Двойная запись представляет собой запись, в результате которой каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды: в дебет одного счет и одновременно в кредит другого взаимосвязанного с ним счета на одинаковую сумму.
Метод двойной записи обуславливает существование таких понятий, как корреспонденция счетов и бухгалтерская проводка. Корреспонденция счетов это взаимосвязь между счетами, возникающая при методе двойной записи, например между счетами 70 "Расчет с персоналом по оплате труда" и 50 "Касса", 10 "Материалы" и 60 "Расчеты с поставщиками" и т.д.
Бухгалтерская проводка, есть ни что иное, как оформление корреспонденции счетов, когда одновременно делается запись и по дебету и по кредиту счетов на сумму хозяйственной операции подлежащей регистрации.
Пример. С расчетного счета в кассу поступило 500 тыс. рублей на текущие расходы. Для отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета последовательно уточняются счета, участвующие в операции.
По содержанию видно, что здесь принимает участие два счета - 50 "Касса" - активный, отражает наличие денежных средств в кассе и 51 "Расчетные счета" на одинаковую сумму 500 тыс. рублей.
Следует знать, что в зависимости от формы бухгалтерского учета двойная запись отражается по-разному. При мемориально-ордерной форме каждая операция записывается дважды в разных регистрах: по кредиту и по дебету счета. Такую запись называют разобщенной. При журнально-ордерной форме учета используется совмещенная запись. В этом случае регистры построены таким образом, что, записывается операция 1 раз, отражают её как по дебету, так и по кредиту соответствующих счетов.
Тем самым достигается экономия учетного труда и наглядно видна корреспонденция счетов.
В практике бухгалтерского учета кроме простых, применяются сложные проводки, которые бывают двоякого рода.
В первом случае, когда один счет дебетуется и одновременно кредитуется несколько счетов. При этом сумма кредитуемых счетов равна сумме дебетного счета.