках проектів, фінансованих міжнародними фінансовими інститутами і міжнародними організаціями – МБРР, ЕБРР, ПРООН, регіональними банками розвитку. Нарешті, тор­ги використовуються як інструмент підвищення ефективності вико­ристання коштів банками, що надають свої ресурси на умовах проек­тного фінансування.

Види торгів. У залежності від способу організації торги можуть бути таких видів: відкриті; відкриті з попередньою кваліфікацією; за­криті; одиничні.

При проведенні перших двох видів торгів оголошення про них публікуються в офіційних органах друку, тому часто такі торги нази­вають « публічними ». У відкритих торгах можуть брати участь усі ба­жаючі фірми.

Звичайно відкриті торги проводяться при розміщенні замовлень на відносно нескладні (досить типові) види устаткування, робіт і послуг, що їх можуть запропонувати багато фірм; у той же час портфель замов­лень повинен бути досить великий, з огляду на те, що витрати на прове­дення відкритих торгів порівняно високі і час на їх підготовку і прове­дення (до укладання контракту) може розтягуватися на багато місяців.

У бюлетені банк також публікує інформацію про всі проекти, схвалені його радою директорів, затверджені проекти з лінії технічного співробітництва, портфель проектів у державному секторі, а також інформацію про укладені контракти.

Компанії, що виявили бажання брати участь у відкритих торгах, викуповують у організаторів торгів (тендерного комітету) необхідну для підготовки своїх пропозицій документацію (тендерну документацію). Раніше ця документація продавалася за досить символічну плату, що обчислювалася десятками або сотнями доларів. В останні роки організатори торгів стали у деяких випадках піднімати ціну до де­кількох десятків тисяч доларів. Цим переслідуються такі цілі:

а) відшкодувати свої витрати з підготовки тендерної документації (а іноді і проектної, на основі якої розробляється тендерна документація);

б) відсікти від участі в торгах малопотужні компанії.

Різновидом відкритих є торги з попередньою кваліфікацією: на основі попередньої (досить короткої) інформації, що представляється всіма бажаючими брати участь в торгах компаніями, відбувається відсікання від подальшої участі компаній, недостатньо заможних у фінансовому, технічному, професійному та інших відношеннях. На іншому етапі до торгів допускаються відібрані компанії з так званого «короткого списку».

Закриті торги проводяться звичайно при закупівлях дорогого сучасного устаткування з високими технічними характеристиками та складних будівельно-монтажних робіт, що вимагають високої кваліфікації. Такі торги проводяться на постачання комплектного устаткування, на підрядні роботи «під ключ», на проведення дослідницьких і проектних робіт тощо. Можна сказати, що друга фаза відкритих торгів з попередньою кваліфікацією фактично може перетворитися у закриті торги, якщо організатори торгів на свій розсуд визначають коло компаній, що можуть подавати свої пропозиції.

Досить рідко застосовуються одиничні торги: вони характеризу­ються наявністю одного оферента (наприклад, власника патенту) для проведення спеціальних робіт або постачань.

Існують також інші класифікації і угруповання торгів. У залежності від національної приналежності (юрисдикції) учасників вони поділяються на національні (внутрішні) і міжнародні. Слід зазначити, що існують й інші способи споконвічного відсікання від участі в тен­дері малопотужних компаній. Серед них, наприклад, вимога предста­вити гарантію банку або внести заставу (тендерна гарантія).

Існує також поняття вторинних торгів. Замовник проекту може провести первинні торги, на підставі яких визначається генеральний підрядчик (постачальник). Далі останній проводить свої - вторинні - торги, на підставі яких визначається субпідрядники (субпостачальники). Звичайно замовник проекту здійснює контроль за проведенням вторинних торгів, а іноді й бере участь у затвердженні їх результатів.

Більшість інвестиційних проектів передбачає комплексну, складну за структурою, закупівельну діяльність: закупівлі машин, устаткування, інших інвестиційних товарів; закупівлі підрядних робіт; консультативних та інших послуг (за підготовки проектної або тендерної документації; сприяння закупівельній діяльності; керування проектом; нагляд за реалізацією проекту та ін.). Відповідно виділяються три основних категорії виконавців проектів і учасників торгів:

а) постачальники інвестиційних товарів;

б) підрядчики;

в) консультанти.

Значною мірою кількість торгів, наявність тих або інших категорій учасників, кількість запрошуваних до участі фірм залежать від плану закупівель, що є найважливішою частиною документації з проекту. Якщо план передбачає велику кількість контрактів і виконавців за проектом (іноді їх кількість складає багато десятків і навіть сотні), присутні всі згадані вище категорії учасників (постачальники, підрядчики, консультанти).

Така децентралізована закупівельна діяльність має свої переваги і недоліки. Основним плюсом її є економія коштів (принцип: «чим більше контрактів, тим більше конкуренція, тим нижче витрати за­мовника»).

У деяких країнах, що розвиваються, при проведенні торгів на ство­рення великих промислових підприємств у державному секторі ви­користовується практика проведення декількох торгів: тендерна до­кументація розбивається при цьому за блочним-предметному або функціональним принципом.

За подрібнення великого підряду на декілька середніх і тим більше безліч дрібних підвищується імовірність участі в торгах невеликих місцевих фірм.

Разом з тим при варіанті децентралізованих закупівель усклад­нюється керування проектом, підвищується ризик технічної нестиковки окремих елементів проекту, асинхронності окремих видів робіт та постачань і т. д. Ризики можуть рости за експонентою в міру збільшення кількості контрактів у рамках проекту. Особливо ризикованою при даному варіанті закупівельної діяльності стає реалізація технічно складних проектів.

За централізованою закупівельної діяльності кількість контрактів і виконавців різко скорочується. Межею централізації є укладання одного контракту з генеральним підрядчиком (або генеральним постачальником). При цьому варіанті підвищується, як правило, загальна вартість проекту, але разом з тим знижується багато ризиків: технічні і будівельні; відхилення витрат від кошторису (у випадку, якщо контракт з генпідрядником полягає на умовах твердої ціни); відхилення від специфікації проекту і умови з якості об’єкта в цілому; затримки пускового об’єкту в експлуатацію і т. д.

Сьогодні у світовій практиці проектного фінансування (і взагалі проектної діяльності) все більше поширення одержують централізовані методи закупівель, що зумовлено загальною тенденцією технічного ускладнення проектів і численних негативних прикладів реалізації проектів з використанням закупівель «розсипом».

Подальше удосконалення методу централізованих закупівель йде сьогодні в руслі модернізації контрактів між замовником проекту і генеральним підрядчиком. Останній сьогодні нерідко не обмежує коло своїх обов’язків здачею замовникові тих або інших розрізнених об'єктів і черг у рамках проекту, а відповідає за здачу всього об'єкта «під ключ».

Хоча замовник може вибирати централізований варіант закупівель (через генпідрядника), він, проте, може здійснювати більший або менший контроль за висновком контрактів і субпідрядниками і субпостачальниками.

Крім контрактів на будівництво об'єкта «під ключ», з'явилися кон­тракти на будівництво об'єкта за умов «під готову продукцію» («товар у руки»): вони, крім усього іншого, передбачають підготовку персо­налу, організацію менеджменту, керування об'єктом аж до досягнен­ня їм проектної потужності. У даному випадку дія контракту не обме­жується інвестиційною (будівельною) фазою проектного циклу, але частково також захоплює і виробничу (операційну) фазу. Зрозуміло ціна такого контракту помітно вище, ніж ціна за умов «під ключ».

До таких контрактів («товар у руки») можуть прибігати замовники проектів з країн, що розвиваються, для яких реалізація проектного продукту часто виявляється самим «вузьким місцем».

Підвищення вимог до виконавців проектів з боку замовників (у зв'язку з ускладненням контрактів і розширенням кола задач, розв'язуваних виконавцями), а також у зв'язку з загостренням конкурентної боротьби компаній на ринку товарів, робіт і послуг, пов'язаних зі створенням об'єктів капітального будівництва, веде до об'єднання багатьох окремих компаній у консорціуми.

Дане об'єднання є тимчасовим, і створюваним для участі в торгах. Учасники консорціуму одержують переваги у конкурентній боротьбі одержують можливість обмінюватися на взаємній основі технологіями (і ноу хау); при цьому відзначається фінансування угод. Згідно з статистичними даними, у середньому з десяти учасників торгів, проведених у країнах, що розвиваються, три являють собою консорціуми за участю фірм промислово розвитих країн. Для великих проектів цей показник значно вище.

У реальному житті, крім офіційних об'єднань компаній для участі в торгах (консорціуми), нерідко мають місце об'єднання таємні — у вигляді картелів. Ціль таких таємних угод — збити ціну і звести конкуренцію до мінімуму або навіть цілком її виключити (у тому випадку, якщо всі оференти є учасниками цієї угоди).

Залучення організаторами торгів консультантів-фахівців, здатних зробити приблизні розрахунки собівартості будівельно-підрядних робіт зробити приблизні розрахунки собівартості будівельно-підрядних робіт і інвестиційних товарів, дозволяє виявити явні завищення цін всіма учасниками.

Особливо варто сказати про таких учасників (виконавців) інвестиційних проектів, як інженерно-консультативні фірми (ІКФ). Вони роблять інженерно-консультативні послуги (ІКП), такі, як складання техніко-економічних обґрунтувань (ТЕО) проектів; розробка технічних проектів; підготовка тендерної документації і проведення конкурсних торгів; супроводження контрактів; нагляд за реалізацією проек­ту та ін.

Закупівельний цикл. Організація закупівель товарів, робіт і по­слуг у рамках інвестиційного проекту на конкурсній основі вклю­чає ряд фаз і етапів, що складають у підсумку закупівельний цикл. Часові рамки закупівельного циклу лежать між моментом підго­товки та розсилання загального повідомлення про закупівлі, і мо­ментом закриття контракту. Тривалість, кількість фаз і етапів у рамках циклу залежать від суми закупівлі та обраних процедур і правил її організації. «Повний» цикл містить у собі такі основні фази.

1. Підготовка специфікацій і тендерної документації; паралельно може бути підготовлене і опубліковане загальне повідомлення про закупівлі (у випадку якщо передбачено попередній відбір постачаль­ників, підрядчиків, консультантів —так названа «предкваліфікація»); відповіді зацікавлених у «предкваліфікації» фірм реєструються, і складається так званий «довгий список» фірм-претендентів; потім готується «короткий список», що включає попередньо відібрані фірми.

2. Спеціальне повідомлення про закупівлі, розсилання тендерної документації попередньо відібраним фірмам; підготовка ними тендерних пропозицій і представлення їх у тендерний комітет.

3. Відкриття торгів і оцінка пропозицій; підготовка оцінної доповіді і визначення переможця.

4. Підписання контракту.

5. Виконання контракту і його закриття.

 

З конкурсним методом закупівель пов'язані перші три фази циклу. Відповідно до процедур Світового банку, перша процедура складає приблизно 8 тижнів (але може бути і більше — у випадку, якщо проект складний і потребує значного часу на підготовку тендерної документації); друга фаза — не менш 6 тижнів; третя — 90—120 днів. Крім значних витрат часу, замовнику доводиться нести чималі витрати фінансових коштів, пов'язані з розробкою тендерної документації оцінкою тендерних пропозицій і підготовкою оцінної доповіді.

Нерідкі випадки проведення багаторазових торгів з тими самими об'єктами, що може принести організаторам відчутні вигоди.

Тендерна документація. Правильна організація торгів, націлена на вибір найбільш оптимальної пропозиції, передбачає ретельну підго­товку замовником (покупцем) документів для торгів (тендерної доку­ментації) . Основні цілі (призначення) цих документів такі:

• дати учасникам інструкції, як підготувати і представити пропо­зиції;

• дати опис необхідних товарів і робіт;

• інформувати учасників про критерії оцінки і визначення пере­можця;

• визначити умови контракту.

До складу тендерної документації, що розсилається замовником, включаються:

1. Запрошення до участі в торгах.

2. Інструкції учасникам торгів.

3. Інформаційні карти.

4. Загальні умови контракту.

5. Спеціальні умови контракту.

6. Заявка на товари і роботи.

7. Технічні специфікації.

8. Зразки форм.

Ще раз підкреслимо, що навіть у випадку використання замовником проекту (покупцем) досить стандартизованої документації при організації складних закупівель, потрібні досить великі витрати часу і фінансових коштів з боку замовника у розрахунку на кожен передбачуваний контракт.

Чималі витрати можуть вимагатися і з боку учасників у зв'язку з: 1) придбанням тендерної документації; 2) підготовкою конкурсної пропозиції; 3) представленням банківської гарантії на долю в тендері (портфель цієї гарантії може сягати 5—10 відсотків від передбачуване суми контракту).