Контроль і регулювання проекту

У реалізації інвестиційних проектів, як правило бере участь велика кількість дослідницьких, проектних, будівельних організацій, по­стачальників ресурсів і інших суб'єктів господарювання, що внаслі­док змін у зовнішньому або внутрішньому середовищі можуть порушити узяті на себе зобов'язання. Крім того, в умовах політичної і економічної нестабільності не можна виключати, що інвестори змінять відношення до проекту: одні вважатимуть ризикованою подальшу участь р здійсненні проекту; інші зажадають перегляду умов фінансування, треті — скорочення термінів. Жоден найсучасніший, ретельно роз­роблений проект не гарантований від внесення коректив. Тому суво­ре відстеження і вирішення проблем, що виникають у роботі окре­мих виконавців, постачальників ресурсів, є однією з найважливіших задач керівників проекту.

У даний час теоретично і практично відпрацьовано різноманітні методи і підходи до контролю і регулювання графіка виконання про­екту. В основі їх лежить припущення про те, що ланцюги проекту і об­сяги робіт у структурованому їх виді можуть бути представлені в ре­тельно складеній інформаційній моделі або в інформаційній системі управління проектом (ІСУП).

У першому випадку, тобто в рамках інформаційної моделі, керів­ник проекту може використовувати лише зведення, одержувані з си­стеми автоматизації діяльності підприємства і окремої підсистеми, на приклад, бухгалтерії або відділу збуту. І оскільки ця система в основ­ному орієнтована на постійних користувачів — функціональні підроз­діли, то інформація, незважаючи на визначену структурованість, ви­являється надлишковою і у деяких випадках марною для керівника проекту.

З іншого боку, спроби створити інформаційну систему управління проектом лише на основі існуючих функціональних систем наштов­хуються на проблеми низької оперативності інформаційного поста­чання і вузької спрямованості (зосередженні на конкретних задачах контролю за виконанням проекту).

Треба відзначити, що інформаційна система управління, як правило, створюється для кожного проекту, хоча є і тимчасовий, але може бути структурована за етапами проектного циклу або інвестиційною фазою, функціями і рівнями.

Для побудови ефективної системи контролю за реалізацією про­екту необхідно дотримуватися таких вимог:

• плани мають бути змістовними, чітко структурованими і фіксо­ваними;

• будь-яка зміна первісного і наступного за ним плану має супроводжуватися фіксуванням внесених виправлень;

• система звіту за виконані роботи або фінансування розрахунків Має бути ясною і зрозумілою виконавцям, що відбиває стан проекту Щодо вихідних планів;

• варто заздалегідь визначити періодичність представлення всіхзвітів;

• необхідно передбачити ефективну систему реагування, що дозволяє переборювати відхилення від запланованого ходу робіт, у тому числі шляхом перегляду плану.

У результаті використання зазначеної системи контролю і управ­ління досягається:

• відстеження фактичного стану на кожній стадії і у кожний мо­мент часу, на які виробляється аналіз реалізації проекту;

• виявлення відхилень від запланованого ходу виконання проекту;

• вироблення коригувальних впливів, спрямованих на усунення відхилень.

Хід робіт, що підлягає виконанню відповідно до календарного пла­ну, відслідковується на основі збору і обробки інформації. При цьому коштовним джерелом даних є звіти виконавців про хід виконання робіт. Збір і обробка інформації дозволяє не тільки оцінювати поточ­ний стан справ, але і прогнозувати подальший хід робіт.

Для оцінки виконання календарного планову й окремих робіт зна­ходить застосування ціла низка методів.

Метод простого контролю (метод «0-100») дозволяє відслідковува­ти тільки моменти завершення робіт. Незавершеній роботі, у якій би стадії вона не знаходилася, привласнюється оцінка 0%, а завер­шеній —100%, причому вважається, що роботу виконано тільки якщо досягнуто її кінцевого результату.

Метод детального контролю передбачає оцінку проміжних стадій виконання задачі. Наприклад, роботі привласнюється оцінка 50%, якщо цілі досягнуто наполовину. Очевидно, що метод детального контролю складніше методу «О-100», оскільки жадає від менеджера оцінки ступеня завершеності робіт, що знаходяться у процесі виконання. У більшості випадків тільки використання цих двох методів дає прийнятні результати.

Коли ж не можливо точно оцінити стан виконуваної роботи, застосо­вують модифіковані варіанти методу детального контролю, наприклад, метод «50x50», що пропонує оцінку ступеня завершеності роботи в той момент, коли на її виконання витрачено 50% виділених коштів. Інша мо­дифікація детального контролю — метод усіх — використовується, як правило, при аналізі робіт великої тривалості. Робота розділяється на ряд технологічних етапів, що визначають ступінь її завершеності.

Застосовуючи зазначені підходи, можна розробити інтегровану систему контролю, що забезпечує облік ступеня завершеності й окремих робіт, так і проекту в цілому, включаючи розрахунок за виконані етапи. Отримана у такий спосіб інформація використовуєть­ся для вироблення управлінських рішень за допомогою програмного забезпечення. При цьому для укрупненого опису і аналізу проекту та передінвестиційній стадії більше підходить спеціалізоване про­грамне забезпечення аналізу проектів, що дозволяє дати оцінку основним показникам проекту в цілому і сформувати ТЕО.

Оскільки в ході виконання проекту особливе значення надається ефективному обміну інформацією і оперативною взаємодією учасників проекту, до складу інформаційної системи управління вводяться функ­ціональні елементи у вигляді окремих типових модулів, у тому числі:

• модуль планування і контролю календарних планів робіт;

• модуль ведення бухгалтерії проекту;

• модуль фінансового контролю і прогнозування.

Модуль планування і контролю календарних планів використо­вується для підтримки формалізованого контролю виконання і коор­динації взаємозалежних задач і функцій проекту. Основу цього моду­ля звичайно складає пакет програм сіткового планування. Виявлені в результаті розрахунку критичного шляху взаємозалежні роботи слу­гують базою організації матеріально-технічного забезпечення.

Модуль ведення бухгалтерії проекту орієнтований на контроль витрат формалізованими методами відстеження, фіксації і перевірки звітності всієї робочої документації, необхідної для виконання фінан­сових операції, включаючи формування балансу проекту і підсумкового звіту за ним.

Модуль фінансового контролю і прогнозування необхідний для підтримки аналітичних функцій порівняння фактичних і планових грошових потоків, а також прогнозування майбутніх витрат за проек­том. Структура даного модуля багато в чому залежить від повноти інформації, одержуваної від зазначених вище модулів. Представле­ний комплекс заходів, спрямованих на контроль і регулювання реал­ізації проекту, забезпечує досягнення поставлених цілей проекту.