Фиксация фактов хозяйственной деятельности в учетных регистрах называется разноской. Она производится на основе контировки документов (контировка – указание корреспондирующих счетов). Факты хозяйственной деятельности сначала могут быть занесены в обобщенном виде в регистры синтетического учета (номер операции и сумма), затем отражаются в регистрах аналитического учета. На документах, подтверждающих факты хозяйственной деятельности, данные о которых занесены в учетные регистры, делается отметка или указывается страница регистра, где записана сумма.
В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется разная техника его заполнения – линейная (позиционная) и шахматная.
При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается в той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Линейная запись делается при расчетах с поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, совмещаются аналитический и синтетический учет.
Шахматная запись осуществляется в один рабочий прием. Делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, проставленная один раз в графе, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов.
По окончании месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций.
Затем сверяются результаты записей в синтетических и аналитических учетных регистрах. Для этого могут составляться оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых должны быть равны итогам по соответствующим синтетическим счетам. При необходимости в регистрах выводиться сальдо на 1-ое число следующего месяца.
Правильность отражения фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.