Первичные документы по учету материалов делятся на приходные и расходные. Приемка и оприходование материалов, поступивших от поставщиков оформляется приходным ордером или тов. Транспортными накладными(ТТН) если нет расхождения с ней в количестве груза. При отклонении количества или качества поступивших материалов составляется акт и предъявляется поставщику претензия.
На каждый номенклатурный номер материала открывается учетная карточка складского помещения материалов. Совокупность этих карточек составляет картотеку. В карточки записи делаются на основании первичных документов. После каждой записи выводится остаток материалов. Расход материалов в производство приходится оформляется лимитной или лимитно-заборной картой. Разовый отпуск со склада оформляется требованием. Реализация на сторону и своим работникам оформляется накладной на отпуск материала на сторону. Все документы по установленному графику сдаются в бухгалтерию.
Первичные документы по учёту материалов:
Доверенность (формы№ М-2 и№ М-2а)
Применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счёту, договору, заказу, соглашению.
Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдаёт под расписку получателю.
Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учёта выданных доверенностей.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
Приходный ордер (форма№ М-4)
Применяется для учёта материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.
Акт о приёмке материалов (форма № М-7)
Применяется для оформления приёмки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приёмке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику, отправителю Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».
Акт в двух экземплярах составляется членами приёмной комиссии с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
После приёмки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передаются: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учёта движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.