По своей экономической природе любая хозяйственная операция обязательно обладает двойственностью и взаимностью Для сохранения этих свойств и контроля за записями хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете используется способ двойной записи.
Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счета и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму.
Метод двойной записи обусловливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов - это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например, между счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета», или 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 50 «Касса», или 10 «Материалы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и т.д.
Бухгалтерская проводка есть не что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащей регистрации.
Пример. С расчетного счета в кассу поступило 500 тыс. руб. на текущие расходы. Для отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета последовательно уточняются счета, участвующие в операции.
По содержанию видно, что здесь принимают участие два счета - 50 «Касса» - активный - отражает наличие денежных средств в кассе и 51 «Расчетные счета» - активный - отражает наличие свободных денежных средств на расчетном счете в банке.
Следовательно, операцию записывают на дебет счета 50 «Касса» и на кредит счета 51 «Расчетные счета» на одинаковую сумму 500 тыс. руб.
Схематически это выглядит так:
Д сч. 51 «Расчетные счета» К Д сч.50 «Касса» К
С1-1500 1) 500 1) 500
Пример. Начислена заработная плата работникам организации в сумме 9000 тыс. руб., которая включается в себестоимость продукции наряду с другими затратами через счет 20 «Основное производство». В данном случае указанный вид затрат рассматривается как размещение в затраты на производство под будущую готовую продукцию. Поэтому счет 20 активный. Задолженность по начисленной заработной плате отражается по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Он отражает заемный источник, а следовательно, является пассивным счетом.
В связи с этой операцией на 9000 тыс. руб. увеличиваются затраты производства по заработной плате, и на эту же сумму возрастает задолженность организации своим работникам по заработной плате. В результате делается запись:
Д-т сч. 20 - 9000 тыс. руб.
К-т сч. 70 - 9000 тыс. руб.
Схематически это выглядит так:
70 «Расчеты по оплате труда» 20 «Основное производство»
Д________ К___Д_________ К___
1)9000 1)9000
Следует знать, что в зависимости от формы бухгалтерского учета двойная запись отражается по-разному. При мемориальной форме каждая операция записывается дважды в разных регистрах: по дебету и по кредиту счета. Такую запись еще называют разобщенной. При журнально-ордерной форме учета используется совмещенная запись. В этом случае регистры построены таким образом, что, записывая операцию один раз, отражают ее как по дебету, так и по кредиту соответствующих счетов. Тем самым достигается экономия учетного труда (вместо двух записей суммы одна) и наглядно видна корреспонденция счетов.
В практике бухгалтерского учета, кроме простых, применяются сложные проводки, которые бывают двоякого рода.
В первом случае, когда один счет дебетуется и одновременно кредитуется несколько счетов. При этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетуемого счета.
Пример. На расчетный счет поступила выручка от продажи продукции в сумме 2500 тыс. руб. и 4000 тыс. руб. от продажи основных средств.
Бухгалтерская проводка по этой операции будет иметь вид:
Д-т сч.51 «Расчетные счета» 6500
К-т сч.90 «Продажи» 2500
К-т сч. 91-3 «Выбытие основных средств» 4000
Эту сложную проводку можно представить двумя простыми, а именно:
1) Д-т сч.51 «Расчетные счета» 2500
К-т сч.90 «Продажи» 2500
2) Д-т сч.51 «Расчетные счета» 4000
К-т сч. 91-3 «Выбытие основных средств» 4000
Во втором случае кредитуется один счет и одновременно несколько счетов дебетуется: при этом сумма дебетуемых счетов равна сумме кредитуемого счета.
Пример. От поставщика поступили основные средства на сумму 2000 тыс. руб. и оборудование к установке на сумму 500 тыс. руб.
Бухгалтерская проводка этой операции будет осуществлена следующим образом:
Д-т сч.08 «Вложения во внеоборотные активы» 2000
Д-т сч.07 «Оборудование к установке» 500
К-т сч. 60 «Расчеты с поставщикамии подрядчиками»2500
Применение сложных проводок сокращает количество учетных записей, что в свою очередь экономит время, необходимое для осуществления учетных и аналитических функций.