ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

1. Назначение и классификация документов.

2. Инвентаризация.

 

(1) Назначение и классификация документов.

 

Первичная документация подтверждает факт совершения хозяйственной операции и имеет юридическую силу.

Любой первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование, номер документа, дату и место его состояния;

· содержание и основание совершаемых хозяйственных операций, ее изменение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

· должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В нашей стране в настоящее время обязательными для всех субъектов хозяйствования являются формы 8 первичных документов. К этим документам в частности относятся:

· товарно-транспортная и товарная накладная;

· приходный и расходный кассовые ордера;

· акт приема-передачи основных средств.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются, в других первичных документах исправления неправильных записей осуществляется зачеркиванием и подписью правильных. Путем учинения записи «Исправленному верить», установления даты исправления и проставления. За неправильное исправление организацию и лиц осуществляющих исправление могут наказать.

 

 

Виды документов:

1) По назначению:

· распорядительные

· оправдательные

· бухгалтерского оформления

· комбинированные

2) По последовательности состояния:

· первичные

· сводные

3) По количеству отражаемых операций:

· разовые

· накопительные

4) По месту составления:

· внутренние

· внешние

5) По способу заполнения:

· заполненные вручную

· составленные с помощью технических средств

6) По области применения:

· унифицированные

· специализированные

 

Распорядительныминазываются другие документы, которые содержат документы либо указания на совершение хозяйственной операции. Эти документы разрешают произвести операцию, но не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете (товарные и товарно-транспортные накладные, акты выполняемых работ и оказываемых услуг, акты приема-передачи основных средств и т.д.).

Документы бухгалтерского оформления необходимы для обобщения информации, отражаемой в первичных документах и расчета результата и показателей хозяйственной деятельности (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, оборотно-сальдовые ведомости, журналы ордера, накопительные ведомости).

Комбинированные документы сочетают в себе признаки предыдущих видов документов, то есть распорядительных, оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления.

Пример. Расходный кассовый ордер сочетает в себе признаки оправдательных и распорядительных документов, а также документов бухгалтерского оформления, авансовый отчет сочетает признаки оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления.

 

 

Документы по последовательности составления:

1) Первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то только после ее совершения.

2) Сводныеоформляются на основании первичных учетных документов (накопительные ведомости).

3) Разовые применяются для отражения одной или нескольких совершаемых операций (приходный, расходный кассовый ордер, платежные поручения).

4) Накопительныеиспользуются для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определенное время (неделя, декада, месяц).

По месту составления:

1) Внутренние документысоставляются в организации для отражения внутренних операций.

2) Внешние документысоставляются за пределами организации и поступают в организацию в оформленном виде.

По области применения:

1) К типовым документам относятся ранее упомянутые 8 форм первичных документов.

2) Специальные документыприменяются в отдельных отраслях (карточка учета надоя молока в сельском хозяйстве, товарно-транспортная накладная (зерно) и т.д.).

Информация, отражаемая в первичных документах, впоследствии переносится в учетные регистры.

Учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, отражаемой в первичных учетных документах в количественном либо денежном выражении.

 

(2) Инвентаризация. Смотреть в теме «Учет материалов».

(3)