Подотчетные суммы включают наличные денежные средства, вы даваемые персоналу организации, а в случае необходимости - другим физическим лицам, на расходы в служебных командировках, представительские цели, приобретение материальных ценностей, оплату услуг, на расходы экспедиций, представительств и филиалов, не имеющих банковских счетов, но находящихся на удалении от своей организации, препятствующем их обслуживанию из центральной кассы.
Подотчетные суммы могут выдаваться путем перечисления денежных средств на персональную расчетную карту физического лица. Все получающие подотчетные суммы обязаны отчитаться о их фактическом расходовании с представлением авансового отчете и необходимых оправдательных документов. Лица, обязанные отчитываться за расходование наличных денег, называются подотчетными лицами
Денежные средства у подотчетных лиц могут рассматриваться как "малая касса", из которой выплачиваются наличные деньги в интересах организации. Порядок выдачи денег подотчетным лицам регулируется правилами ведения кассовых операций, которые утверждает Центральный банк Российской Федерации.