Банковская документация - совокупность документов являющаяся письменным свидетельством совершаемых операций и обосновывающих их отражение в учете. К банковской документации относят следующие виды документов:
1) Документы директивного характера (приказы, инструкции, правила, циркуляры) они предназначены для руководителей и работников банка, которые должны принять их к исполнению.
2) Кредитно-плановые документы (кредитно-расчетные документы, ходатайства клиентов, отчетные материалы клиентов, договоры залога и страхования).
3) Операционно-расчетные документы, на основании этих документов работники учетно-операционного отдела совершают денежно-расчетные операции (платежные поручения, авизо, мемориальные ордера).
4) Кассовые документы, т.е. документы связанные с приемом и выдачей наличных денег.
5) Документы по внутрибанковским операциям (ведомости по заработной плате, авансовые отчеты, счета-фактуры)
Для составления документов используются стандартные бланки, установленной формы, изготовленные типографским способом. Основные реквизиты документов, применяемых в банках, регламентированы положением о расчетных документах. Каждый документ и каждый отдельный лист сводного документа должны иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. В документах обязательно проставляется дата выписки документа и дата сдачи его в банк. Документы, связанные с приемом и выдачей денег и ценностей, в том числе квитанции о приеме денег и ценностей должны иметь кроме указанных выше подписей, также подпись кассира принявшего или выдавшего деньги и ценности. Не допускаются в прием к исполнению документы, имеющие какие-либо исправления. Определенный порядок должен соблюдаться и при хранении банковских документов. Бухгалтерские, мемориальные документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. Документы длительного хранения подшивают в отдельные папки. Хранятся документы:
1) В кладовой и несгораемых шкафах
2) В железных шкафах, сундуках или ящиках в охраняемом помещении
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагают на руководителя и главного бухгалтера банка.