Формы бухгалтерского учета

Сочетание учетных регистров, структура и взаимосвязь, способы записей определяют форму бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета (формой счетоводства) понимается сочетание различных учетных регистров, их взаимосвязь, последовательность и способы осуществления учетных записей.

Разнообразие форм счетоводства характерно для стран с развитой рыночной экономикой. Это объясняется тем, что каждая организация самостоятельно избирает для себя форму бухгалтерского учета, которая лучше всего, по мнению учетных работников, отвечает особенностям хозяйственной деятельности данной организации.

В РФ наибольшее распространение получили следующий формы бухгалтерского учета:

- Мемориально-ордерная;

- Журнально-ордерная;

- Автоматизированная;

- Упрощенная (применяется на малых предприятиях, совершающих незначительное количество учетных операций).

В мемориально-ордерной форме учета сочетаются книжные и карточные регистры. Синтетический учет ведется в книгах, а для аналитического учета используются в основном карточки. Бухгалтерские записи оформляются составлением мемориальных ордеров, которые выписываются на каждую отдельную операцию либо на группу однородных операций, объединяемых одной накопительной или группировочной ведомостью.

Группировочные ведомости оформляют на несколько однородных документов за короткий период времени (один или несколько дней). Накопительные ведомости ведут на основе однородных операций за месяц по мере поступления первичных документов, отражающих эти операции. Ордер оформляют на бланке или на самом документе, проставляя специальный штамп. В документе кратко излагают содержание записи (или дают ссылку на документ), приводят корреспонденцию счетов и суммы. Мемориальные ордера подписывает главный бухгалтер или его заместитель. К ордеру прилагаются документы, на основании которых сделаны записи. При мемориально-ордерной форме учета хронологическая запись операций отделена от систематической. Хронологическую запись осуществляют в специальном регистре – регистрационном журнале, куда записывают все мемориальные ордера по мере их оформления, присваивая им текущие порядковые номера. В конце месяца в журнале подсчитывают итог записей. Это позволяет контролировать сохранность мемориальных ордеров, документов и приложений к ним, а также соответствие общей суммы записей месячным оборотам по синтетическим счетам. Для мемориальных ордеров по повторяющимся ежемесячно записям предусматривают постоянные номера.

После записи в регистрационном журнале мемориальные ордера записывают в Главную книгу – систематический регистр синтетического учета. Здесь отражаются номера мемориальных ордеров, даты их оформления и суммы по операциям. В Главной книге записи группируются : обороты по каждому синтетическому счету как по дебету так и по кредиту записываются отдельно – в графах по корреспондирующим счетам. В конце месяца по итогам главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам по простой или шахматной форме.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведут в карточках, книгах и на свободных листах. Записи в регистры аналитического учета делают непосредственно с документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце отчетного месяца на основании записей в аналитических учетных регистрах составляют оборотные или сальдовые ведомости – одну на группу аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом. Данные этих ведомостей служат для сверки итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с объединяющими их синтетическими счетами. После сверки и исправления, обнаруженных ошибок составляют бухгалтерский баланс.

Основным принципом регистрации при журнально-ордерной форме учета является принцип аккумулирования данных первичных документов в накопительных ведомостях. Основные регистры этой формы учета – журналы-ордера. Учетная регистрация заключается в том, что однородные факты хозяйственной деятельности фиксируют в хронологическом порядке в накопительных ведомостях – журналах. Записи делают непосредственно на основании первичных документов без оформления их отдельными мемориальными ордерами. При наличии большого количества однородных документов их предварительно группируют во вспомогательных ведомостях, итоги которых переносят в конце месяца в соответствующий журнал. Сведения журналов являются месячными оборотами по соответствующим синтетическим счетам, и служат основанием для бухгалтерских записей оборотов данного счета в Главной книге.

По ряду синтетических счетов ведут отдельные журналы-ордера. В групповых журналах-ордерах отражают операции по нескольким однородным по экономическому содержанию счетам. Особенностью записей в журналы-ордера является то, что их ведут по кредитовому признаку, т.е. запись в журнал-ордер делают по кредиту счета, операции которого он отражает, с указанием корреспондирующих счетов по дебету. Дебетовые же обороты по данному счету показывают в тех журналах ордерах, где будут записаны данные, корреспондирующие с дебетом этого счета. Шахматный принцип записи позволяет отражать суммы операции однократно по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере.

Кредитовый принцип отражения оборотов по счетам в журналах-ордерах обеспечивает в большей степени, чем дебетовый принцип, контроль за эффективным и рациональным использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов. При дебетовом принципе построения журнала-ордера поступление денежных средств и материальных ценностей регистрируют в одном месте, а их расход – в разных учетных регистрах, что затрудняет наблюдение за направлением использования ресурсов. Совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета позволяет отказаться от ведения в некоторых случаях карточек аналитического учета, составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам, необходимых для сверки с данными синтетического учета.

В дополнение к журналам-ордерам по ряду синтетических счетов ведут дебетовые ведомости, в которых регистрируют дебетовые обороты с указанием корреспондирующих счетов по кредиту. Эти ведомости используют как вспомогательные регистры для усиления контроля за совершаемыми хозяйственными операциями и совмещения синтетического и аналитического учета.

Упрощенная форма бухгалтерского учета может применяться только субъектами малого предпринимательства. Для организации учета по упрощенной форме малое предприятие на основе Плана счетов составляет рабочий план счетов, который позволяет отражать имущество, капитал и обязательства в регистрах бухгалтерского учета по счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью активов, выполнением обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета. При упрощенной форме можно как использовать, так и не использовать учетные регистры.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 30 в месяц), не произ­водящие продукцию и не выполняющие работы и не оказывающие услуги, связанные с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (форма № К-1). Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основа­нии которого можно определять наличие активов и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составлять бухгалтерскую отчетность.

Малое предприятие, осуществляющее производство продукции, выполнение работ, оказание услуг, может применять для учета финан­сово-хозяйственных операций регистры бухгалтерского учета, которые рекомендованы в приложениях к Типовым рекомендациям.

Автоматизированная форма учета (диалоговая) строится на базе комплекса современных технических средств. Органи­зационно-учетный процесс построен в виде системы автома­тизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера, кладовщика и других работников.

Основополагающие принципы автоматизированной формы учета:

• однократный ввод и многократное использование учетных данных;

• хранение и обработка массива информации с после­дующим выведением ее на машинограммы;

• автоматическое составление бухгалтерских проводок, печать регистров синтетического и аналитического учета;

• получение информации по запросу на любую дату за минимальное время;

• автоматическое формирование всех учетных регист­ров и форм отчетности.

Критерии выбора бухгалтерской программы: достаточный набор выходных форм и степень легкости их адаптации к новым указаниям; возможность легкой генерации сводок; возможность актуализации ставок налогов; длительность сопровождения со стороны продавца; наличие вариантов учетной политики; меры защиты информации; стоимость; тираж; отзывы коллег; оценки последних конкурсов и выс­тавок.

При автоматизированной форме технологический про­цесс делится на четыре этапа:

• сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на ЭВМ;

• формирование массивов учетных данных на носите­лях (магнитных, оптических): массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный период; классифика­торов хозяйственных операций, бухгалтерских запи­сей и рабочих массивов, с помощью которых опреде­ляется многоуровневая структура итогов;

• процессы обработки (и контроля за ней) информации, записанной в массивах учетных данных, и норматив­но-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического учета;

• получение результатов за отчетный период по требо­ванию пользователя в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерс­ким счетам или отображению на экране дисплея тре­буемой информации.