Расходы на служебные командировки являются довольно часто встречающейся причиной выдачи подотчетных сумм. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику: расходы по проезду, по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведения администрации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
К иным расходам, возмещаемым командированному, можно от нести:
· стоимость провоза багажа, необходимого в служебной командировке;
· расходы на страховые сборы по обязательному страхованию пассажиров, бронирование билетов, мест в гостиницах, предварительное приобретение билетов
Основанием для служебной командировки является командировочное удостоверение, в котором указывается цель и время командировки, населенный пункт или местность, куда направляется командируемый. В командировочном удостоверении могут значиться несколько пунктов командирования, но общий срок одной командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая время нахождения в пути, подтвержденное датами на проездных документах и отметками в командировочном удостоверении (заверенном печатями) в каждом пункте, где побывал командируемый, с указанием даты приезда и отъезда. Расходы на проезд возмещаются на основании проездных документов. При этом проезд в мягких вагонах, каютах высшего класса судов и салонов самолетов возмещается с разрешения руководителя организации в каждом отдельном случае.
День отъезда в командировку и день приезда к постоянному месту работы определяются по датам отправления транспортного средства (самолета, поезда и т. п.) от места постоянной работы командируемого и его прибытия обратно. Для определения даты сутки отправления (прибытия) начинаются с 0 часов и заканчиваются в 24 часа по местному времени.
Однодневные служебные командировки определяются руководителем в приказе о командировании, если место служебной командировки рас положено близко от места постоянной работы или места жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой без ущерба для нормального ежедневного отдыха.
Расходы на однодневные командировки составляют стоимость проезда и суточные, если руководитель организации разрешает оплачивать последние. Расходы на проезд возмещаются по разовым проездным документам, включая проезд городским и местным транспортом. При тигельных сроках однодневных командировок с разрешения руководителя оплачиваются месячные и сезонные проездные документы.
Проезд оплачивается только в том случае, если организация не предоставляет командированному служебного транспорта.
Расходы на заграничные командировки возмещаются командированному работнику в рублях и в валюте, соответственно подотчетные суммы выдаются в тех же денежных единицах. Приобретение проездных документов за рубли, суточные за время проезда по территории России оплачиваются в рублях, суточные и квартирные за время пребывания за границей, приобретение проездных документов в стране пребывания оплачиваются в валюте.
Нормы суточных и квартирных в валюте устанавливаются Правительством Российской Федерации или Минфином России для каждой страны отдельно в пределах 60-суточного пребывания за рубежом. Если пребывание за рубежом превышает 60 суток, то за все последующие дни суточные выплачиваются по нормам, установленным для оплаты суточных работникам загранучреждений при их выездах в пределах страны пребывания.
Время пребывания работника в заграничной командировке определяется по отметкам в паспорте о пересечении российской границы (прибыл, убыл). Суточные оплачиваются в валюте за все дни командировки, за исключением дня возвращения в Россию.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм должен производиться в иностранной валюте, полученной под отчет, или в рублевом эквиваленте по курсу, действовавшему в день погашения задолженности. Ее погашение также возможно в любой конвертируемой иностранной валюте по соответствующему обменному курсу.
Учет командировочных расходов на счетах бухгалтерского учета осуществляется по кредиту счета 71 и по дебету счета 34 "Прочие затраты" Если организация не ведет учета расходов по элементам, сумма командировочных расходов отражается по дебету счетов 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу". В случаях оплаты расходов, связанных с приобретением материальных и нематериальных активов, они отражаются по дебету счетов 07 "Оборудование к установке", 08 "Вложения во внеоборотные активы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" или непосредственно счетов учета соответствующих материальных ценностей.
Подотчетные суммы, выданные в валюте, отражаются на счете 71 Расчеты с подотчетными лицами" в единицах выданной иностранной валюты и в рублях по действовавшему на время отъезда курсу.